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OptimusFlow Consulting

Branche Steuerberatung

Belegflut, Mandanten-Mails, Abgabefristen — drei Dauerbrenner, die jede Steuerkanzlei täglich Stunden kosten. Das lösen wir.

Mandanten-E-Mails, Belegerfassung und Fristen-Tracking binden in jeder Steuerkanzlei qualifizierte Zeit — obwohl kein einziger dieser Schritte steuerliches Urteilsvermögen braucht. Wir bauen Systeme, die das übernehmen: DSGVO-konform für AT, DE und CH, integriert in DATEV und BMD, ohne US-Cloud.

KI für Steuerberater bezeichnet die automatische Erfassung und Klassifizierung von Belegen, die Triage von Mandanten-E-Mails und die Fristenüberwachung in Steuerkanzleien — ohne dass eine steuerliche Entscheidung an die KI abgegeben wird. OptimusFlow Consulting integriert diese Systeme DSGVO-konform in DATEV und BMD, ausschließlich EU-hosted. Einen publizierten Steuerberater-Case gibt es noch nicht — die Mechanik ist identisch mit dem dokumentierten Kanzlei-Projekt partner.law (Wien): E-Mail-Klassifizierung 8h → unter 1h/Woche, ~97% Treffsicherheit, Go-Live nach 3 Wochen, ergänzt um den steuerspezifischen Belegfluss.

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Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

Belegflut: jeder Beleg wird manuell erfasst und zugeordnet

Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Bankauszüge — pro Mandant Dutzende Belege im Monat, jeder einzeln gesichtet, benannt und dem richtigen Konto zugeordnet. Das ist hochrepetitiv, fehleranfällig und bindet genau die Kapazität, die für Beratung fehlt. Kein steuerliches Urteil — reine Vorsortierung.

Mandanten-E-Mails ohne Priorität: alles im selben Postfach

Fristen-Rückfragen, fehlende Unterlagen, Behördenschreiben, Smalltalk — alles ungefiltert. 2–3 Minuten pro E-Mail × hunderte Mails pro Woche = nicht-abrechnungsfähige Adminzeit. Dringlichkeiten sieht man erst, wenn jemand jede Nachricht einzeln öffnet.

Abgabefristen leben im Kopf einer Person

USt-Voranmeldung, Jahresabschluss, Mandanten-Deadlines: die Fristübersicht hängt an einer qualifizierten Person und deren Kalender. Urlaub oder Krankheit = Fristrisiko. Das skaliert nicht — und ist haftungsrelevant.

Was wir bauen

Drei Automationen mit sofortigem Effekt

01

Belegfluss-Automatisierung: Erfassung, Klassifizierung, Vorkontierung-Vorschlag

Eingehende Belege werden automatisch erkannt, ausgelesen (OCR), nach Typ und Mandant klassifiziert und mit einem Kontierungs-Vorschlag in DATEV oder BMD übergeben. Der Steuerberater prüft und gibt frei — die Entscheidung bleibt beim Menschen. ~97% Vorsortierung automatisch, der Rest landet im Kontrollordner. Kein Black-Box-Scoring, reine Vorbereitung.

Manuelle Belegerfassung drastisch reduziert, Durchlaufzeit pro Mandant verkürzt (Analog-Mechanik: partner.law Dokumenten-Intake, Wien 2025)

02

Mandanten-E-Mail-Klassifizierung nach Mandat und Dringlichkeit

Jede eingehende E-Mail wird nach Absender, Mandat und Dringlichkeit klassifiziert und im richtigen Ordner abgelegt. Fehlende-Unterlagen-Anfragen und Fristen-relevante Nachrichten eskalieren sofort. ~97% vollautomatisch, 3–5% zur manuellen Prüfung. Direkt in Outlook, kein neues Tool.

8h → unter 1h/Woche E-Mail-Bearbeitung (partner.law, Kanzlei Wien, 2025 — identische Mechanik)

03

Fristen-Kalender mit automatischen Eskalationen

Das System extrahiert Fristen aus eingehenden Dokumenten und Mandanten-Mails, trägt sie in den Kanzleikalender ein und sendet mehrstufige Erinnerungen an die zuständige Rolle — nicht an eine einzelne Person. Personenabhängigkeit aufgelöst.

Null vergessene Fristen seit Go-Live, Fristübersicht rollen-statt-personengebunden

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

Dieses Automation-Beispiel ansehen
Beweis aus der Praxis

Referenzen aus vergleichbaren Projekten

Kein Marketingversprechen ohne Beleg. Unsere Case Studies zeigen konkrete Zahlen aus realen Projekten.

Case Study ansehenCase Study ansehenAlle Referenzen ansehen →
Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Habt ihr schon eine Steuerkanzlei automatisiert?
Einen publizierten Steuerberater-Case haben wir noch nicht — das sagen wir offen. Die operativen Muster sind aber strukturell identisch mit unserem dokumentierten Kanzlei-Projekt: partner.law (Vergaberechts-Kanzlei Wien) — E-Mail-Klassifizierung 8h → unter 1h/Woche, Dokumenten-Intake, ~97% Treffsicherheit, 3 Wochen Go-Live. Steuerkanzleien haben dieselbe E-Mail-, Dokumenten- und Fristen-Mechanik — plus den Belegfluss, den wir gezielt ergänzen. Die erste Steuerkanzlei bekommt einen besonders engen Feedback-Loop.
Integriert ihr in DATEV und BMD?
Ja. Wir integrieren über die jeweilige Schnittstelle in DATEV (DE) und BMD (AT) sowie gängige Kanzlei-Management-Systeme — ohne neue Software einzuführen. Belege und Daten werden in deine bestehende Umgebung übergeben. Die konkrete Integrations-Tiefe klären wir im Erstgespräch anhand deines Stacks.
Trifft das System steuerliche Entscheidungen — ist das EU-AI-Act-Hochrisiko?
Nein. Das System sortiert, klassifiziert und bereitet vor (Belegerfassung, Kontierungs-Vorschlag, E-Mail-Triage) — die steuerliche Entscheidung trifft immer der Steuerberater. Damit liegt es außerhalb des EU-AI-Act-Hochrisikobereichs (kein bindendes Scoring über natürliche Personen). Vorschläge bleiben Vorschläge, Freigabe bleibt beim Menschen.
Sind Mandantendaten DSGVO-konform verarbeitet?
Ja — alle Systeme laufen ausschließlich EU-hosted, kein Mandantendokument verlässt die EU. In Deutschland gilt zusätzlich das BDSG, in Österreich das DSG 2018, in der Schweiz das nDSG. Für alle drei liefern wir eine schriftliche Datenverarbeitungs-Dokumentation (AVV/ADV) als Teil der Implementierung.
Wie lange dauert die Einführung?
Dein Aufwand in der Analyse-Phase: 1–2 Stunden. Erste Automationen (E-Mail-Triage, Belegerfassung) gehen typisch in Woche 3–4 live. Vollständige Integration inkl. DATEV/BMD-Übergabe und Fristen-Kalender: 6–8 Wochen je nach Scope.
Was kostet KI-Automatisierung für eine Steuerkanzlei?
Einstieg: Strategic Roadmap €2.000 — identifiziert die drei größten Hebel, Credit-Back von €1.500 bei Implementierungsbuchung binnen 60 Tagen. Die operative Umsetzung besprechen wir nach Volumen und Komplexität im Erstgespräch — Festpreis, kein Stundensatz.
Für welche Kanzleigröße lohnt es sich nicht?
Unter ~50 eingehende E-Mails pro Woche und geringem Belegvolumen ist der Setup-Aufwand höher als der Nutzen — das sagen wir ehrlich. Ab dem Punkt, an dem Belegerfassung und Fristen-Tracking systematisch Kapazität binden oder personenabhängig werden, amortisiert sich das System in Monaten.