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OptimusFlow Consulting

Wien · Kanzlei

500 E-Mails pro Woche. Jede manuell sortiert — eine Wiener Kanzlei hat das auf unter 1 Stunde gebracht.

Mandanten-E-Mails, Dokumenten-Klassifizierung, Fristen-Tracking: drei Prozesse, die in jeder Kanzlei täglich nicht-abrechnungsfähige Zeit kosten. Das System übernimmt — kein einziges Dokument verlässt die EU.

KI-Automatisierung für Kanzleien in Wien: Kanzleien mit 100+ eingehenden E-Mails pro Woche verlieren bis zu 8 Stunden wöchentlich an manueller Inbox-Verwaltung — Zeit, die nicht abgerechnet werden kann. OptimusFlow Consulting implementiert dreistufige Klassifizierungssysteme für Wiener Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien: ~97% der E-Mails automatisch zugeordnet, 100% EU-hosted, nahtlos in Outlook integriert. Dokumentiert bei partner.law Wien: 500+ E-Mails/Woche, Go-Live nach 3 Wochen.

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Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

500 E-Mails pro Woche, keine Priorität erkennbar

Dringlichkeiten sind erst sichtbar, wenn jemand jede Nachricht einzeln öffnet. 2–3 Minuten pro E-Mail × 500 Mails = bis zu 1.500 Minuten nicht-abrechnungsfähige Adminarbeit pro Woche. Das ist kein Kapazitätsproblem. Das ist ein Prozessrisiko.

Dokumenten-Klassifizierung läuft über eine Person

Eingehende Schriftsätze, Behördenschreiben und Gutachten landen ungefiltert im Postfach. Urlaub oder Krankheit dieser einen Person bedeutet: alles stockt. Fristen-Risiko inklusive.

Fristen leben im Kopf einer Mitarbeiterin

Gerichtstermine, Einreich-Deadlines, Mandanten-Calls: die Fristübersicht hängt an einer einzigen qualifizierten Person — und an deren Outlook-Kalender. Das skaliert nicht.

Was wir bauen

Drei Automationen mit sofortigem Effekt

01

E-Mail-Klassifizierung nach Mandat und Dringlichkeit

Das System liest jede eingehende E-Mail, klassifiziert nach Absender, Mandat und Dringlichkeits-Stufe, legt sie im richtigen Outlook-Ordner ab. Kritische Nachrichten eskalieren automatisch — ~97% vollautomatisch, 3–5% landen zur manuellen Prüfung im Kontrollordner. Kein neues Tool, nur eine neue Regel.

8h → unter 1h/Woche manuelle E-Mail-Bearbeitung (partner.law, Wien, 2025)

02

Dokumenten-Intake automatisiert

Eingehende PDFs werden beim Eingang erkannt, nach Typ kategorisiert und dem entsprechenden Mandat zugeordnet — ohne manuellen Zwischenschritt. 100% EU-hosted, kein einziges Dokument auf US-Servern.

Manuelle Ablage auf null reduziert, ~97% Zuordnungsgenauigkeit

03

Fristen-Kalender mit automatischen Eskalationen

Das System extrahiert Fristen aus eingehenden Dokumenten, trägt sie in den Kanzleikalender ein und sendet mehrstufige Erinnerungen. Personenabhängigkeit aufgelöst — die Frist geht an die Rolle, nicht an den Namen.

Null vergessene Fristen seit Go-Live (3 Wochen von Kickoff bis Live)

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

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Beweis aus der Praxis

Referenzen aus vergleichbaren Projekten

Kein Marketingversprechen ohne Beleg. Unsere Case Studies zeigen konkrete Zahlen aus realen Projekten.

Case Study ansehenCase Study ansehenAlle Referenzen ansehen →
Lokal verankert

Warum OptimusFlow in Wien

Unser Standort

Schreiberweg 6/4, 1190 Wien-Döbling

Wie wir arbeiten

Wir sitzen in Wien-Döbling und arbeiten mit Wiener Kanzleien zusammen — partner.law ist ein dokumentierter Referenz-Case. Kurzfristige Vor-Ort-Termine sind innerhalb von 48 Stunden möglich.

Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Sind Kanzlei-Automatisierungen DSGVO-konform?
Ja — wenn die Infrastruktur ausschließlich auf EU-Servern läuft. OptimusFlow Consulting setzt auf EU-hosted Systeme: kein einziges Mandanten-Dokument verlässt die EU. Die Datenverarbeitung wird auf Wunsch schriftlich dokumentiert (AVV/Verarbeitungsverzeichnis).
Funktioniert das mit Outlook und bestehender Kanzlei-Software?
Ja. Wir integrieren direkt in Outlook, beS, RA-Micro und gängige Kanzlei-Management-Systeme — ohne neue Software einzuführen. Das System läuft im Hintergrund deiner bestehenden Infrastruktur.
Wie treffsicher ist das System — was passiert mit falschen Zuordnungen?
~97% werden automatisch korrekt zugeordnet (85% regelbasiert, ~12% KI-gestützt). Die verbleibenden 3–5% landen in einem Kontrollordner zur manuellen Prüfung — kritische Fälle landen immer beim Menschen. Drei Wochen nach Kickoff bei partner.law war das System live.
Wie lange dauert die Einführung?
Erste Automationen gehen in Woche 3–4 live. Vollständige Integration typisch in 6–8 Wochen. Dein Aufwand in der Analyse-Phase: 1–2 Stunden. Den Rest übernimmt OptimusFlow Consulting.
Was kostet Kanzlei-Automatisierung?
OptimusFlow Consulting arbeitet mit Festpreisen nach Scope, nie mit Stundensatz. Einstieg über die Strategic Roadmap (€2.000, Credit-Back €1.500 bei Folgeauftrag ≤60 Tage) — die operative Implementierung besprechen wir nach Volumen und Komplexität im Erstgespräch.
Für welche Kanzleigröße lohnt sich das?
Unter 50 eingehende E-Mails pro Woche ist der Setup-Aufwand höher als der Nutzen — das sagen wir ehrlich. Ab ~100 E-Mails/Woche, sobald Personenabhängigkeit entsteht oder Fristen-Tracking systematisch fehlt, amortisiert sich das System in Monaten.
Kann das System Vergabefristen und Mandanten-Deadlines erkennen?
Das System erkennt Frist-relevante Inhalte über regelbasierte Prioritätsflaggen und eskaliert kritische Deadline-E-Mails. Es ist kein vollständiger Fristenkalender — aber ein System, das sicherstellt, dass die richtige Person zur richtigen Zeit informiert wird.