Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung1. Einleitung und Überblick
Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, wie die Leia-Sophie Holding GmbH (Handelsname: OptimusFlow Consulting) deine personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn du unsere Website www.optimusflow.consulting besuchst, mit unserem KI-Agenten interagierst oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nimmst.
Der Schutz deiner Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie dem Telekommunikationsgesetz (TKG 2021).
2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Leia-Sophie Holding GmbH
Handelsname: OptimusFlow Consulting
Schreiberweg 6/4
1190 Wien, Österreich
E-Mail: office@optimusflow.consulting
Tel: +43 660 4277234
Web: www.optimusflow.consulting
3. Datenschutzbeauftragter
Till Oberhummer
E-Mail: office@optimusflow.consulting
Postanschrift: wie oben
4. Welche Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck
4.1 Automatische Server-Logdaten
Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Informationen vom Webserver unseres Hostinganbieters erfasst:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seiten/Dateien
- Browsertyp/-version
- verwendetes Betriebssystem
Zweck: technische Sicherheit, Fehleranalyse und Optimierung der Website
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
4.2 Interaktion mit dem KI-Agenten
Wenn du mit unserem auf der Website eingebundenen KI-Agenten (Voiceflow) kommunizierst, können folgende Daten erhoben werden:
- Dein Name
- Deine E-Mail-Adresse
- Deine Anfrage (Textinhalt)
- weitere freiwillige Angaben
Die Daten werden zur Vorqualifizierung in unser CRM-System (Pipedrive) überführt. Eine rechtsverbindliche Entscheidung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO findet keine Anwendung).
Zweck: Beantwortung von Anfragen, Vertragsanbahnung, Effizienzsteigerung im Kundenservice
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
4.3 Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail
Bei Kontaktaufnahme über das Formular oder per E-Mail speichern wir:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Nachrichteninhalt
Eingehende E-Mails können durch eine KI-Agentin automatisiert vorsortiert oder beantwortet werden. Eine rechtsverbindliche Kommunikation erfolgt nur nach menschlicher Prüfung.
Zweck: Beantwortung deiner Anfrage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
4.4 Newsletter
Beim Abonnieren unseres Newsletters erfassen wir deine E-Mail-Adresse (Double-Opt-In-Verfahren).
Zweck: Direktmarketing
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.
4.5 Cookies und Tracking
Unsere Website nutzt Cookies, darunter:
- Essenzielle Cookies (notwendig für den Betrieb der Seite)
- Analyse- & Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel)
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Du kannst deine Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner ändern.
4.6 Datenübermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung von Werbediensten (Google, Meta, TikTok) sowie unserer Systeme (Pipedrive, Voiceflow) kann es zu einer Übertragung personenbezogener Daten in Drittländer (z. B. USA) kommen.
Wir verwenden dafür EU-Standardvertragsklauseln und setzen – soweit technisch möglich – zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Zugriffsbeschränkungen ein.
5. Rechtsgrundlagen im Überblick
Wir verarbeiten deine Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. Cookies, Newsletter)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung bzw. -anbahnung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse (z. B. Website-Sicherheit, KI-Agent, E-Mail-Automatisierung)
6. Empfänger und Weitergabe
Deine Daten werden – soweit erforderlich – übermittelt an:
- Hostinganbieter (OnePage.io)
- CRM-Anbieter (Pipedrive OÜ, Estland, Datenverarbeitung in den USA möglich)
- Voiceflow Inc. (KI-Agenten-Integration, Datenverarbeitung in den USA möglich)
- Anbieter von Analyse- und Werbeplattformen (Google, Meta, TikTok)
- Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben
Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte erfolgt nicht.
7. Speicherdauer
- Kontaktanfragen: 6 Monate nach letzter Kommunikation
- Newsletterdaten: bis zum Widerruf
- CRM-Daten: gemäß Aufbewahrungsfristen bzw. Löschkonzept
- Rechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
- Cookies: gemäß Cookie-Tabelle
8. Deine Rechte laut DSGVO
Du hast das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at)
9. Sicherheit deiner Daten
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, u. a.:
- SSL-Verschlüsselung der Website
- rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen
- regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
10. Änderungen der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir aktiv über unsere Website oder per E-Mail. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte Version.
11. Social Media Plugins & Werbung
Wir binden Werbeplattformen wie Google, Meta (Facebook/Instagram) und TikTok ein. Dabei können Daten durch die Anbieter verarbeitet werden. Bitte beachte die Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter.
12. Hosting & Cloud Services
Unsere Website wird bei OnePage.io gehostet. Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der von OnePage bereitgestellten DSGVO-konformen Dienste. Weitere Informationen findest du in deren Datenschutzerklärung.
📅 Letzte Aktualisierung: 07.09.2025
