Client Portal & Automatisierung

5 Tools auf 1 reduziert: Das dreisprachige Client Portal für ein Luxus-Hochzeitsfotostudio — ein Eigenprojekt von OptimusFlow Consulting

White Noise Photography — Eigenprojekt — OptimusFlow Consulting

5 → 1

Tools konsolidiert

3 Sprachen

DE / EN / RU

8 Stufen

Projekt-Pipeline

Herausforderung

Hochzeiten in Wien, Mallorca und Moskau — und fünf verschiedene Tools.

White Noise Photography ist ein Luxus-Hochzeitsfotostudio in Wien mit internationaler Klientel. Jeder Kundenprozess lief über fünf verschiedene Werkzeuge: E-Mail, WhatsApp, WeTransfer, Excel und easybill. Russischsprachige, englische und deutsche Kunden wurden in getrennten Threads verwaltet. WeTransfer-Links liefen ab. Zahlungsstatus: manueller Abgleich zwischen easybill und Excel. Kein zentraler Überblick — für ein Studio mit diesem Qualitätsanspruch war das keine akzeptable Außenwahrnehmung. OptimusFlow Consulting baute das Portal für das eigene Umfeld, um zu zeigen, wie ein solches System in der Praxis aussieht.

Lösung

Dreisprachiges Client Portal mit 8-stufiger Pipeline — gebaut, getestet, live

Das Ergebnis: ein maßgeschneidertes Client Portal, das alle fünf bisherigen Tools in einer einzigen Oberfläche vereint. Magic-Link-Login — kein Passwort. Das Portal spiegelt den Qualitätsanspruch des Studios wider. OptimusFlow Consulting hat dieses System selbst entwickelt und betreibt es — als konkreter Beweis, dass diese Art von Automatisierung nicht nur theoretisch funktioniert.

✓8-stufige Projekt-Pipeline: von der Anfrage bis zur finalen Delivery
✓Vollständige Dreisprachigkeit DE/EN/RU — automatisch je nach Kundenprofil
✓Magic-Link-Login — kein Passwort notwendig
✓Integrierte Galerie mit Proofing + Video-Delivery
✓Automatischer Rechnungsabgleich mit easybill
✓Mood Board & Tagesplanung als integriertes Feature

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Ergebnis

Ein Portal. Drei Sprachen. Premium-Erlebnis für internationale Klientel.

Alle Kunden laufen durch denselben Prozess — auf Deutsch, Englisch oder Russisch. Das Studio hat nur noch eine Plattform zu verwalten statt fünf. Kunden erleben einen Prozess, der so durchdacht wirkt wie die Fotos selbst. Dieses System ist kein Konzept — es läuft produktiv.

“
Meine Kundinnen sagen jetzt: 'Das Portal fühlt sich an wie deine Fotos — schön und durchdacht.' Das ist das beste Kompliment, das ein Tool bekommen kann.
Inhaberin
White Noise Photography