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OptimusFlow Consulting

Branche Prozessautomatisierung KMU

Prozessautomatisierung für KMU: weniger Handarbeit, gleiche Tools.

Lead-Eingang, Angebots-Nachfass, Rechnungsläufe, E-Mail-Triage: Wir automatisieren die Routineprozesse, die in deinem Betrieb täglich Stunden fressen — in deinen bestehenden Systemen, meist in 3–4 Wochen live. Beratung und Umsetzung aus einer Hand, EU-hosted.

Was ist Prozessautomatisierung für KMU? Die systematische Übertragung wiederkehrender Abläufe — Lead-Erfassung, Follow-ups, Reporting, Rechnungsstellung, E-Mail-Sortierung — an Software-Workflows und KI-Agenten, die in den bestehenden Tools des Unternehmens laufen. OptimusFlow Consulting analysiert, priorisiert und baut solche Automatisierungen für KMU im DACH-Raum; je nach Prozess spart ein betroffener Mitarbeiter bis zu 10 Stunden Routinearbeit pro Woche, dokumentierter Case: 8 Stunden auf unter 1 Stunde reduziert.

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Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

Routinearbeit skaliert mit — dein Team nicht

Jeder neue Kunde bringt dieselben Handgriffe: Daten übertragen, nachfassen, Rechnung schreiben, ablegen. Ab einer gewissen Größe frisst die Verwaltung das Wachstum — einstellen ist teuer, und gute Leute wollen keine Copy-Paste-Arbeit machen.

Tool-Zoo statt durchgängiger Prozesse

CRM, Buchhaltung, E-Mail, Excel: Die Werkzeuge sind da, aber sie reden nicht miteinander. Dazwischen sitzt ein Mensch, der Daten von A nach B trägt. Genau diese Übergaben sind das, was Automatisierung zuerst erledigt — ohne neue Software einzuführen.

Automatisierung wirkt wie ein IT-Projekt

Viele KMU schieben das Thema auf, weil es nach Pflichtenheft, Monaten Projektlaufzeit und eigener IT-Abteilung klingt. Real ist der erste Prozess meist in 3–4 Wochen live — wenn vorher sauber priorisiert wurde, was sich wirklich rechnet.

Was wir bauen

Drei Automationen mit sofortigem Effekt

01

Prozess-Audit: finden, was sich rechnet

Wir nehmen deine Abläufe auf und bewerten jeden Prozess nach zwei Achsen: Stunden pro Woche und Automatisierbarkeit. Ergebnis ist ein priorisierter Fahrplan mit Kostenrahmen — bevor ein Euro in Technik fließt.

Strategic Roadmap zum Fixpreis €2.000

02

Workflow-Automatisierung in deinen Tools

Wir verbinden CRM, Postfach, Buchhaltung und Ablage zu durchgängigen Workflows — mit n8n und KI-Agenten, die klassifizieren, zuordnen und nachfassen. Deine Tools bleiben, die Handgriffe dazwischen verschwinden. 100 % EU-hosted.

Erste Automation meist in 3–4 Wochen live

03

Betrieb & Ausbau nach Go-Live

Automatisierungen sind Systeme, keine Projekte: 4 Wochen Hypercare nach Go-Live, Monitoring, dann schrittweiser Ausbau auf die nächsten Prozesse der Roadmap — im Tempo, das dein Betrieb verträgt.

Bis zu 10 h/Woche Entlastung pro betroffenem Mitarbeiter

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

Alle Automation-Beispiele ansehen
Beweis aus der Praxis

Referenzen aus vergleichbaren Projekten

Kein Marketingversprechen ohne Beleg. Unsere Case Studies zeigen konkrete Zahlen aus realen Projekten.

E-Mail Automatisierung

partner.law

E-Mail Klassifizierung

500+

E-Mails/Woche klassifiziert

Betriebsautomatisierung

EECS Green GmbH

Skalierung durch Digitalisierung

15 Min.

pro Angebot statt halber Arbeitstag

Alle Referenzen ansehen
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Weiterführende Seiten

  • KI-Beratung Österreich

    Strategie, Förder-Check und EU AI Act für österreichische KMU — österreichweit, remote oder vor Ort.

  • KI-Agenten für KMU

    Wenn Workflows nicht reichen: KI-Agenten, die klassifizieren, formulieren und entscheiden.

  • ROI-Rechner

    Rechne in 2 Minuten aus, was deine manuellen Prozesse pro Jahr kosten.

Ratgeber

Weiterlesen zum Thema

Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Welche Prozesse sollte ein KMU zuerst automatisieren?
Die mit hohem Volumen und klaren Regeln: E-Mail-Triage und Anfragen-Zuordnung, Lead-Erfassung ins CRM, Angebots-Nachfass, Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich, wiederkehrendes Reporting. Faustregel: Was ein neuer Mitarbeiter nach einer Woche nach Schema F erledigt, kann ein Workflow übernehmen. Die Priorisierung — Stunden pro Woche mal Automatisierbarkeit — ist der eigentliche Hebel, nicht die Technik.
Was kostet Prozessautomatisierung für ein KMU?
Bei uns: Prozess-Audit mit priorisiertem Fahrplan als Strategic Roadmap für €2.000 Fixpreis, Umsetzung nach Scope ab €8.000 mit Fixangebot. Der Gegenwert: Je nach Prozess spart ein betroffener Mitarbeiter bis zu 10 Stunden Routinearbeit pro Woche — der ROI liegt in den meisten Projekten bei 3–6 Monaten.
Prozessautomatisierung oder KI — was ist der Unterschied?
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln (wenn Rechnung eingeht, dann ablegen und verbuchen). KI kommt dort dazu, wo Regeln nicht reichen: unstrukturierte E-Mails klassifizieren, Dokumente auslesen, Antworten vorformulieren. In der Praxis kombinieren unsere Workflows beides — regelbasierte Vorsortierung, KI-Klassifikation, menschliche Kontrolle nur wo nötig. Dokumentierter Case: ~97 % automatische Zuordnung bei 500+ E-Mails pro Woche.
Müssen wir dafür neue Software einführen?
Nein — das ist der Kern unseres Ansatzes. Die Automatisierung läuft in und zwischen deinen bestehenden Tools: Outlook oder Gmail, dein CRM, deine Buchhaltung. Als Workflow-Engine nutzen wir n8n, self-hosted auf EU-Servern. Dein Team arbeitet weiter, wo es immer gearbeitet hat — nur ohne die Handgriffe dazwischen.
Gibt es Förderungen für Prozessautomatisierung?
In Österreich ja: KMU.DIGITAL fördert Beratung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, dazu kommen aws- und FFG-Programme sowie Landesförderungen wie die Wirtschaftsagentur Wien. Konditionen und Fristen ändern sich laufend — wir prüfen im Erstgespräch, welches Programm zu deinem Vorhaben passt, und strukturieren das Projekt förderfähig.