9.000+ Stunden Routinearbeit eliminiert (25+ DACH-KMU-Projekte, 2023–2025) — nicht durch Einstellungen, sondern durch Systeme.
Das ist kein ChatGPT-Abo. Das ist ein laufendes System — eingerichtet in 3 Wochen, auf deine Prozesse kalibriert — das dir 15–27 Stunden pro Woche zurückgibt, ohne dass du eine zweite Kraft einstellst.
Till Oberhummer
Founder & CEO · OptimusFlow Consulting
Wien, Österreich
Berechnung: 25+ aktive Projekte × ~7 h/Woche eingesparte Routinearbeit (konservativ).
Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit
Wähle den Einstieg, der zu deiner aktuellen Situation passt. Kein Druck — du kannst jederzeit wechseln.
Unsere Kunden berichten: bis zu 8 Stunden pro Woche gehen für Sortieren, Suchen und manuelle Dateneingabe drauf. Das ist ein ganzer Arbeitstag — jede Woche — der nicht in Kunden fließt.
Du bezahlst Experten-Gehälter für administrative Hilfsarbeiten.
Premium-Kunden erwarten Premium-Geschwindigkeit. Wenn Anfragen erst manuell gesichtet und zugewiesen werden müssen, sind sie oft schon beim Wettbewerb, bevor dein Team überhaupt reagieren kann.
Im Hochpreis-Segment gewinnt nicht der Beste, sondern der Schnellste.
Dein Unternehmen ist abhängig von Einzelpersonen (oder dir). Wenn Schlüsselspieler ausfallen oder im Urlaub sind, bleiben Prozesse liegen. Wahrer Unternehmenswert entsteht erst, wenn das System unabhängig von Personen funktioniert.
Der Betrieb soll für dich arbeiten — nicht umgekehrt.
Gute Mitarbeiter können schlechte Prozesse nicht kompensieren. Wir fixen das System.
So sieht der Unterschied aus, wenn eine einzige Kundenanfrage eingeht — manuell vs. mit OptimusFlow.
E-Mail geht ein
manuell
Mitarbeiter liest
15 min
CRM öffnen, Daten tippen
10 min
Rückruf planen
vergessen?
Angebot manuell erstellen
45 min
Nachfassen per Erinnerung
3 Tage später
~75 Min.
pro Lead-Anfrage
E-Mail geht ein
sofort
KI klassifiziert & priorisiert
2 Sek.
CRM + Kontakt automatisch angelegt
5 Sek.
Sofort-Antwort an Kunden
< 1 Min.
Angebot auto-generiert
3 Min.
Follow-up automatisch nach 48h
0 Min. Aufwand
< 4 Min.
pro Lead-Anfrage
75 Minuten manuelle Arbeit → unter 4 Minuten. Vollautomatisch.
Case
Kouros Adib · CEO · Messebau, Wien
Brief
Etabliertes Messebau-Unternehmen, drei Jahre Projektdaten verstreut auf Dokumente und im Kopf des Geschäftsführers. Komplexe Angebote dauerten halbe Arbeitstage, Margenrechnung manuell, jeder Auftrag durch den GF — Chief Everything Officer.
Approach
Per KI hunderte Dokumente und drei Jahre Kopfwissen in einen zweisprachigen Produktkatalog extrahiert. Durchgängige Prozesskette aufgebaut: Angebot → Auftrag → Rechnung → Mahnwesen → Kontoabgleich. Standardisierte Kalkulationslogik mit Margenübersicht direkt im Angebot.
Drei Jahre Projektdaten haben wir für jedes neue Angebot mühsam aus alten Dokumenten zusammengesucht. Das ist jetzt auf Knopfdruck da. Das erste Mal, als ich das live gesehen habe, war mir klar: wir haben viel zu lange so gearbeitet.
Outcome
Geschäftsführer ist operativ freigestellt. Angebote entstehen in unter 15 Minuten — ohne seinen Eingriff, zweisprachig, mit korrekten Margen. Die Firma ist bereit für die Einstellung von Vertriebsmitarbeitern, die ab Tag 1 unabhängig arbeiten können.
Strongest Metric
15 Min.
pro Angebot — statt halber Arbeitstag. Zweisprachig, mit Margen.
Case
Kanzleileitung · Vergaberecht
Brief
Spezialisierte Vergaberechts-Kanzlei. 30+ laufende Verfahren, 500+ E-Mails pro Woche von Behörden, Bietern, Mandanten, Gerichten. Triage hing an einer einzigen Mitarbeiterin. Falsch zugeordnete Fristmitteilung = Ausschluss aus Verfahren. Nicht-verhandelbar: kein einziges Dokument auf US-Servern.
Approach
3-Stufen-Klassifizierung: regelbasiert (~85 %) + KI mit Kontextanalyse (~12 %) + menschlicher Kontrollordner (<5 %). EU-hosted Custom GPT extrahiert Verfahrens-Regeln aus Screenshots und Fragebögen. Outlook-Integration ohne neue Tools. Mandantenkommunikation lokal archiviert.
Wir brauchten keine generische KI-Lösung — sondern ein System, das Vergaberecht versteht, in Outlook funktioniert und bei dem kein einziges Dokument auf einem US-Server landet.
Outcome
Personenabhängigkeit aufgelöst. Drei Vertretungs-Mitarbeiter entlastet. Nur 3–5 % der Mails landen im manuellen Kontrollordner. Go-Live drei Wochen nach Kickoff. 100 % EU-hosted.
Strongest Metric
~97 %
der 500+ E-Mails pro Woche automatisch zugeordnet — regelbasiert + KI.
Case
Felix Köck · Geschäftsführer · Luxury Retail, Wien
Brief
Traditionsreicher Wiener Luxusjuwelier mit Flagship Store und 60.000 Instagram-Followern. Drei Kanäle (Facebook, Instagram, YouTube), kleines Team. Zwischen Likes, Emojis und Spam gingen geschäftskritische Signale unter — eine Kaufabsicht im Kommentar, eine Beschwerde in der DM.
Approach
Meta-approved KI-Agent über alle drei Kanäle. Multimodale Analyse: Text plus Bild und Video für vollen Kontext. Klassifikation: Kaufabsicht / Beschwerde / Lob / Spam. Sofort-Eskalation für Kaufabsicht und Beschwerden, automatische Spam-Entfernung, Freigabe-Dashboard mit Feedback-Schleife.
Die KI erkennt mittlerweile Schmuckstücke auf Kundenfotos und schlägt passende Antworten vor. Unsere Community fühlt sich besser betreut als je zuvor — und wir können uns wieder auf den Store konzentrieren.
Outcome
Geschäftskritische Signale werden in Echtzeit aus dem Rauschen gefiltert. Spam offline. Team prüft und antwortet aus einem zentralen Dashboard — kein Plattform-Hopping. System lernt mit jeder Korrektur.
Strongest Metric
24/7
Monitoring + Klassifikation über 3 Kanäle. Meta-approved API-Integration.
Klingt relevant für deinen Betrieb?
Erstgespräch anfragen →Zahlen aus echten Projekten — keine Hochrechnung, keine Best-Case-Szenarien.
Nimm mehr Kunden an, ohne dass die Kosten explodieren. Deine Marge steigt, weil das System die Mehrarbeit trägt — nicht die nächste Einstellung.
Kein Rätselraten mehr. Du siehst auf einen Blick, wer was macht, was offen ist und wo es klemmt.
Das System hält den Betrieb am Laufen, auch wenn du nicht da bist. Dein Business ist nicht mehr von deiner Anwesenheit abhängig.
Du musst nicht alles selbst kontrollieren. Aber du brauchst ein System, das es kann.
Wir durchleuchten deine Ist-Situation. Ob als strategischer Workshop, Impuls-Vortrag für die Führungsebene oder tiefgehende Prozess-Analyse: Wir identifizieren die Engpässe und liefern den Architektur-Plan.
Analyse & Roadmap
Erstgespräch: Analyse der größten Zeitfresser im Betrieb
Full-Service: Wir bauen und integrieren alles schlüsselfertig. Consulting: Wir begleiten dein internes Team als strategische Sparrings-Partner bei der Umsetzung.
Live-Workflow
Echte n8n-Automatisierung — gebaut für einen OptimusFlow-Kunden
Deine Automatisierung läuft. Weniger Rückfragen, mehr Zeit für dein Business.
OptimusFlow · System Monitor
Automatisierungs-Ergebnisse
0 Std.
PRO WOCHE EINGESPART
Durch vollautom. Workflows
< 1h
REAKTIONSZEIT
Vorher: 8 Stunden
0
MAILS KLASSIFIZIERT
Automatisch · ohne Fehler
Manuelle Bearbeitung
Lead-Antwortzeit
Zeitersparnis — 4 Wochen
Live-Dashboard auf Desktop sichtbar
Analyse & Roadmap
Erstgespräch: Analyse der größten Zeitfresser im Betrieb
Die häufigsten Automatisierungen die wir für Kunden bauen
Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung — alles läuft automatisch. Dein CRM, Kalender, Verträge und Buchhaltung arbeiten zusammen, ohne dass jemand Daten hin und her kopiert.
Kein Kommentar, keine Nachricht, keine E-Mail geht mehr unter. Das System sortiert, priorisiert und beantwortet — du gibst nur noch frei.
Das System recherchiert relevante Themen, erstellt Beiträge für Social Media und Blog, und hält deine Marke im Gespräch — ohne dass du jeden Post selbst schreiben musst.
Kostenlos · Unverbindlich
Welches System passt zu dir?
In 30 Minuten finden wir den größten Hebel für dein Unternehmen.
Wir nehmen max. 4 Projekte pro Monat an — aktuell noch Kapazität.
Keine neue Software, keine Schulungen, kein Lock-in. KI verändert nichts am Workflow deines Teams — sondern beschleunigt ihn. Wir verbinden, was du schon hast.
Wir verbinden uns mit
Plus DACH-Stack: Lexoffice · easybill · DATEV · Qonto · Tally · Cal.com · WooCommerce · AI Studios — und jedes Tool mit API.
30 Min · kostenlos
Kurzer Call. Welche drei Prozesse fressen am meisten Zeit?
2 Wochen · €2.000
Prozess-Audit, ROI pro Automation, priorisierte Liste.
1 Tag · €5.000
Optional. Führungsteam zieht 5 Use Cases hands-on durch.
4–12 Wochen · Preis nach Scope
Wir bauen in deinen Tools, du behältst Ownership. 4 Wochen Hypercare nach Go-Live.
30 Min · kostenlos
Kurzer Call. Welche drei Prozesse fressen am meisten Zeit?
2 Wochen · €2.000
Prozess-Audit, ROI pro Automation, priorisierte Liste.
1 Tag · €5.000
Optional. Führungsteam zieht 5 Use Cases hands-on durch.
4–12 Wochen · Preis nach Scope
Wir bauen in deinen Tools, du behältst Ownership. 4 Wochen Hypercare nach Go-Live.
Founder & CEO · OptimusFlow Consulting
„KI funktioniert nur, wenn die BWL dahinter stimmt.“
Ursprung
Dreizehn Jahre Konzernvertrieb. Elf davon bei Western Union (Fortune 500), zuletzt zwei Jahre bei Convera als General Manager des österreichischen Zahlungsinstituts und Authorized Officer des Headquarters in Luxembourg. Ich habe in dieser Zeit viele gut geführte Unternehmen scheitern sehen. Nicht am Markt, nicht am Produkt. Sondern daran, dass ihre Abläufe mit dem Wachstum nicht mitgehalten haben: E-Mails die durch die Maschen fallen, Angebote die zu spät rauskommen, Geschäftsführer die im Tagesgeschäft feststecken statt zu steuern.
Realität
Ein PowerPoint löst kein E-Mail-Triage-Problem. Ein Strategieworkshop beantwortet kein Kundenanliegen um 22 Uhr. Ich habe gelernt, dass operative Probleme operative Antworten brauchen — keine Empfehlungsfolien, sondern Systeme die am nächsten Montag laufen. Der Unterschied zwischen einer Beratung und einem umgesetzten Workflow ist der Unterschied zwischen einem Wunsch und einem Ergebnis.
Mission
OptimusFlow ist die operative Antwort auf das, was ich jahrelang beobachtet habe. Ich baue gemeinsam mit DACH-KMU AI-Workflows, die echte Arbeit abnehmen — keine Demos, keine Piloten, keine ewigen Evaluierungsphasen. Unser Ziel: DACH-KMU systematisch vom Kundenchaos befreien — ein operatives System nach dem anderen. Das erste sind wir selbst.
Wir nehmen bewusst max. 4 Projekte gleichzeitig an — aktuell noch Kapazität.
Wir vergleichen ehrlich. Was kostet dich der Status Quo (Stunden, Fehler, Personenabhängigkeit) vs. eine einmalige OptimusFlow-Implementierung — über die nächsten 12 Monate?
Status Quo
8–15h manuelles Sortieren, Suchen, Kopieren
Mit OptimusFlow
<30 Min. Review im Freigabe-Dashboard
Status Quo
Schwankt mit Auslastung und Tagesform
Mit OptimusFlow
Konsistent — versionierter System-Prompt
Status Quo
Linear: mehr Anfragen = mehr Stunden
Mit OptimusFlow
Trigger-basiert: 10× Volumen, 0× Mehraufwand
Status Quo
Bricht bei Urlaub oder Krankheit zusammen
Mit OptimusFlow
Läuft 24/7, unabhängig von Anwesenheit
Status Quo
Per-Tool unklar, oft US-Server unbewusst
Mit OptimusFlow
EU-hosted einmalig konfiguriert — gilt für alle Workflows
Status Quo
Verdeckte Opportunitätskosten¹ — Jahr für Jahr
Mit OptimusFlow
Einmaliger Festpreis nach Scope
Kostenstruktur im 1. Jahr
Verdeckte Opportunitätskosten vs. einmaliger Festpreis
Was du manuell investierst, taucht in keiner Rechnung auf — kostet dich aber jedes Jahr aufs Neue.
Status Quo
~€21k
Opportunitätskosten¹/Jahr
Projektpreis
nach Scope
im Erstgespräch geklärt
¹ Berechnungsillustration: 8 Std./Woche manueller Aufwand × €50/h Wert produktiver Arbeitszeit × 52 Wochen = ~€20.800/Jahr. €50/h als Wert produktiver Vertriebs-/Beratungszeit, nicht als Stundenlohn. Realer Wert variiert je nach Branche und Rolle.
Unsere Kunden gewinnen typischerweise 15–40 Stunden pro Woche zurück — €47.000–€125.000/Jahr nach Vollkostensatz *(Berechnungsillustration)*.
Alle Projekte starten mit einem kostenlosen Erstgespräch. Kein Commitment vorab.
€2.000
Wir zeigen dir, welche Automationen 15–40 Stunden pro Woche freimachen können — mit ROI-Zahlen pro Automation. Die Einsparung entsteht in der nachfolgenden Implementierung.
Buche innerhalb von 60 Tagen eine Implementierung — €1.500 werden angerechnet.
€5.000/Tag
Dein Führungsteam verlässt den Workshop mit einer priorisierten Use-Case-Liste nach ROI — ready für die Umsetzung.
Für Führungsteams ab 5 Personen — C-Level, Abteilungsleiter, Management-Teams.
Preis nach Scope
Eingehende Anfragen aus E-Mail und Social werden klassifiziert, priorisiert und ans richtige Team geroutet — ohne dass dein Postfach explodiert.
Case Study: partner.law — 500+ E-Mails/Woche, ~97% Klassifikations-Genauigkeit, 8h → <1h/Woche.
Preis nach Scope
KI-Assistenten in deiner Brand Voice produzieren Posts, Newsletter und Antworten — EU-hosted, mit Freigabe-Workflow und Feedback-Schleife.
Case Study: Von Köck — 24/7-Erkennung von Kaufabsicht in Kommentaren, Spam offline.
Preis nach Scope
End-to-End-Pipeline von Lead bis Mahnung: Angebot, Rechnung, Follow-up — alles automatisiert, alles nachvollziehbar.
Case Study: EECS Green — Angebotszeit halber Arbeitstag → 15min, Geschäftsführung operativ freigestellt.
Wenn du nicht sicher bist, starten die meisten mit der Strategic Roadmap (€2.000) — €1.500 werden auf eine Implementierung angerechnet.
| Tier | Ergebnis | Passt wenn | Zeitrahmen |
|---|---|---|---|
Strategic Roadmap €2.000 | Klare Roadmap mit ROI-Zahlen pro Automation | Du willst erst den Hebel finden, dann investieren | 2 Wochen |
Executive Workshop €5.000/Tag | Priorisierte Use-Case-Liste nach ROI | Führungsteam gemeinsam ausrichten | 1 Tag |
Implementation-Projekte Preis nach Scope | Customer Inquiry, Content & Social, Sales Automation — durchgehend gebaut | Konkreter Pain-Point steht fest, Roadmap liegt vor | 3–8 Wochen |
Kein Verkaufsdruck. DSGVO-konform.
Alle Preise zzgl. USt. (netto).
