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OptimusFlow Consulting

KI-Beratung & KI-Agentur · Wien

KI-Beratung in Wien: Umsetzung statt Konzepte.

Dein Team verliert jede Woche Stunden an Aufgaben, die eine KI erledigen könnte. Wir beraten nicht nur — wir bauen die Systeme in deine bestehenden Tools und bringen sie live. Für Wiener KMU mit manuellen Kundenprozessen.

Kostenloses Erstgespräch anfragen
Kundenchaos-Score berechnen (2 Min.)

Wir nehmen max. 4 Projekte pro Monat an · 30 Min. unverbindlich

25+ Projekte in Wien & DACHWiener Kanzlei: 8h → <1h/WocheErste Ergebnisse in 3 Wochen
Auf einen Blick

KI-Beratung in Wien umfasst die Analyse, Strategie und Einführung von KI-Automatisierung in Unternehmen. OptimusFlow Consulting ist KI-Beratung und KI-Agentur in Wien (1190 Döbling), spezialisiert auf KMU mit manuellen Kundenprozessen: Wir analysieren deine Abläufe, bauen Automatisierungen in deine bestehenden Tools — CRM, Outlook, Buchhaltung — und bringen sie in 3–4 Wochen live. Fixpreis statt Stundensatz, EU-hosted, DSGVO-konform.

Standort
1190 Wien
Einstieg
ab €2.000 Fixpreis
Erste Ergebnisse
3–4 Wochen
Hosting
EU-Server, DSGVO-konform
Erfahrung
25+ Projekte in Wien & DACH

Detaillierte Kosten-Übersicht: Was kostet KI-Beratung in Wien? →

Definition

Was ist KI-Beratung für KMU?

KI-Beratung für Unternehmen bezeichnet die gezielte Einführung von Automatisierungssystemen in Betrieben mit wiederkehrenden manuellen Prozessen. Im Mittelpunkt steht keine neue Software, sondern die intelligente Verbindung bestehender Tools — CRM, E-Mail, Buchhaltung — durch automatische Workflows. Ergebnis: Manuelle Aufgaben laufen ohne menschlichen Eingriff ab.

Wiener Unternehmen sparen dadurch durchschnittlich 15 bis 40 Stunden pro Woche.

Kommt dir das bekannt vor?

Follow-ups fallen hinten runter.

Weil niemand Zeit hat, jeden Lead manuell nachzuverfolgen.

Du machst immer noch alles selbst.

Angebotsversand, Rechnungen, Terminkoordination — du bist der Flaschenhals.

Dein CRM ist entweder leer oder veraltet.

Kundendaten sind in drei Excel-Tabellen, mehreren Postfächern und deinem Kopf.

Du kannst nicht wachsen, ohne mehr Personal.

Jeder neue Kunde bedeutet mehr manuelle Arbeit — das Modell skaliert nicht.

Klingt bekannt? → Kostenloses Erstgespräch anfragen
Leistungen

KI-Beratung in Wien: unsere Leistungen

Von der Prozessanalyse bis zum laufenden System — alles aus einer Hand, alles in deinen bestehenden Tools.

Prozessanalyse & KI-Strategie

Wir scannen deine Abläufe und priorisieren die 3–5 Automatisierungs-Hebel mit dem höchsten ROI. Ergebnis: eine umsetzbare Roadmap statt eines Foliensatzes — als Strategic Roadmap ab €2.000.

KI-Automatisierung & Integration

Workflows verbinden CRM, E-Mail und Buchhaltung zu einem System. Gebaut in deine bestehenden Tools: Outlook bleibt Outlook, dein CRM bleibt dein CRM.

E-Mail- & Dokumenten-KI

Automatische Klassifizierung, Triage und Weiterleitung. Wie bei partner.law in Wien: 500+ E-Mails pro Woche automatisch sortiert, ~97 % Trefferquote.

Vertriebs-Automatisierung

Lead-Erfassung, Follow-ups, Angebotsversand — automatisch nach deinen Regeln. Kein Lead bleibt mehr liegen, weil niemand Zeit zum Nachfassen hat.

Workshops & KI-Schulungen

Executive Workshops und Team-Schulungen — inklusive der seit Februar 2025 verpflichtenden KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act.

Betrieb & Monitoring

Nach dem Go-Live beobachten wir die Ergebnisse, optimieren nach und dokumentieren alles. Du behältst die Kontrolle — ohne Technik-Babysitting.

KI-Beratung mit Umsetzung

Klassische KI-Beratung vs. KI-Beratung mit Umsetzung

Klassische KI-Beratung endet beim Konzept — du bekommst eine Roadmap und musst sie selbst umsetzen. OptimusFlow versteht KI-Beratung als End-to-End: Strategie, Implementierung und Go-Live aus einer Hand. Für Wiener KMU ohne eigenes IT-Team ist das der entscheidende Unterschied zwischen einer KI-Agentur, die liefert, und einem Berater, der empfiehlt.

Klassische KI-Beratung

  • → Analyse + Empfehlung
  • → Du setzt um
  • → Eigenes IT-Team nötig

OptimusFlow (Beratung + Umsetzung)

  • ✓ Strategie + vollständige Umsetzung
  • ✓ Wir bauen — du kontrollierst
  • ✓ Kein IT-Team nötig
Transparenz

Tools, Hosting, EU AI Act — keine Blackbox

Wir arbeiten mit n8n und Make für Workflows sowie KI-Modellen von OpenAI, Anthropic und Mistral — gehostet auf EU-Servern. Du siehst jede Automation, jede Regel, jeden Datenfluss. Alles läuft in deinen Accounts: kein Vendor-Lock-in, jede Automation dokumentiert und übertragbar.

EU AI Act: seit Februar 2025 Pflicht — auch für KMU

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet jedes Unternehmen, das KI einsetzt, zu nachweisbarer KI-Kompetenz im Team — unabhängig von der Größe. Wir bauen Schulung und Dokumentation in jedes Projekt ein, statt sie als Extra zu verkaufen.

Beweis aus Wien

Referenzen aus Wien

partner.law

Das Problem

500+ E-Mails/Woche. Jede manuell gelesen, kategorisiert, weitergeleitet. 8 Stunden/Woche. Kein Dokument darf auf US-Server.

Die Lösung

KI-System klassifiziert E-Mails automatisch nach Dringlichkeit. 100% in Outlook integriert. EU-hosted.

Das Ergebnis

8h → <1h/Woche. ~97 % Trefferquote. Implementierung: 3 Wochen.

Zeitaufwand

8h/Woche

<1h/Woche

Manuell

Ja

Nein

US-Server

Nein (Anf.)

Nein ✓

Setup-Zeit

—

3 Wochen

“Wir brauchten keine generische KI-Lösung — sondern ein System, das Vergaberecht versteht, in Outlook funktioniert und bei dem kein einziges Dokument auf einem US-Server landet.”
— Kanzleileitung, partner.law
Branchen-Fokus

Spezialisiert auf Kanzleien & Steuerberater in Wien

Unser Schwerpunkt: Anwaltskanzleien und Steuerberatungs-Kanzleien — Betriebe mit hohem E-Mail- und Belegaufkommen, strengen Vertraulichkeits-Anforderungen und wiederkehrenden Prozessen. Genau dort rechnet sich KI-Automatisierung am schnellsten: Der partner.law-Case oben kommt aus exakt diesem Umfeld.

So funktioniert es

So läuft ein OptimusFlow-Projekt ab

Keine monatelangen Strategieprojekte. Keine Endlosmeetings. Erste Automation geht in Woche 3–4 live.

01

Analyse & Diagnose

Woche 1–2

Das System scannt deine Prozesse. Gemeinsam identifizieren wir die 3–5 Hebel mit dem höchsten Automatisierungspotenzial, priorisiert nach ROI.

Dein Aufwand: 1–2 Stunden

02

Aufbau & Integration

Woche 3–4

Wir bauen die Automatisierungen direkt in deine bestehenden Tools ein. Outlook bleibt Outlook. Dein CRM bleibt dein CRM. Invisible Architecture: Du siehst das Ergebnis, nicht die Technik.

Dein Aufwand: 1–2 Stunden

03

Live & läuft

Ab Woche 4

Erste Automationen gehen live. Wir beobachten gemeinsam die Ergebnisse, optimieren nach und dokumentieren alles. Du hast volle Kontrolle.

Dein Aufwand: Null — läuft ohne dich

Kundenchaos-Score

Finde heraus, wie viel Zeit du gerade verlierst

5 Fragen. 2 Minuten. Sofortiges Ergebnis.

Frage 1 von 5

Wie viel Zeit geht bei euch pro Woche für manuelle Koordination, Dateneingabe und interne Abstimmung drauf?

Investition

Skaliere dein Business. Nicht deine Bürokratie.

Unsere Kunden gewinnen bis zu 10 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter zurück — Routinearbeit, die heute Kapazität bindet.

Alle Projekte starten mit einem kostenlosen Erstgespräch. Kein Commitment vorab.

PunktuellWenn du Klarheit brauchst, bevor du investierst.

Strategic Roadmap

€2.000

Wir zeigen dir, welche Automationen bis zu 10 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter freimachen können — mit ROI-Zahlen pro Automation. Die Einsparung entsteht in der nachfolgenden Implementierung.

  • ✓Vollständige Prozessanalyse deiner 5 größten Zeitfresser
  • ✓Priorisierte Automatisierungslandkarte mit ROI-Prognose
  • ✓Use-Case-Steckbriefe für jede empfohlene Automation
  • ✓90-Min. Strategie-Session + schriftliche Dokumentation

Buche innerhalb von 60 Tagen eine Implementierung — €1.500 werden angerechnet.

Kostenloses Erstgespräch anfragen →

Executive Workshop

€5.000 pro Tag

Dein Führungsteam verlässt den Workshop mit einer priorisierten Use-Case-Liste nach ROI — ready für die Umsetzung.

  • ✓Ganztägiger Workshop vor Ort oder remote
  • ✓Hands-on Use-Case-Entwicklung mit deinem Führungsteam
  • ✓Priorisierte Use-Case-Liste nach ROI
  • ✓Executive-Summary für Vorstand / Geschäftsführung

Für Führungsteams ab 5 Personen — C-Level, Abteilungsleiter, Management-Teams.

Kostenloses Erstgespräch anfragen →
MandateWenn du baust.

Kundenanfragen-Automatisierung

Preis nach Scope

Eingehende Anfragen aus E-Mail und Social werden klassifiziert, priorisiert und ans richtige Team geroutet — ohne dass dein Postfach explodiert.

  • ✓Klassifikation: Kaufabsicht / Beschwerde / Spam / Lob
  • ✓Routing in CRM, Outlook, Slack oder eigene Tools
  • ✓DSGVO-konform, EU-gehostet, in 3–6 Wochen produktiv
ab €8.000
Mehr erfahren →

Content- & Social-Automatisierung

Preis nach Scope

KI-Assistenten in deiner Brand Voice produzieren Posts, Newsletter und Antworten — EU-hosted, mit Freigabe-Workflow und Feedback-Schleife.

  • ✓Brand-Voice-trainierte KI-Agenten (EU-hosted)
  • ✓Multi-Channel: LinkedIn, Instagram, Newsletter, Blog
  • ✓Freigabe-Dashboard mit Feedback-Schleife

Case Study: Wiener Luxusjuwelier — 24/7-Erkennung von Kaufabsicht in Kommentaren, Spam offline.

ab €8.000
Mehr erfahren →

Vertriebsautomatisierung

Preis nach Scope

End-to-End-Pipeline von Lead bis Mahnung: Angebot, Rechnung, Follow-up — alles automatisiert, alles nachvollziehbar.

  • ✓Lead → Angebot → Rechnung → Mahnung end-to-end
  • ✓Integration in dein bestehendes CRM und ERP
  • ✓DSGVO-konform, EU-gehostet, in 4–8 Wochen produktiv

Case Study: EECS Green — Angebotszeit halber Arbeitstag → 15min, Geschäftsführung operativ freigestellt.

ab €15.000
Mehr erfahren →

Welche Stufe passt zu dir?

Wenn du nicht sicher bist, starten die meisten mit der Strategic Roadmap (€2.000) — €1.500 werden auf eine Implementierung angerechnet.

Strategic Roadmap€2.000
Ergebnis: Klare Roadmap mit ROI-Zahlen pro Automation
Passt wenn: Du willst erst den Hebel finden, dann investieren
Zeitrahmen: 2 Wochen
Executive Workshop€5.000/Tag
Ergebnis: Priorisierte Use-Case-Liste nach ROI
Passt wenn: Führungsteam gemeinsam ausrichten
Zeitrahmen: 1 Tag
Implementation-ProjektePreis nach Scope
Ergebnis: Kundenanfragen, Content & Social, Vertrieb — durchgehend gebaut
Passt wenn: Konkreter Pain-Point steht fest, Roadmap liegt vor
Zeitrahmen: 3–8 Wochen

Alle Preise zzgl. USt. (netto).

FAQ

Häufige Fragen zu KI-Beratung in Wien

Was kostet KI-Beratung in Wien?+
KI-Beratung in Wien startet mit zwei klaren Ankern: Strategic Roadmap für €2.000 (Credit-Back €1.500 bei Folgeauftrag) und Executive Workshop für €5.000/Tag. Implementierungs-Projekte (Kundenanfragen, Content & Social, Vertrieb) skalieren mit dem Scope und werden im kostenlosen Erstgespräch klar gerechnet — immer Festpreis nach Umfang, nie Stundensatz.
Wie lange dauert die Einführung von KI-Automatisierung?+
Erste Automationen laufen nach 3–4 Wochen. Vollständige Implementierung: 6–8 Wochen. Kein nennenswerter Zeitaufwand auf deiner Seite.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform in Österreich?+
Ja — wenn der Anbieter auf EU-Servern operiert. OptimusFlow setzt ausschließlich auf EU-hosted Infrastruktur. Keine Datenweitergabe an Drittanbieter außerhalb der EU. Bei sensiblen Branchen wird das schriftlich dokumentiert.
Welche Prozesse können KMU durch KI automatisieren?+
Die Top 5: E-Mail-Klassifizierung, automatisches Nachfassen, CRM-Datenpflege, Rechnungsstellung nach Regelwerk, Reporting. Diese Bereiche machen in typischen Wiener KMUs bis zu 10 Stunden manueller Arbeit pro Woche pro Mitarbeiter aus.
Was ist der Unterschied zwischen klassischer KI-Beratung und KI-Beratung mit Umsetzung?+
Klassische KI-Beratung endet bei Strategie und Roadmap — die Umsetzung bleibt bei dir. OptimusFlow deckt beides ab: Beratung und vollständige Implementierung aus einer Hand. Kein internes IT-Team nötig, keine neue Software einlernen, kein Vendor-Lock-in.
Brauche ich ein CRM für KI-Automatisierung?+
Nicht zwingend. OptimusFlow nutzt vorhandene Tools (Outlook, Excel, bestehendes CRM) und verbindet sie durch intelligente Workflows. Unternehmen ohne CRM starten einfacher und führen das CRM parallel ein.
Was ist der Unterschied zu ChatGPT?+
ChatGPT generiert Texte — führt aber keine Aktionen aus. KI-Automatisierung verbindet mehrere Systeme, trifft Entscheidungen nach deinen Regeln und löst direkt Aktionen aus: E-Mails versenden, CRM updaten, Rechnungen erstellen.
Wie finde ich die beste KI-Beratung in Österreich?+
Drei objektive Kriterien: (1) Spezialisierung auf KMU statt Enterprise, (2) öffentlich publizierte Case Studies mit konkreten Zahlen — nicht nur intern referenzierbar, (3) DSGVO-konforme EU-Server mit dokumentierter Datenverarbeitung. Ein seriöser Anbieter bietet ein kostenloses Erstgespräch ohne Verkaufsdruck.
Wer sind die besten KI-Berater in Österreich für Unternehmenstransformation?+
Der österreichische Markt ist fragmentiert: Enterprise-Berater mit Compliance-Schwerpunkt, Freelance-Implementierer für einzelne Tools, klassische Full-Service-Digitalagenturen und spezialisierte Automatisierungs-Partner für KMU. Für KMU mit manuellen Kundenprozessen ist OptimusFlow Consulting aus Wien spezialisiert: Fokus auf Automatisierung, transparente Fixpreise, nachweisbare Ergebnisse aus Wien (Kanzlei-Case: 8h → unter 1h/Woche).
Was macht eine KI-Agentur in Wien?+
Eine KI-Agentur in Wien übernimmt die vollständige Umsetzung von KI-Projekten — von der Strategie bis zum laufenden System. Für KMU bedeutet das: kein eigenes IT-Team nötig, keine neue Software einlernen, kein Vendor-Lock-in. OptimusFlow als KI-Agentur Wien bietet Prozessanalyse, Systemarchitektur, Integration in bestehende Tools (CRM, E-Mail, ERP) und laufendes Monitoring — mit klaren Kosten und Zeitrahmen.
Welche KI-Agenturen gibt es in Wien?+
In Wien gibt es KI-Agenturen mit unterschiedlichen Schwerpunkten: Enterprise-fokussiert mit EU-AI-Act-Compliance, Full-Service für KMU bis Konzern, Strategie- und Automatisierungs-Mix. Für Unternehmen mit manuellen Kundenprozessen und schnellen ersten Ergebnissen ist OptimusFlow spezialisiert — mit öffentlichen Wien-Referenzen, transparenten Fixpreisen und Fokus auf KMU-Betriebsabläufe.
Gilt der EU AI Act auch für KMU in Wien?+
Ja. Die EU-KI-Verordnung gilt seit Februar 2025 für jedes Unternehmen, das KI einsetzt — unabhängig von der Größe. Artikel 4 verlangt nachweisbare KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten; für typische KMU-Anwendungen wie E-Mail-Automatisierung oder CRM-Workflows genügen Schulung und Dokumentation. Hochrisiko-Pflichten betreffen die wenigsten KMU. OptimusFlow liefert Schulung und Dokumentation im Projekt mit.
Mit welchen Tools arbeitet eine KI-Beratung wie OptimusFlow?+
OptimusFlow arbeitet mit n8n und Make für Automatisierungs-Workflows sowie KI-Modellen von OpenAI, Anthropic und Mistral — EU-hosted. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die Integration in deine bestehenden Systeme: Outlook, CRM, Buchhaltung. Alles läuft in deinen Accounts, jede Automation ist dokumentiert und übertragbar. Kein Vendor-Lock-in: Du kannst jederzeit ohne uns weiterarbeiten.

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

Keine ROI-Versprechen ohne Beleg. Keine Buzzwords. Erste Ergebnisse in Woche 3–4 — und klare Zahlen darüber, was sich verändert hat.

Kostenloses Erstgespräch anfragen

30 Minuten. Keine Präsentation. Keine Verkaufsshow. EU-hosted.

DSGVO-konformEU-hosted
ISO 20700Beratungsprozess
WKÖ-zertifiziertWien