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OptimusFlow Consulting

Wien · n8n-Workflow-Automatisierung

n8n kann fast alles automatisieren. Die Frage ist, wer die Workflows baut, betreibt und repariert, wenn um 7 Uhr früh ein Webhook hängt.

Als n8n-Berater in Wien planen, bauen und betreiben wir Workflows für KMU: E-Mail-Triage, Lead-Routing, CRM-Sync, KI-Agenten. Self-hosted in der EU oder in der n8n Cloud, mit Monitoring und Übergabe an dein Team. n8n ist unser Standard-Werkzeug für Kundenautomationen, keine Nebenbeschäftigung.

Eine n8n-Beratung in Wien plant, baut und betreibt Workflow-Automationen mit dem Open-Source-Tool n8n. OptimusFlow Consulting setzt n8n als Standard für Kundenautomationen ein: E-Mail-Triage, Lead-Routing, CRM-Sync und KI-Agenten mit menschlicher Freigabe, self-hosted auf EU-Servern oder in der n8n Cloud. Eine Wiener Anwaltskanzlei klassifiziert damit mehr als 500 E-Mails pro Woche, rund 97 % automatisch, drei Wochen nach dem Kickoff live. Einstieg über die Strategic Roadmap um €2.000, die Umsetzung zum Festpreis nach Scope.

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Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

Workflows, die keiner mehr versteht

Ein Mitarbeiter hat vor einem Jahr ein paar Flows zusammengeklickt, dann ist er gegangen. Seitdem traut sich niemand, etwas zu ändern. Fehler fallen erst auf, wenn ein Kunde nachfragt, warum seine Anfrage nie beantwortet wurde.

Zapier- oder Make-Rechnung wächst mit jedem Task

Bei Task- oder Operations-Preisen kostet jeder zusätzliche Durchlauf Geld. Sobald KI-Schritte oder Schleifen dazukommen, steigt die Rechnung schneller als der Nutzen. Selbst gehostetes n8n rechnet nicht pro Ausführung ab.

Daten dürfen nicht auf US-Server

Kanzleien, Steuerberater und Healthcare können Mandanten- oder Patientendaten nicht einfach durch US-Clouds schicken. n8n läuft auf eigener Infrastruktur in der EU, die Daten verlassen deinen Einflussbereich nicht.

Was wir bauen

Vier Automationen mit sofortigem Effekt

1

E-Mail-Triage: Posteingang automatisch sortieren und zuordnen

Eingehende Mails werden regelbasiert und mit KI klassifiziert, dem richtigen Verfahren oder Kunden zugeordnet und in den passenden Ordner verschoben. Unklare Fälle landen in einem Kontrollordner für den Menschen. Bei einer Wiener Anwaltskanzlei läuft das für mehr als 500 E-Mails pro Woche, rund 97 % werden automatisch zugeordnet.

Von 8 Stunden auf unter 1 Stunde Triage pro Woche (Anwaltskanzlei-Case)

2

Lead-Routing und CRM-Sync

Neue Anfrage über Formular, Mail oder Telefonnotiz: n8n reichert sie an, legt den Kontakt im CRM an, informiert die zuständige Person und startet die Folgesequenz. Kein Copy-Paste zwischen Postfach, Tabelle und CRM.

Jede Anfrage landet sofort im CRM, mit Zuständigkeit

3

KI-Agenten mit menschlicher Freigabe

n8n verbindet Sprachmodelle mit deinen Systemen: Ein Agent entwirft Antworten, fasst Dokumente zusammen oder bereitet Angebote vor, ein Mensch gibt frei. Social-Media-Kommentare eines Wiener Luxusjuweliers werden so auf drei Kanälen rund um die Uhr klassifiziert.

KI erledigt den Entwurf, dein Team behält die Entscheidung

4

Betrieb, Monitoring und Übergabe

Self-hosted n8n auf EU-Servern mit Backups, Updates und Fehler-Benachrichtigung, oder ein Audit deiner bestehenden Instanz: Wir dokumentieren die Workflows, beheben Schwachstellen und schulen dein Team, damit es kleine Änderungen selbst machen kann.

Workflows, die laufen und die jemand versteht

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

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Warum OptimusFlow in Wien

Unser Standort

Schreiberweg 6/4, 1190 Wien-Döbling

Wie wir arbeiten

Wir sitzen in Wien-Döbling und bauen n8n-Workflows für Wiener KMU. Kickoff vor Ort innerhalb von 48 Stunden möglich, der Aufbau läuft danach remote. Du brauchst kein eigenes IT-Team.

Ratgeber

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Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Was macht eine n8n-Beratung?
Eine n8n-Beratung klärt, welche Abläufe sich automatisieren lassen, baut die Workflows in n8n und sorgt dafür, dass sie stabil laufen. Bei uns gehören Prozessanalyse, Umsetzung, Hosting, Monitoring und Übergabe dazu. Du bekommst keine Folien, sondern laufende Automationen.
Self-hosted oder n8n Cloud?
Self-hosted, wenn Daten die EU nicht verlassen dürfen oder viele Ausführungen anfallen: Wir betreiben n8n auf EU-Servern, ohne Gebühr pro Ausführung. Die n8n Cloud passt für kleinere Setups ohne Anforderungen an Datenstandort. Wir empfehlen das im Erstgespräch je nach Datenlage und Volumen.
n8n, Make oder Zapier?
Für KI-Agenten, eigene Logik und sensible Daten ist n8n meist die bessere Wahl, weil es sich selbst hosten lässt und nicht pro Task abrechnet. Make und Zapier sind schneller eingerichtet und reichen für einfache Verknüpfungen. Den ausführlichen Vergleich findest du in unserem Artikel n8n vs. Make vs. Zapier.
Könnt ihr unsere bestehenden n8n-Workflows übernehmen?
Ja. Wir prüfen die vorhandene Instanz, dokumentieren die Workflows, beheben Fehlerquellen wie fehlende Fehlerbehandlung oder hängende Webhooks und übernehmen auf Wunsch den laufenden Betrieb.
Was kostet n8n-Beratung und -Umsetzung in Wien?
Einstieg über die Strategic Roadmap (€2.000): Wir analysieren deine Prozesse und liefern einen konkreten Automatisierungsplan. Credit-Back von €1.500 bei Implementierungsbuchung binnen 60 Tagen. Die Umsetzung bepreisen wir nach Scope als Festpreis, kein Stundensatz. Der laufende Betrieb kostet typischerweise €50–300 pro Monat für n8n, KI-Modelle und Hosting.
Wie schnell läuft der erste Workflow?
Ein klar abgegrenzter Workflow ist meist in 3–4 Wochen live. Die E-Mail-Triage der Wiener Anwaltskanzlei lief drei Wochen nach dem Kickoff.