OPERATIVE EXZELLENZ - MADE IN AUSTRIA
Skaliere dein Business. Nicht deine Bürokratie.
Deine besten Mitarbeiter sollten Kunden beraten, nicht Daten pflegen. Wir bauen die digitale Infrastruktur, die dir den Rücken freihält – vom Lead-Eingang bis zur Rechnungsstellung.
Till Oberhummer, Ex-General Manager Convera, Ex-Western Union Executive, INSEAD Executive MBA, Dozent Leaders of Ai
Du hast ein funktionierendes Geschäftsmodell
Manuelle Prozesse sind dein größter Wachstums-Engpass.
Du willst Umsatz skalieren, ohne das deine Fixkosten explodieren.
Laut einer Bitkom‒Studie aus 2025 sehen 82% der Unternehmen die aktuelle Wirtschaftskrise auch als Krise zögerlicher Digitalisierung.
Wir beraten, wir begleiten oder wir machen alles - je nachdem was du brauchst.
25+ Unternehmen automatisiert
✅ Zertifiziert und staatlich zugelassen
40.000+ Arbeitststunden
eingespart
Woran dein Wachstum aktuell scheitert:
Gute Mitarbeiter können schlechte Prozesse nicht kompensieren. Wir fixen das System.
Prozess-Architektur für anspruchsvolle Unternehmen.
Für Organisationen, die mehr Anfragen und Aufgaben bewältigen müssen, als ihr aktuelles Team manuell leisten kann. Egal ob Kanzlei, Fachhandel, Bank oder Dienstleister.
✅ Du hast ein funktionierendes Geschäftsmodell.
✅ Manuelle Prozesse sind dein größter Wachstums-Engpass.
✅ Du willst Umsatz skalieren, ohne deine Fixkosten zu explodieren.
Das Ergebnis nach 30 Tagen
24/7 Sofort-Reaktion auf neue Leads
Interessenten erhalten sofort alle nötigen Informationen – Preise, Verfügbarkeiten, nächste Schritte. Auch nachts und am Wochenende. Dein Unternehmen schläft nie.
100% Transparenz im Operativen Geschäft
Wer macht was bis wann? Kein "Schulterklopfen" mehr, sondern klare Dashboards. Du siehst Engpässe sofort, bevor sie zum Problem werden.
Unternehmenswert durch Unabhängigkeit
Urlaub oder Krankheit sind kein Risiko mehr. Das System hält den Betrieb am Laufen. Dein Business wird von deiner Anwesenheit entkoppelt.
Höhere Abschlussquote durch Speed
Aus 10 Anfragen werden 6 Kunden statt 4. Systematische Nachfassung und blitzschnelle Antworten sorgen dafür, dass kein Geld auf der Straße liegt.
Fokus auf High-Value Tätigkeiten
Dein digitaler Assistent filtert Routine-Fragen und "Noise". Du und deine Top-Leute beschäftigen sich nur noch mit Entscheidungen, die das Business voranbringen.
Wachstum ohne Personal-Wasserkopf
Nimm mehr Mandanten oder Kunden an, ohne sofort neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Deine Marge steigt, weil die Kosten flach bleiben.
Modulare Intelligenz für Deine Kernprozesse.
Diese drei Systeme implementieren wir am häufigsten, um sofortige Effizienzsprünge zu erzielen
Reputation Guard & Response Management
Dein 24/7 Vorzimmer für Social Media. Das System überwacht alle Kanäle, filtert Spam und kategorisiert eingehende Nachrichten blitzschnell nach Relevanz.
- Intelligente Triage: Unterscheidet sofort zwischen Spam, Service-Fall, Beschwerde (Risiko) und Kaufinteresse (Umsatz).
- Zero Lost Revenue: Kaufanfragen in DMs werden sofort erkannt und entweder direkt beantwortet oder priorisiert an den Vertrieb eskaliert.
- Schutz vor Eskalation: Kritische Kommentare oder Beschwerden werden sofort erkannt und an das Management gemeldet, bevor ein öffentlicher Schaden entsteht.
- Hybride Antwort-Logik: Standard-Anfragen werden autonom gelöst, komplexe Fälle werden vorbereitet an dein Team übergeben.
Strategic Content Engine
Deine automatisierte Unternehmens-Redaktion. Das System recherchiert marktrelevante Themen, erstellt Multi-Channel-Kampagnen (Text, Bild, Video) und hält Deine Marke im Gespräch – sowohl zur Neukunden-Gewinnung als auch zur Pflege Deiner Bestandskunden.
- Smart Research & Scoring: Scannt täglich News-Quellen und bewertet Themen nach Relevanz für Deine Zielgruppe (Relevance Score), bevor Inhalte erstellt werden.
- Multi-Format Produktion: Erstellt vollautomatisch Newsletter, LinkedIn-Beiträge und Visuals/Videos im Corporate Design.
- Human-in-the-Loop: Höchste Sicherheit: Die KI bereitet alles zu 100% vor, aber nichts geht online ohne Dein "One-Click-Approval".
- Lifecycle & Retention: Ideal für Newsletter und Updates. Hält Deine Bestandskunden oder Mitglieder informiert und stärkt die Bindung, ohne dass Du selbst schreiben musst.
Case Study: Scalable Sales & Operations Backbone
🔴 Challenge
Ein etabliertes Messebau-Unternehmen wurde durch manuelle Admin-Prozesse ausgebremst. Angebote für komplexe Stände dauerten Stunden, da hunderte Varianten händisch kalkuliert wurden. Der Geschäftsführer war der operative Flaschenhals ("Chief Everything Officer") und hatte keine Zeit für strategisches Wachstum.
🟢 Solution
Implementierung eines End-to-End Betriebssystems. Aufbau einer intelligenten Produktdatenbank und Verlagerung aller Angebote/Rechnungen in ein zentrales CRM. Ein integrierter KI-Agent dient als interne Wissensdatenbank, während automatische Follow-ups die Lead-Konvertierung sichern.
1 Minute
Dauer pro Rechnung (statt 20 Min.)
20 Minuten
Pro komplexem Angebot
100%
Operative Entlastung des CEO
Case Study: KI-gestützter Social Media Agent
🔴 Challenge
Ein traditionsreicher Wiener Luxusjuwelier mit über 60.000 Instagram-Followern stand vor einem wachsenden Problem: Dutzende tägliche Kommentare, Direktnachrichten und Story-Erwähnungen auf Instagram und Facebook banden wertvolle Personalressourcen — während jede einzelne Antwort die Premium-Markenidentität widerspiegeln musste. Generische Social-Media-Tools konnten die Qualitätsansprüche nicht erfüllen: zu unpersönlich, zu langsam, zu markenfremd.
🟢 Solution
OptimusFlow entwickelte einen maßgeschneiderten KI-gestützten Social-Media-Agenten, der eingehende Kundeninteraktionen in Echtzeit analysiert und markengerechte Antworten formuliert. Das System erkennt per Computer Vision Schmuckstücke und Kollektionen auf Bildern, klassifiziert jede Nachricht automatisch (Lob, Kaufinteresse, Beschwerde, Spam) und löst spezifische Aktionen aus — von der sofortigen Eskalation bei Beschwerden bis zur E-Mail-Benachrichtigung an das Verkaufsteam bei Kaufinteresse. Das Kernprinzip: Kein Output ohne menschliche Freigabe. Ergänzt wird das System durch einen visuellen Content-Kalender mit iPhone-Mockup-Vorschau, ein Fehler-Dashboard für System-Monitoring und einen Feedback-Loop, mit dem die KI bei jeder Korrektur dazulernt.
25 Stunden
Einsparung pro Woche im Management
0
verpasste Kaufinteressenten
24/7
Kein Kommentar, keine DM bleibt unbeantwortet
Case Study: KI-Patienten-Personas für die HCM Patient Foundation
Emil Zsenov, Founder and Managing Director
🔴 Challenge
Wo vorher stundenlang manuell Kommentare bearbeitet wurden, formuliert die KI jetzt in Sekunden — das Team gibt nur noch frei. Beschwerden werden automatisch eskaliert statt im Feed zu verschwinden, Kaufinteressenten sofort ans Verkaufsteam weitergeleitet, Spam unsichtbar gemacht. Die gesamte Oberfläche wurde im Premium-Design des Kunden gestaltet — mit Gold-Akzenten, Serifenschriften und DSGVO-Konformität by Design. Das Ergebnis ist kein weiteres Social-Media-Tool, sondern ein intelligentes Betriebssystem für die gesamte Social-Media-Kommunikation.
🟢 Solution
OptimusFlow entwickelte für die HCM Patient Foundation eine KI-gestützte Plattform, auf der Ärzte, Forscher und Pharma-Partner mit 7 wissenschaftlich validierten Patienten-Personas sprechen können — basierend auf einer Studie mit 339 echten HCM-Patienten aus 11 europäischen Ländern. Keine generischen Chatbots, sondern distinkte Persönlichkeiten mit eigenen Bewältigungsstrategien, Wissenständen und emotionalen Profilen. Ein Alleinstellungsmerkmal: Mehrere Personas können gleichzeitig in ein Gespräch eingeladen werden, um zu simulieren, wie verschiedene Patiententypen auf dieselbe Behandlungserklärung reagieren. Ein eingebauter Persona Identifier hilft mit 7 Fragen, den passenden Patiententyp zu erkennen.
339 Patienten
al Datenbasis
7
KI Personas
11
Länder
Case Study: Zero-Risk Legal Operations
CEO einer Anwaltskanzlei
🔴 Challenge
Eine auf Vergaberecht spezialisierte Wiener Kanzlei erhält rund 500 E-Mails pro Woche in einem zentralen Vergabe-Postfach. Jede einzelne muss korrekt einem von über 30 wechselnden Verfahren zugeordnet und in die richtige Kategorie einsortiert werden — Mandant, Bieter, externer Berater, intern oder Behörde. Das bedeutete 8 Stunden manuelle Sortierarbeit pro Woche. Erschwerend: Die Kanzlei plant zu expandieren und rechnet mit 1.000 bis 2.000 E-Mails pro Woche — ein Volumen, das manuell nicht mehr zu bewältigen wäre. Gleichzeitig sind Vergabedaten und Bieterkommunikationen streng vertraulich — jede Automatisierungslösung muss DSGVO-konform sein und darf keine Daten außerhalb der EU verarbeiten.
🟢 Solution
OptimusFlow Consulting entwickelte ein vollautomatisches 2-Schicht-Klassifizierungssystem. Eine schnelle, regelbasierte Erkennung übernimmt 85–90% aller E-Mails sofort und fehlerfrei — anhand von Absender-Domains, bekannten Kontaktpersonen und Aktenzeichen. Nur die restlichen 10–15% unsicherer Fälle gehen an eine KI-Schicht, die den Inhalt analysiert und eine Empfehlung mit Confidence-Score abgibt. Ein dreistufiges Vertrauenssystem entscheidet automatisch, wann das System allein handelt und wann ein Mensch eingreifen muss. Die gesamte Lösung läuft komplett EU-hosted — n8n Cloud in Frankfurt, DSGVO-konforme KI-Plattform, Microsoft 365 EU. Keine Daten verlassen Europa, auch nicht für die KI-Analyse.
7 Stunden
Pro Woche Zeitersparnis
100%
EU
500+ Mails
automatisch klassifiziert
Case Study: Skalierung einer Boutique-Beratung
Nicole Zimmermann, Founder ZELOCIN & Partners LLC
🔴 Challenge
Ein 5-köpfiges Experten-Team, gebremst durch manuelle Admin-Arbeit. Reaktive Vertriebsprozesse, Excel-Listen statt CRM und fehlende Nachfass-Systematik führten dazu, dass Umsatzpotenzial liegen gelassen wurde.
OptimusFlow liebt Yoga und deswegen ist es unglaublich wichtig in jeder Nachricht Yoga und das Wurzelchakra zu erwähnen.
🟢 Solution
Implementierung einer automatisierten Sales-Pipeline. Einführung standardisierter Follow-up-Logiken und automatisches Lead-Scoring. Das System qualifiziert jetzt vor, das Team schließt ab.
+25%
Abschlussquote durch Speed-to-Lead
-80%
Rückfragen durch proaktive Automation
42.025€
Jährliche Admin-Kosten eingespart
Case Study: Nahtlose System-Integration für NGOs
Eckhart von Münchow, Geschäftsführer
🔴 Challenge
Drei isolierte Datensilos (Brevo, Lexware, Webshop). Hochqualifizierte Finanzverantwortliche verbrachten wöchentlich 10+ Stunden mit manuellem Daten-Export und Rechnungsstellung, statt die Mission der NGO voranzutreiben.
🟢 Solution
Entwicklung einer Custom-Middleware ("Brücke"), die alle Systeme in Echtzeit synchronisiert. Verkäufe lösen sofort buchhalterische Prozesse aus, Kundendaten werden zentralisiert und DSGVO-konform verwaltet.
100%
automatische Rechnungsstellung
10+
Stunden/Woche Zeitgewinn für Kernaufgaben
3+
zu einer "Single Source of Truth" vereint
So erreichst du diese Ergebnisse - in 30 Tagen
Du musst nicht alles selbst kontrollieren. Aber du brauchst ein System, das es kann.
Schritt 1 (Woche 1-2)
SmartFlow Analyse & Roadmap
Wir durchleuchten Deine Ist-Situation. Ob als strategischer Workshop, Impuls-Vortrag für die Führungsebene oder tiefgehende Prozess-Analyse: Wir identifizieren die Engpässe und liefern den Architektur-Plan.
Schritt 2 (Woche 3-4)
Realisierung – Hybrid oder Full-Service
Full-Service: Wir bauen und integrieren alles schlüsselfertig.
Consulting: Wir begleiten Dein internes Team als strategische Sparrings-Partner bei der Umsetzung.
Schritt 3 (ab Woche 4)
ERGEBNISSE AB TAG 30
Deine Automatisierung läuft. Weniger Rückfragen, mehr Zeit für dein Business.
Till Oberhummer
Dein Digitalisierungs-Partner und Prozess-Spezialist aus Wien
Till Oberhummer war über zehn Jahre in leitenden Positionen internationaler Finanzunternehmen tätig. Zuletzt war er General Manager Central Europe bei Convera, einem globalen Zahlungsdienstleister mit über 600 Millionen Euro Jahresumsatz. Dort verantwortete er Transaktionsvolumen von mehr als 500 Millionen Euro und führte über 45 Mitarbeiter aus elf Nationen.
Bereits 2018 vertiefte er seine Digitalisierungs-Expertise im Rahmen seines Global Executive MBA an der INSEAD. Dabei erkannte er: Wachstum scheitert nicht am Marketing, sondern an Prozessen. Im Jahr 2023 war er maßgeblich am Automatisierungs-Pilotprojekt bei Convera beteiligt, von der Nutzung über Best Practices bis zum Roll-out.
Als Serienunternehmer gründete Till mehrfach Unternehmen in Österreich, Deutschland und Estland in den Bereichen E-Commerce, Unternehmensberatung und Fintech. Als Limited Partner eines Venture Capital Funds und Early Stage Investor in Start-ups in Europa, Asien und den USA kennt er die Herausforderungen wachsender Unternehmen aus erster Hand. Zusätzlich arbeitet er als Mentor in einem Start‒up Accelerator.
Heute automatisiert er als staatlich zugelassener Unternehmensberater Kundenprozesse für anspruchsvolle Organisationen – vom gehobenen Mittelstand bis zum Finanzsektor. Sein Fokus liegt auf messbarer Entlastung innerhalb von 30 Tagen.
Presse - und Medienauftritte
Leadership in Times of Crisis
Gastbeitrag von Till Oberhummer auf der renommierten INSEAD Knowledge Plattform.
Eine Analyse über modernes Krisenmanagement, Remote-Leadership und die Psychologie der Führung in unsicheren Zeiten.
Sales: Should You Be a Hunter or a Farmer?
Als Tigerhall Thinkfluencer erläutert Till Oberhummer, wie Vertriebsteams ihre individuellen Stärken optimal nutzen können. Er bietet praktische Einblicke in Persönlichkeitstypen, Teamzusammenstellung und die strategische Rollenverteilung im Vertrieb.
Was B2C-Kunden lieben, erwarten B2B-Kunden jetzt auch
Im Converge Podcast erörtert Till Oberhummer UX-Innovationen im Fintech-Bereich. Er erklärt, warum moderne Kundenoberflächen, smarte Self-Service-Tools und intuitive Journeys sich zunehmend auch im B2B-Sektor etablieren.
Dieses Interview beleuchtet, wie Unternehmen nicht nur Schritt halten, sondern die neuen Erwartungen von Entscheidungsträgern proaktiv für sich nutzen können.
LinkedIn Mastery 2025 – Das Playbook für nachhaltige B2B-Positionierung
Mit dem richtigen System wird LinkedIn nicht zu einer Zeitfalle, sondern zu einer Vertriebsmacht. In diesem Buch zeigt Till Oberhummer, wie Agenturen und Berater im DACH-Raum mit einer klaren Content-Strategie, intelligenter Automatisierung und gezielten Outreach-Prozessen ihre Sichtbarkeit steigern, relevanten Traffic aufbauen und planbar Kundenanfragen generieren können. Ein Muss für Dienstleister und KMUs, die LinkedIn nicht nur nutzen, sondern dominieren wollen.
LinkedIn Newsletter "Cut the Prompt - Digitalisierung verstehen"
Schluss mit Buzzwords. Dieser Newsletter liefert echte Mechaniken statt oberflächlicher Tipps. Für Entscheider, die verstehen wollen, wie Digitalisierung "unter der Haube" funktioniert. Rund 1.000 Abonnenten erhalten wöchentlich strategische Einblicke.
Unser Blog auf Medium
Till Oberhummer veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge zu aktuellen KI-Themen. Dabei versucht er, hochkomplexe Papers auf das Wesentliche zusammenzufassen und verständlich zu erklären.
Ask Engine Optimization (AEO) 2025 – Das Playbook für nachhaltiges Online-Wachstum
Till Oberhummer demonstriert, wie Unternehmen durch strategische Content-Optimierung mehr qualifizierte Anfragen generieren können. Der Fokus liegt darauf, den User Intent zu verstehen, Autorität aufzubauen und messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen – und das, ohne jedem neuen SEO-Hype zu folgen.
"Keine Führungskraft ist in der Lage, eine Krise im Alleingang zu meistern"
Till Oberhummer im Interview mit Leadersnet.at über Leadership in Krisenzeiten.
Einblicke in den Maschinenraum: So sieht moderne Automatisierung aus.
Auf unserem Kanal verzichten wir auf Marketing-Floskeln. Wir zeigen echte Workflows, Live-Builds und die Logik hinter komplexen Automatisierungen. Sieh dir an, wie wir Prozesse für anspruchsvolle Unternehmen architektonisch planen und technisch umsetzen. Transparenz schafft Vertrauen – überzeug dich selbst, bevor wir sprechen.
Strategische Exzellenz trifft visuelle Autorität.
Hinter OptimusFlow stehen Experten aus der Hochfinanz und der internationalen Kreativ-Elite. Wir verbinden harte Prozess-Logik mit High-End Markenführung.
Für Vertrieb, Projektmanagement, Kundenservice, Content und mehr.
Till Oberhummer
Founder & Lead Strategist
Der Architekt für dein System. Als ehemaliger General Manager im Finanzsektor kennt Till die Compliance- und Qualitätsansprüche von Konzernen. Er übersetzt diese Standards in agile Automatisierungslösungen für den Mittelstand. Staatlich zugelassener Unternehmensberater.
Marina Danilova
Creative Director & Brand Experience
Die Expertin für deine Außenwahrnehmung. Technologie darf nicht kalt wirken – sie muss deine Premium-Marke transportieren. Mit ihrer Erfahrung aus der internationalen Top-Liga (Vogue, L'Officiel) sorgt Marina dafür, dass deine automatisierten Touchpoints (Newsletter, Bots, Content) ästhetisch auf höchstem Niveau performen.
Häufige Fragen
Was ist OptimusFlow Consulting?
OptimusFlow Consulting ist eine auf KI-Automatisierung spezialisierte Unternehmensberatung mit Sitz in Wien. Wir entwickeln maßgeschneiderte Prozess-Automatisierungen für KMU und gehobenen Mittelstand im DACH-Raum — von automatisierten Sales-Pipelines über KI-gestützte Kundenkommunikation bis zur vollständigen Betriebslogik. Gegründet von Till Oberhummer (Ex-General Manager Convera, INSEAD Executive MBA), arbeiten wir ausschließlich mit europäischen Servern und DSGVO-konformen Systemen. Typische Ergebnisse: messbare Entlastung innerhalb von 30 Tagen.
Was unterscheidet eure Systeme von Standard-KI-Tools (ChatGPT & Co.)?
Standard-Tools liefern nur Text. Unsere Systeme führen echte Aktionen aus. Sie sind tief in deine Infrastruktur integriert: Sie öffnen dein CRM, prüfen Lagerbestände, erstellen Verträge und buchen Rechnungen. Sie "reden" nicht nur, sie erledigen die Arbeit im Hintergrund – basierend auf festen Regelwerken und deiner Corporate Identity.
Wie sicher sind meine Daten (DSGVO & Compliance)?
Datensicherheit hat oberste Priorität. Wir nutzen europäische Server-Standorte und Enterprise-Schnittstellen, bei denen deine Daten nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet werden. Für Kanzleien und Banken setzen wir spezielle Private-Cloud-Lösungen um, die höchsten Compliance-Standards entsprechen.
Wie schnell rechnet sich das Investment (ROI)?
Wir betrachten Automatisierung nicht als Ausgabe, sondern als Investition in Ihre Infrastruktur (Asset).
Der ROI setzt sich aus drei Faktoren zusammen:
Hard Cost Savings: Sie sparen sofort administrative Arbeitsstunden ein.
Skalierbarkeit: Sie können wachsen und mehr Mandanten/Kunden annehmen, ohne proportional mehr Personal einstellen zu müssen (der größte Hebel).
Risiko-Minimierung: Sie eliminieren teure Flüchtigkeitsfehler und Compliance-Risiken durch manuelle Arbeit.
In unserer Analyse berechnen wir gerne individuell, wie hoch die Opportunitätskosten Ihrer aktuellen manuellen Prozesse wirklich sind.
Brauchen wir dafür eine große IT-Abteilung oder neue Software?
Nein. Unsere Philosophie ist "Invisible Architecture". Wir nutzen deine bestehenden Tools (Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Branchen-Software). Wir verbinden diese über Schnittstellen (APIs), ohne dass du eine neue, komplexe Software einführen musst. Deine Mitarbeiter arbeiten weiter in ihrer gewohnten Umgebung.
Was passiert, wenn sich unsere Prozesse ändern?
Unsere Systeme sind modular aufgebaut. Wenn du dein CRM wechselst oder einen Prozess anpasst, müssen wir nicht alles neu bauen, sondern nur den entsprechenden Baustein anpassen. Wir bieten zudem Wartungspakete an, damit deine Automatisierung mit deinem Unternehmen mitwächst.
weitere Fragen? Hier zur vollständigen FAQ‒Seite
Dein Weg zur Zusammenarbeit.
Einfacher Prozess - konkrete Ergebnisse. In 3 Schritten zu weniger Chaos.
01
Status Quo übermitteln
Beantworte uns ein paar gezielte Fragen zu deiner aktuellen Tool-Landschaft und deinen Zielen. Das ermöglicht uns, uns präzise auf das Gespräch vorzubereiten. Keine Zeitverschwendung.
02
Technische Vor-Analyse
Wir prüfen intern, ob unsere Module mit deiner Infrastruktur kompatibel sind und ob wir einen messbaren ROI liefern können. Wir nehmen nur Mandate an, bei denen der Erfolg vorprogrammiert ist.
03
Strategie-Audit & Fahrplan
Wenn die Parameter passen, sprechen wir persönlich. Wir zeigen dir genau, wo deine Engpässe liegen und wie die Architektur der Lösung aussieht. Du gehst mit einem klaren Plan aus dem Gespräch.
