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OptimusFlow Consulting

Branche Kanzlei

500 E-Mails pro Woche. Manuell sortiert. Das lösen wir in 3 Wochen.

Mandanten-E-Mails, Dokumenten-Klassifizierung, Fristen-Tracking: drei Bereiche, die in jeder Kanzlei täglich qualifizierte Zeit binden. Wir bauen Systeme, die das übernehmen — DSGVO-konform für AT, DE und CH, ohne US-Cloud.

KI-Automatisierung für Kanzleien bezeichnet die automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Mandanten-E-Mails, Fristenüberwachung und Dokumentenverarbeitung — ohne manuelle Vorsortierung. Dokumentiert bei partner.law Wien: 500+ E-Mails pro Woche, ~97% automatisch zugeordnet, Go-Live nach 3 Wochen. OptimusFlow Consulting setzt diese Systeme DSGVO-konform für Kanzleien in AT, DE und CH ein — ausschließlich EU-hosted, keine US-Server-Abhängigkeit.

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Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

E-Mail-Volumen überwältigt das Team

Mandanten, Behörden, Gegenseite: alles landet im gleichen Postfach. 2–3 Minuten pro E-Mail × 500 Mails pro Woche = 1.000–1.500 Minuten nicht-abrechnungsfähige Adminarbeit. Dringlichkeiten sind erst erkennbar, wenn jemand jede Nachricht einzeln öffnet.

Dokumenten-Ablage läuft über eine qualifizierte Person

Jedes eingehende Dokument muss gelesen, benannt und dem richtigen Mandat zugeordnet werden. Das passiert fünf Mal täglich — und braucht trotzdem kein juristisches Urteilsvermögen. Ein System, das das kann, gibt es bereits.

Fristen-Tracking hängt an einer einzigen Person

Fristen leben in Outlook-Einträgen, Haftnotizen und im Kopf der zuständigen Person. Urlaub, Krankheit, Personalwechsel — das Risiko liegt nicht in der Technologie. Es liegt in der Personenabhängigkeit.

Was wir bauen

Drei Automationen mit sofortigem Effekt

01

Automatische E-Mail-Klassifizierung nach Mandat und Dringlichkeit

Eingehende Nachrichten werden nach Absender, Mandat und Dringlichkeits-Stufe klassifiziert und im richtigen Postfach-Ordner abgelegt. ~97% vollautomatisch — 3–5% landen im Kontrollordner zur manuellen Prüfung. Kritische Nachrichten eskalieren sofort.

8h → unter 1h/Woche E-Mail-Bearbeitung (partner.law, Vergaberecht Wien, 2025)

02

Dokumenten-Intake ohne manuellen Zwischenschritt

PDFs und Schriftsätze werden beim Eingang erkannt, nach Typ kategorisiert und dem entsprechenden Mandat zugeordnet. Ohne dass jemand manuell eingreifen muss. 100% EU-hosted.

Ablage-Fehlerquote auf unter 3% reduziert

03

Fristen-Kalender mit automatischen Erinnerungen

Das System extrahiert Fristen aus eingehenden Dokumenten, trägt sie in den Kanzleikalender ein und sendet mehrstufige Erinnerungen an die zuständige Rolle — nicht nur an eine Person.

Null vergessene Fristen seit Go-Live, Personenabhängigkeit aufgelöst

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

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Beweis aus der Praxis

Referenzen aus vergleichbaren Projekten

Kein Marketingversprechen ohne Beleg. Unsere Case Studies zeigen konkrete Zahlen aus realen Projekten.

Case Study ansehenCase Study ansehenAlle Referenzen ansehen →
Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Ist KI-Automatisierung für Kanzleien in Deutschland, Österreich und der Schweiz DSGVO-konform?
Ja — wenn die Infrastruktur ausschließlich auf EU-Servern läuft. OptimusFlow Consulting betreibt alle Systeme EU-hosted: keine Mandantendaten auf US-Servern, keine Drittstaaten-Weitergabe. In Deutschland gilt zusätzlich das BDSG, in Österreich das DSG 2018, in der Schweiz das nDSG seit September 2023. Für alle drei Länder liefern wir eine schriftliche Datenverarbeitungs-Dokumentation (AVV/ADV) als Teil der Implementierung.
Fällt Kanzlei-KI unter den EU AI Act?
E-Mail-Klassifikationssysteme für Kanzleien gelten als Niedrig-Risiko-KI unter dem EU AI Act (Art. 6) — sie treffen keine bindenden Entscheidungen über natürliche Personen, sondern priorisieren und kategorisieren Verwaltungsprozesse. Es bestehen keine Hochrisiko-Registrierungspflichten.
Welche Kanzlei-Software wird unterstützt?
Wir integrieren in Outlook, beS, RA-Micro, DATEV, Advoware und weitere — je nach Kanzlei-Stack. Integration läuft über die bestehende API-Infrastruktur, ohne neue Software oder Schulung. Welche Tools konkret passen, klären wir im Erstgespräch.
Wie lange dauert die Einführung und wie viel Zeit brauche ich dafür?
Dein Aufwand in der Analyse-Phase: 1–2 Stunden. Danach übernimmt das Team vollständig. Go-Live typischerweise nach 3 Wochen — dokumentiert bei partner.law Wien mit 500+ E-Mails/Woche. Vollständige Dokumenten-Integration: 4–8 Wochen je nach Scope.
Was kostet KI-Automatisierung für eine Kanzlei?
Einstieg: Strategic Roadmap €2.000 — identifiziert die drei größten Automatisierungshebel, Credit-Back von €1.500 bei Implementierungsbuchung binnen 60 Tagen. Die operative Umsetzung besprechen wir nach Volumen und Komplexität im Erstgespräch — Festpreis, kein Stundensatz.
Für welche Kanzleien lohnt sich Automatisierung nicht?
Wenn deine Kanzlei unter 50 eingehende E-Mails pro Woche erhält und alle von einer Person bearbeitet werden, ohne dass Fristrisiken entstehen — dann ist der Implementierungsaufwand wahrscheinlich höher als der Nutzen. Ab ~100 E-Mails/Woche oder sobald Personenabhängigkeit ein echtes Risiko ist, rechnet sich das System.
Muss der Anbieter in derselben Stadt sitzen?
Nein. Implementierungen laufen vollständig remote — Outlook-API-Integration, System-Aufbau, Test-Phase. Für Kickoff und Go-Live sind Video-Calls Standard. Wenn gewünscht, ist ein Onsite-Block in AT, DE oder CH buchbar.