Rechnungsautomation

Beleg-Agent bei einer Wiener Anwaltskanzlei: Rechnungen automatisch erfasst, bei geänderter IBAN gestoppt

Till Oberhummer · Founder, OptimusFlow Consulting

Wiener Anwaltskanzlei — Kanzleileitung

Täglich

Belege automatisch erfasst

Monatlich

Kontoabgleich vorbereitet

4 Wochen

bis Go-live

DSGVO-konform · EU-hosted

Herausforderung

Jede Rechnung von Hand, jede Abbuchung einzeln zugeordnet.

Nach der E-Mail-Klassifizierung blieb bei der Kanzlei ein Handgriff, der jeden Tag anfiel: eingehende Rechnungen. Sie kamen per E-Mail und wurden von Hand geöffnet, benannt, abgelegt und nachgetragen. Für die Buchhaltung musste außerdem jede Abbuchung am Kontoauszug dem richtigen Beleg zugeordnet werden, Monat für Monat. Dazu kommt das Risiko jeder Rechnungsablage: Meldet ein Lieferant eine neue Bankverbindung, wird die Rechnung schnell wie jede andere bezahlt.

Lösung

Ein Agent, der liest, ablegt, abgleicht und bei neuer IBAN anhält

Seit September 2026 liest das System jeden Morgen die neuen Rechnungs-E-Mails, legt jede Rechnung sauber ab und trägt sie ins Rechnungsjournal ein. Einmal im Monat ordnet es jede Abbuchung am Kontoauszug dem passenden Beleg zu und bereitet die Abstimmung für die Buchhaltung vor. Ändern sich die Bankdaten eines Lieferanten, stoppt es und fragt nach, bevor jemand überweist.

✓KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus PDF oder Foto
✓Abgleich mit der Lieferantenliste der Kanzlei: bereits bezahlt (Lastschrift, Karte) oder offen zur Überweisung
✓Einheitliche Dateinamen und eine Journalzeile pro Rechnung
✓Mehrere Belege in einer E-Mail werden einzeln geprüft, Zahlungsbestätigungen nicht doppelt abgelegt
✓IBAN-Stopp: Bei geänderten Bankdaten eines Lieferanten hält das System an und fragt nach, bevor jemand überweist
✓Monatlicher Abgleich: jede Abbuchung bekommt ihren Beleg, die Abstimmung geht an die Buchhaltung
✓Unklare Fälle bleiben bewusst beim Menschen: Gutschriften, unlesbare Belege, doppelt geschickte Rechnungen
✓Abgesichert gegen doppelte Ablage und Abbrüche mitten im Lauf, mit täglicher Überwachung
✓EU-hosted

Ergebnis

Erfassung und Ablage ohne Handgriff. Freigabe und Zahlung beim Menschen.

Erfassung, Ablage und Journal laufen ohne Handgriff, der Kontoabgleich kommt jeden Monat vorbereitet. Der Agent zahlt nichts: Freigabe und Überweisung bleiben bei der Kanzlei, die Buchung beim Steuerberater. Auffälligkeiten wie abweichende Bankdaten und alle unklaren Fälle landen bei einem Menschen. Wir betreiben denselben Beleg-Agenten außerdem täglich für unser eigenes Unternehmen.

Video

Der Beleg-Agent in 54 Sekunden

Ein kurzer Überblick, wie der Agent Rechnungen liest, ablegt, abgleicht und bei geänderten Bankdaten anhält.

Ein KI-Agent liest jeden Beleg aus Mail, PDF oder Foto, legt ihn sauber benannt ab, trägt ihn ins Journal ein und gleicht ihn mit dem Kontoauszug ab. Bei geänderten Bankdaten stoppt er und fragt nach, bevor jemand überweist.

Das Ergebnis in einer Zahl

Täglich

Belege automatisch erfasst