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OptimusFlow Consulting
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ROI-Rechner für KI-Automatisierung

Der ROI-Rechner zeigt dir, wie viel manuelle Routinearbeit dein Unternehmen pro Monat kostet — und welcher Anteil sich realistisch automatisieren lässt. Acht Symptom-Felder, 60 Sekunden, Ergebnis in €/Monat. Die Zahl ist eine Annäherung, kein Versprechen. Echte Werte kommen aus der Pilot-Phase. Zum Vergleich: Eine Wiener Anwaltskanzlei hat 8 Stunden manuelle E-Mail-Triage pro Woche auf unter eine Stunde reduziert *(internes Measurement, Wiener Anwaltskanzlei, 2025)* — dokumentiert, nicht prognostiziert.

ROI-Rechner

Was kostet dich der manuelle Status quo wirklich?

Acht Werte aus deinem Alltag — und du siehst sofort, wo wie viel Geld jeden Monat verloren geht.

E-Mail-Sortierung und -WeiterleitungStunden pro Woche, die in Posteingang und Triage verschwinden
8 h/Woche
AngebotserstellungStunden pro Monat (alle Mitarbeiter zusammen)
16 h/Monat
CRM- und DatenpflegeStunden pro Woche für Stammdaten, Nachfassen, Updates
4 h/Woche
Rechnungserstellung manuellStunden pro Monat im Abrechnungsprozess
10 h/Monat
Verlorene Follow-up-LeadsLetzte 3 Monate — vergessene Anfragen, die nie zurückgemeldet wurden
5 Leads
KI-Tool-Abos ohne messbare NutzungMonatliche Kosten für Lizenzen, die niemand mehr öffnet
200 €/Monat
Monate seit Start des letzten KI-Pilots ohne ROI0 = kein Pilot oder bereits abgeschlossen
0 Monate
Stundensatz der betroffenen MitarbeiterVollkostensatz (Lohn + Lohnnebenkosten + Arbeitsplatz)
55 €/h

Berechnungsillustration auf Basis verifizierter OptimusFlow-Projekte. Konservative 65 %-Automatisierungs-Annahme, Lead-Wert pauschal mit € 4.000 angesetzt. Kein verbindliches Angebot.

Brutto-Verlust pro Monat

11 154 €

Manuelle Arbeit + Tool-Abos + Lead-Verluste, vor Automatisierungs-Anteil

Realistisches Einsparpotenzial

7 250 €

Konservativ kalkuliert mit 65 % Automatisierungs-Anteil

Roadmap-Kostenvergleich

unter 1 Monat

Zeit bis das geschätzte Einsparpotenzial € 2.000 Roadmap-Kosten erreicht. Ohne Implementierungs- und Betriebskosten; keine vollständige Amortisationsrechnung.

Was berechnet der Rechner?

Acht Eingaben: Zeit für E-Mail, Angebote, CRM und Rechnungen, verlorene Leads, ungenutzte Abos, Pilotdauer und Stundensatz. Wochenstunden werden mit 4,33 auf den Monat umgerechnet; verlorene Leads mit pauschal €4.000 je Lead über drei Monate. 65 % der monatlichen Summe gelten als mögliches Einsparpotenzial. Die Pilotdauer wird separat angezeigt. Ein Beispiel aus der Praxis: EECS Green plant Messestände mit einem KI-Agenten aus dem eigenen Teilelager und lässt jede Planung von einem Menschen freigeben. Automatisiert wird die Routine, die Entscheidung bleibt im Betrieb.

Noch nicht sicher, wo dein Chaos sitzt? Zuerst den Kundenchaos-Test machen →

Das Potenzial mit uns besprechen?

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Wie realistisch sind die Zahlen?

Berechnungsillustration

2 Mitarbeiter × 10 Stunden/Woche × €55 Vollkostensatz × 52 Wochen × 70 % Automatisierungsanteil = ca. €40.040/Jahr. Das ist eine Schätzung auf Basis typischer DACH-KMU-Parameter, kein verbindliches Angebot. Echte Bandbreiten aus drei OptimusFlow-Cases →

Berechnungsillustration — eigene Kalkulation auf Basis typischer DACH-KMU-Parameter.

Der Rechner gibt dir eine Bandbreite, keine Garantie. Was er nicht abbildet: Change-Management-Aufwand, Lernkurve, Edge-Cases der ersten 4–6 Wochen.

Wann die Zahl zu optimistisch ist: Prozesse mit hoher Variabilität, juristisch geprüfte Schritte, Custom-Stakeholder-Reviews. Rechne mit dem unteren Korridor.

Wann die Zahl zu konservativ ist: Wenn der Rechner FTE-Zeit zählt, aber nicht versteckte Opportunitätskosten — verlorene Deals durch langsame Antwortzeiten, Wachstum das nicht skaliert.

Wir rechnen mit dir in der Pilot-Phase neu — nicht im Verkaufsgespräch. Mehr dazu: Wie ein belastbarer KI-Business-Case entsteht →

Zahlen sehen — und dann?

In 30 Minuten analysieren wir gemeinsam, wo dein Betrieb am meisten Zeit verliert — und was konkret automatisiert werden kann.

Kostenloses Erstgespräch anfragen →

30 Min. · Ergebnis: Fahrplan oder klares Nein · unverbindlich

Häufige Fragen zum ROI-Rechner

Wie genau ist die Rechnung?+
Der Rechner gibt dir eine Bandbreite, keine Garantie. Wir multiplizieren manuelle Routinestunden mit Vollkostensatz und einem Automatisierungsanteil von 60–80 % — das ist der Korridor, in dem unsere Cases liegen. Was der Rechner nicht abbildet: Change-Management-Aufwand, Lernkurve und Edge-Cases der ersten Wochen. Echte Werte berechnen wir in der Pilot-Phase neu, nicht im Verkaufsgespräch.
Welche Eingabewerte brauche ich?+
Drei Zahlen: Anzahl Mitarbeiter, die manuelle Routinearbeit machen, durchschnittliche Stunden pro Woche und Person sowie Vollkostensatz (Bruttogehalt + Lohnnebenkosten + Overhead, meist €45–80/Std je nach Rolle). Wenn du den Vollkostensatz nicht kennst, nimm das 1,5-fache des Bruttolohns als Schätzung — das ist nah genug für die Bandbreite.
Was passiert, wenn die Zahl zu optimistisch wirkt?+
Dann ist sie es vermutlich. Der Rechner setzt eine durchschnittliche Automatisierungsquote an. In der Realität gibt es Prozesse, die schwer zu automatisieren sind: hohe Variabilität, juristisch geprüfte Schritte, Custom-Stakeholder-Reviews. Wenn dein Workflow viele Sonderfälle hat, rechne mit der unteren Bandbreite. Wir besprechen das ehrlich im Erstgespräch — wenn KI nicht passt, sagen wir das.
Was kostet die Implementierung, die der Rechner voraussetzt?+
Hängt vom Scope ab. Einstiegspunkt bei OptimusFlow Consulting ist die Strategic Roadmap für €2.000 (mit €1.500 Credit-Back bei Implementierung ≤60 Tage) — sie validiert, ob die Rechner-Zahl realistisch ist, bevor du in eine Vollimplementierung gehst. Der Implementierungspreis für größere Projekte richtet sich nach Scope und wird im Erstgespräch kalkuliert.
Berücksichtigt der Rechner laufende Kosten?+
Nein. Der Rechner zeigt nur die Ersparnis vor laufenden Kosten. Typische Run-Kosten liegen je nach Workflow-Volumen bei €50–300 pro Monat (n8n + KI-Modelle + Hosting). Bei den meisten KMU-Cases amortisiert sich die Ersparnis innerhalb von 3–6 Monaten — die Run-Kosten sind im Vergleich zur Personalersparnis vernachlässigbar.

Selbst nicht rechnen wollen? Wir nehmen deine echten Prozess-Werte und liefern eine belastbare Zahl im Erstgespräch. Erstgespräch anfragen →