Unternehmen kaufen: der Ablauf Schritt für Schritt (mit Timeline)

Ein Unternehmen kauft man nicht wie ein Auto. Der Prozess zieht sich über Monate, hat eine feste Reihenfolge und mehrere Punkte, an denen Deals platzen. Wer den Ablauf kennt, verhandelt souveräner und vermeidet die teuren Anfängerfehler. Hier ist der komplette Weg.

Wie lange dauert ein Unternehmenskauf?

Realistisch: 6 bis 12 Monate für einen gut vorbereiteten KMU-Kauf. Fehlen aufbereitete Unterlagen oder Berater, werden daraus schnell 8 bis 18 Monate. Die einzelnen Phasen im Überblick:

Schritt 1: Suchprofil und Zielsuche

Bevor Sie suchen, definieren Sie das Profil: Branche, Region, Umsatz- und Mitarbeitergröße, Budget inklusive Finanzierungsrahmen. Die Quellen in Österreich: die WKO-Nachfolgebörse, die Plattform nexxt-change und — für die nicht inserierten Betriebe — M&A-Berater und Steuerberater mit Netzwerk.

Schritt 2: Erstkontakt und Geheimhaltung (NDA)

Vor jedem Datenaustausch wird eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterschrieben. Erst danach gibt der Verkäufer sensible Zahlen frei, meist über ein Information Memorandum oder einen Datenraum. Diese Phase dauert 4 bis 8 Wochen.

Schritt 3: Erste Bewertung

Mit den ersten belastbaren Zahlen ermitteln Sie eine Wertspanne — meist über das Multiplikatorverfahren (bereinigtes EBITDA × Branchen-Multiple). Diese Indikation ist die Grundlage für die Absichtserklärung. Details im Leitfaden zur Unternehmensbewertung.

Schritt 4: Die Absichtserklärung (LOI)

Der Letter of Intent (LOI) hält die Eckpunkte fest: Kaufpreisindikation, Transaktionsstruktur (Asset oder Share Deal), Zeitplan, Finanzierungsvorbehalt.

Schritt 5: Due Diligence — das Unternehmen durchleuchten

Die DD ist die systematische Prüfung vor dem Kauf, bei KMU 4 bis 8 Wochen lang. Bei einem Kaufpreis unter 5 Mio. Euro kostet sie grob 15.000 bis 30.000 Euro. Geprüft wird in sechs Feldern — Financial, Tax, Legal, Commercial, HR und IT/Tech.

Worauf es ankommt: das bereinigte EBITDA (Red Flag: Bereinigungen über 20 %), die Kundenkonzentration (ein Kunde über 30 % ist kritisch), Change-of-Control-Klauseln in Schlüsselverträgen (kündbar bei Eigentümerwechsel) und offene Betriebsprüfungen. Eine eigene Anleitung zur Due Diligence geht in die Tiefe.

Schritt 6: Vertragsverhandlung

Aus den DD-Ergebnissen wird der Kaufvertrag (SPA bzw. APA). Hier werden die Garantien des Verkäufers (Reps & Warranties), die Kaufpreisanpassung (Locked Box oder Closing Accounts) und gegebenenfalls ein Earn-Out verhandelt. Dauer: 4 bis 8 Wochen.

Schritt 7 und 8: Signing und Closing

• Signing: die Vertragsunterzeichnung. Noch kein Eigentumsübergang.
• Closing: die tatsächliche Übertragung gegen Kaufpreiszahlung, sobald alle Bedingungen erfüllt sind (Finanzierungsbestätigung, Zustimmungen Dritter).

Zwischen beiden können Wochen bis Monate liegen. Wer Signing und Closing verwechselt, plant die Übernahme falsch.

Die Checkliste vor dem Closing

• Geheimhaltung (NDA) und Absichtserklärung (LOI) anwaltlich geprüft
• Due Diligence in allen sechs Feldern abgeschlossen
• Finanzierung gesichert (inkl. aws-Garantie über die Hausbank)
• Bei Asset Deal: Rückstandsabfrage bei Finanzamt und SV-Träger (Haftung nach § 14 BAO, § 67 ASVG)
• Kaufvertrag mit Garantiekatalog und Kaufpreismechanik final
• Übergabe-/Integrationsplan für die ersten 100 Tage steht

Wer begleitet den Kauf?

Drei Berater sind üblich: der M&A-Berater koordiniert den Prozess (Success Fee grob 2 bis 5 %, bei kleinen Deals bis 7 %), der M&A-Anwalt macht LOI und Vertrag (ab 200 bis 300 Euro pro Stunde), und der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer übernimmt Financial und Tax DD sowie die Strukturierung. Bei der DD entfallen grob 40 bis 50 % der Kosten auf den Wirtschaftsprüfer.

Nach dem Closing beginnt die eigentliche Arbeit

Der unterschätzte achte Schritt: die Integration. Die ersten 100 Tage entscheiden über die Rendite. Das größte Risiko ist das Kopf-Monopol — das Wissen des scheidenden Eigentümers, das nirgends dokumentiert ist. Wer früh die Prozesse dokumentiert und die zeitfressendsten Abläufe (E-Mail, CRM, Reporting) automatisiert, sichert den Wert der Übernahme ab. Mehr im kompletten Leitfaden zum Unternehmenskauf.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Unternehmenskauf?

Ein gut vorbereiteter KMU-Kauf dauert typisch 6 bis 12 Monate von der Zielsuche bis zum Closing. Bei schlechter Datenlage oder ohne Berater verlängert er sich auf 8 bis 18 Monate. Allein die Due Diligence nimmt 4 bis 8 Wochen in Anspruch.

Was ist der Unterschied zwischen Signing und Closing?

Signing ist die Unterzeichnung des Kaufvertrags — rechtlich bindend, aber noch ohne Eigentumsübergang. Closing ist der tatsächliche Vollzug: Eigentumsübertragung gegen Kaufpreiszahlung, sobald alle aufschiebenden Bedingungen erfüllt sind. Zwischen beiden Terminen können Wochen bis Monate liegen.

Ist ein Letter of Intent (LOI) bindend?

Überwiegend nicht. Der LOI dokumentiert die Verhandlungsbereitschaft und die Eckpunkte, verpflichtet aber nicht zum Abschluss. Bindend sind in der Regel nur die Geheimhaltungs- und die Exklusivitätsklausel — diese sind durchsetzbar und manchmal mit Vertragsstrafe versehen.

Was kostet die Begleitung eines Unternehmenskaufs?

Die Due Diligence kostet bei einem Kaufpreis unter 5 Mio. Euro grob 15.000 bis 30.000 Euro (1 bis 2 % des Kaufpreises). M&A-Berater arbeiten mit einer Erfolgsprovision von 2 bis 5 %, Anwälte ab 200 bis 300 Euro pro Stunde, eine Unternehmensbewertung kostet 5.000 bis 20.000 Euro.