Betriebsautomatisierung

Vom Kopf-Monopol zur skalierfähigen Firma: EECS Green digitalisiert Wissen, Angebote und Rechnungslegung

EECS Green GmbH — Kouros Adib · CEO

15 Min.

pro Angebot statt halber Arbeitstag

Kalkulationsfehler

Bereit

für Vertriebsteam-Aufbau

Herausforderung

Alles Wissen im Kopf des GF. Ohne ihn steht die Firma still.

EECS Green GmbH (Exhibition-Event-Congress-Service) ist ein Wiener Spezialist für nachhaltigen Messebau. Der Geschäftsführer baute die Firma von null auf — und sämtliches Produkt- und Kalkulationswissen lag in seinem Kopf und verstreut über 50 Dokumente und 3 Jahre Projektdaten. Jedes Angebot erforderte seine persönliche Beteiligung: ein halber Arbeitstag pro Stück. Die Firma konnte nicht wachsen, weil neue Vertriebsmitarbeiter ohne ihn nicht hätten agieren können. Internationale Messeprojekte erforderten DE/EN-Angebote — bisher manuell, inkonsistent. Ein digitales Rechnungslegungssystem für den gesamten kaufmännischen Prozess fehlte vollständig.

Lösung

Wissen externalisieren + durchgängige digitale Prozesskette aufbauen

Zwei Säulen: Erstens extrahierte OptimusFlow Consulting per KI sämtliche Produkte, Dienstleistungen und Projektdaten aus 50 Dokumenten und 3 Jahren Kopfwissen in einen zentralen, zweisprachigen Produktkatalog. Zweitens führten wir ein skalierfähiges Rechnungslegungssystem ein, das Angebot, Auftrag, Rechnung, Mahnwesen und Kontoabgleich in einer durchgängigen Kette abbildet.

✓KI-Extraktion aus 3 Jahren: Produkte, Preise, Projektdaten aus 50 Dokumenten + Kopfwissen
✓Zweisprachiger Produktkatalog DE/EN für internationale Messeprojekte
✓Standardisierte Kalkulationslogik mit Margenübersicht bereits auf Angebotsebene
✓Durchgängige Prozesskette: Angebot → Auftrag → Rechnung → Mahnwesen → Kontoabgleich
✓API-Schnittstellen für schrittweise weitere Automatisierung
✓Zentraler Produktkatalog — unabhängig vom GF nutzbar

Ähnlicher Workflow für deinen Betrieb? Erstgespräch anfragen →

Ergebnis

GF operativ freigestellt. Angebote in unter 15 Minuten. Firma bereit für Vertriebsteam.

Der GF ist operativ freigestellt und kann strategisch agieren. Angebote entstehen in unter 15 Minuten — zweisprachig, ohne seine Beteiligung, mit korrekten Margen. Die durchgängige digitale Prozesskette von Angebot bis Zahlungseingang ersetzt fragmentierte manuelle Prozesse. Die Geschäftsführung bringt es auf den Punkt: Drei Jahre Projektdaten wurden früher für jedes neue Angebot mühsam aus alten Dokumenten zusammengesucht. Das ist jetzt auf Knopfdruck da.

“
Heute dauert ein Angebot für ein komplettes Messeprojekt 15 Minuten — mit korrekten Kalkulationen, Margen und zweisprachigen Beschreibungen. Früher war das ein halber Arbeitstag.
Kouros Adib
CEO, EECS Green GmbH