Systemintegration & Rechnungsstellung

Klimabildung statt Rechnungen schreiben: Climate Fresk automatisiert seine NGO-Rechnungslegung vollständig

Climate Fresk Deutschland — Eckhart von Münchow · Geschäftsführer

3 Systeme

nahtlos verbunden

manuelle Rechnungen mehr

Echtzeit

Zahlungsabgleich & Reporting

Herausforderung

Aktiv in 130 Ländern — und jede Rechnung läuft manuell.

Climate Fresk Deutschland ist Teil einer internationalen Klimabildungs-Bewegung in über 130 Ländern. Wachsende Workshop-Nachfrage bedeutete wachsender Admin-Aufwand: Jede Buchung erforderte eine separate manuelle Eingabe in Lexoffice. Buchungsdaten lagen in WooCommerce, Zahlungsstände in Excel, Kontaktdaten in Airtable — kein System kannte den vollständigen Status. Das sind Stunden pro Woche, die der Klimabildung fehlten.

Lösung

Lexoffice + WooCommerce + Airtable in einer nahtlosen Pipeline verbunden

OptimusFlow Consulting verband alle drei Systeme zu einer automatisierten Pipeline: Jede Workshop-Buchung im WooCommerce-Shop löst automatisch die Rechnungserstellung in Lexoffice aus. Airtable dient als konsolidiertes Echtzeit-Dashboard für Zahlungsstatus und Reporting — exportfähig für Jahresberichte und Förderanträge.

✓WooCommerce → Lexoffice: automatische Rechnung bei jeder Buchung
✓Echtzeit-Zahlungsabgleich in Airtable
✓Konsolidiertes Reporting — exportfähig für Jahresberichte und Förderanträge
✓3 Systeme, eine einzige Wahrheit
✓Keine manuellen Eingabefehler mehr

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Ergebnis

Jede Rechnung erstellt sich selbst. Das Team konzentriert sich auf Klimabildung.

Die manuelle Rechnungsstellungsarbeit ist vollständig eliminiert. WooCommerce, Lexoffice und Airtable laufen als eine automatische Pipeline — jede Workshop-Buchung löst die Rechnung aus, ohne Eingriff. Zahlungsstatus und Reporting sind jederzeit in Echtzeit abrufbar. Das Team beschreibt es so: Als NGO hat jede Stunde, die früher mit Rechnungen verbracht wurde, der Klimabildung gefehlt — diese Zeit gehört jetzt wieder der eigentlichen Arbeit.

“
Unsere Mission ist Klimabildung — nicht Rechnungen schreiben. Aber genau das hat uns Stunden pro Woche gekostet, die wir lieber in Workshops investiert hätten.
Eckhart von Münchow
Geschäftsführer, Climate Fresk Deutschland