Der Beleg-Agent erfasst deine Rechnungen. Und stoppt, wenn sich eine IBAN ändert.
Der Beleg-Agent von OptimusFlow Consulting liest deine Rechnungen automatisch aus und legt sie strukturiert ab. Kommt eine geänderte IBAN, fragt er sofort nach, bevor jemand überweist. Kein Suchen, kein Stress. Die Freigabe und die tatsächliche Zahlung bleiben in deiner Hand.
Kostenlos und unverbindlich. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob sich das für dich lohnt.
Video: So funktioniert der Beleg-Agent (54 Sek.)
Rechnungen öffnen, umbenennen, ablegen. Und dann kommt eine geänderte IBAN.
In vielen kleinen und mittelständischen Betrieben in Wien verschwindet der Schreibtisch unter Papierkram. Rechnungen kommen per Mail, als PDF oder als Foto. Jemand öffnet sie, benennt sie um, legt sie ab und trägt sie nach. Das kostet jeden Tag Zeit und Nerven.
Und dann die Panik: Ein Lieferant meldet eine neue Bankverbindung, und die Rechnung wurde schon wie jede andere bezahlt.
Wo es im Alltag hakt
Öffnen, umbenennen, ablegen
Jede Rechnung wird von Hand geöffnet, benannt, abgelegt und nachgetragen. Tag für Tag.
Monatsende: Abbuchungen zuordnen
Für die Buchhaltung braucht jede Abbuchung ihren Beleg. Diese Handarbeit kommt jeden Monat wieder.
Doppelte und untergegangene Belege
Dieselbe Rechnung kommt zweimal, eine Zahlungsbestätigung landet als Rechnung in der Ablage, ein Beleg versinkt im Postfach.
Ein Beispiel
Hast du gerade 3.960 € an den falschen Empfänger geschickt?
Ein Lieferant schreibt, seine Bankverbindung habe sich geändert. Die Mail wirkt echt, die Rechnung über 3.960 € ist fällig. Wenn niemand genau hinsieht, geht das Geld an einen Empfänger, der nicht dein Lieferant ist.
Das Szenario ist erfunden. Das Risiko ist echt.
Vom Posteingang bis zum Kontoabgleich
Der Beleg-Agent arbeitet im Hintergrund. Du bekommst die fertige Ablage und das Journal. Nur bei Unklarem meldet er sich.
Belege einsammeln
Der Agent liest neue Rechnungen aus deinem Postfach (Outlook/Microsoft 365 oder Gmail), als PDF oder Foto. Mehrere Belege in einer Mail prüft er einzeln.
Daten auslesen
Er erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Niemand muss mehr abtippen.
Ablegen und eintragen
Jede Rechnung bekommt einen einheitlichen Dateinamen und eine Zeile im Journal. Doppelte Rechnungen fallen auf, Zahlungsbestätigungen werden nicht ein zweites Mal abgelegt.
Mit der Lieferantenliste abgleichen
Der Agent sieht, ob eine Rechnung schon bezahlt ist (Lastschrift, Karte) oder noch zur Überweisung offen steht.
Monatlich den Kontoauszug abgleichen
Jede Abbuchung wird dem passenden Beleg zugeordnet. Die Abstimmung wird für die Buchhaltung oder den Steuerberater vorbereitet.
Neue IBAN? Der Agent hält an und fragt nach.
Ändern sich die Bankdaten eines Lieferanten, läuft die Rechnung nicht einfach durch. Der Agent fragt sofort nach, bevor jemand Geld überweist. So schützt er dein Geld vor Überweisungen an den falschen Empfänger. Dieser Schutz ist bei einer Wiener Anwaltskanzlei im Einsatz.
- Geänderte Bankverbindungen fallen auf, bevor eine Überweisung vorbereitet wird.
- Der Agent überweist selbst nie etwas. Er stellt nur sicher, dass vorher jemand hinsieht.
- Du entscheidest, ob die neue Bankverbindung stimmt.
Die Kontrolle bleibt bei dir
Der Agent nimmt dir die Routine ab, nicht die Entscheidungen.
Freigabe und Zahlung bleiben bei dir
Der Agent bezahlt nichts. Überwiesen wird von dir oder deinem Team.
Unklare Fälle gehen an einen Menschen
Gutschriften, unlesbare Belege und doppelt geschickte Rechnungen fasst der Agent bewusst nicht an. Sie landen bei dir.
Dein Steuerberater bucht weiter
Verbuchung und Erklärungen bleiben bei deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltung. Der Agent bereitet nur den Abgleich vor.
Abgesichert und überwacht
Das System ist gegen doppelte Ablage und Abbrüche mitten im Lauf abgesichert und wird täglich überwacht.
Live bei einer Wiener Anwaltskanzlei. Und bei uns selbst.
Seit September 2026 läuft der Beleg-Agent bei einer Wiener Anwaltskanzlei, als Folgeprojekt nach der E-Mail-Klassifizierung. Die ganze Geschichte steht in der Case Study.
Wir arbeiten selbst täglich damit: Dieselbe Art von Beleg-Agent erfasst die Rechnungen unseres eigenen Unternehmens.
Täglich
Belege automatisch erfasst
Monatlich
Kontoabgleich vorbereitet
4 Wochen
bis Go-live
Was der Beleg-Agent nicht tut
Er zahlt nicht.
Überweisungen und Freigaben bleiben bei dir. Der Agent bereitet vor und warnt.
Er ersetzt keinen Steuerberater und keine Buchhaltung.
Der Steuerberater bucht und erklärt weiter. Der Agent liefert ihm geordnete Belege und einen vorbereiteten Abgleich.
Er macht keine steuerliche Beurteilung.
Wie ein Beleg steuerlich zu behandeln ist, entscheiden Menschen mit Fachwissen.
Er entscheidet keine Sonderfälle.
Gutschriften, unlesbare Belege und doppelt geschickte Rechnungen gehen an einen Menschen.
Preis nach Umfang
Was der Beleg-Agent kostet, hängt von deinem Setup ab, etwa von den Postfächern und davon, wie du Belege heute ablegst. Wir klären das im kostenlosen Erstgespräch und nennen dir danach einen konkreten Preis.
- Go-live in 4 Wochen
- EU-gehostet
- Kein neues Programm, das dein Team lernen muss
Kurzes Formular statt Kalender-Link. Till meldet sich persönlich.
Fragen zum Beleg-Agenten
Welche Postfächer kann der Beleg-Agent lesen?
Aktuell Outlook/Microsoft 365 und Gmail. Rechnungen können als PDF oder als Foto in der Mail liegen.
Wo liegen meine Daten?
Die Verarbeitung läuft auf Servern in der EU. Wo Belege und Journal bei dir liegen sollen, legen wir gemeinsam fest.
Zahlt der Agent Rechnungen?
Nein. Der Agent zahlt nichts und gibt nichts frei. Er liest, legt ab, gleicht ab und warnt. Die Zahlung bleibt bei dir.
Was passiert bei einem unklaren Beleg?
Unklare Fälle bleiben bewusst bei einem Menschen. Das gilt zum Beispiel für Gutschriften, unlesbare Belege und doppelt geschickte Rechnungen.
Ersetzt der Beleg-Agent meinen Steuerberater?
Nein. Der Steuerberater bucht und erklärt weiterhin. Der Agent bereitet nur Belege und Abgleich so vor, dass die Arbeit dort schneller geht. Eine steuerliche Beurteilung macht er nicht.
Wie lange dauert es bis zum Go-live?
In der Regel 4 Wochen ab Projektstart.
Brauche ich neue Software?
Nein, dein Team muss kein neues Programm lernen. Der Agent arbeitet mit deinem bestehenden Postfach. Wie Ablage und Journal bei dir aussehen sollen, klären wir im Erstgespräch.
Bevor die nächste neue IBAN kommt
Dein Weg zur Belegautomatisierung beginnt hier. Im kostenlosen Erstgespräch findest du heraus, welche Möglichkeiten sich in deinem Unternehmen bieten.
Kostenlos und unverbindlich.