Systemintegration & Rechnungsstellung

Klimabildung statt Rechnungen schreiben: Climate Fresk automatisiert seine NGO-Rechnungslegung vollständig

Climate Fresk Deutschland — Eckhart von Münchow · Geschäftsführer

3 Systeme

nahtlos verbunden

manuelle Rechnungen mehr

Echtzeit

Zahlungsabgleich & Reporting

DSGVO-konform · EU-hosted

Herausforderung

Aktiv in 130 Ländern — und jede Rechnung läuft manuell.

Climate Fresk Deutschland ist Teil einer internationalen Klimabildungs-Bewegung in über 130 Ländern. Wachsende Workshop-Nachfrage bedeutete wachsender Admin-Aufwand: Jede Buchung erforderte eine separate manuelle Eingabe in Lexoffice. Buchungsdaten lagen in WooCommerce, Zahlungsstände in Excel, Kontaktdaten in Airtable — kein System kannte den vollständigen Status. Das sind Stunden pro Woche, die der Klimabildung fehlten.

Lösung

Lexoffice + WooCommerce + Airtable in einer nahtlosen Pipeline verbunden

OptimusFlow Consulting verband alle drei Systeme zu einer automatisierten Pipeline: Jede Workshop-Buchung im WooCommerce-Shop löst automatisch die Rechnungserstellung in Lexoffice aus. Airtable dient als konsolidiertes Echtzeit-Dashboard für Zahlungsstatus und Reporting — exportfähig für Jahresberichte und Förderanträge.

✓WooCommerce → Lexoffice: automatische Rechnung bei jeder Buchung
✓Echtzeit-Zahlungsabgleich in Airtable
✓Konsolidiertes Reporting — exportfähig für Jahresberichte und Förderanträge
✓3 Systeme, eine einzige Wahrheit
✓Keine manuellen Eingabefehler mehr

Ergebnis

Jede Rechnung erstellt sich selbst. Das Team konzentriert sich auf Klimabildung.

Die manuelle Rechnungsstellungsarbeit ist vollständig eliminiert. WooCommerce, Lexoffice und Airtable laufen als eine automatische Pipeline — jede Workshop-Buchung löst die Rechnung aus, ohne Eingriff. Zahlungsstatus und Reporting sind jederzeit in Echtzeit abrufbar. Das Team beschreibt es so: Als NGO hat jede Stunde, die früher mit Rechnungen verbracht wurde, der Klimabildung gefehlt — diese Zeit gehört jetzt wieder der eigentlichen Arbeit.

“
Unsere Mission ist Klimabildung — nicht Rechnungen schreiben. Aber genau das hat uns Stunden pro Woche gekostet, die wir lieber in Workshops investiert hätten.
Eckhart von Münchow
Geschäftsführer, Climate Fresk Deutschland