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OptimusFlow Consulting

Wien · Architekturbüro

3 Tage für ein Angebot — obwohl 80% identisch ist. Geht kürzer.

Angebotserstellung, Projektdokumentation, Kunden-Status-Updates: drei administrative Prozesse, die Architekten täglich vom eigentlichen Entwurf weghalten. Das Problem ist nicht die Software. Es ist der fehlende Prozess dahinter.

KI-Automatisierung für Architekturbüros Wien bezeichnet den Einsatz von KI-Systemen zur automatischen Erstellung von Angebotsvorlagen, strukturierten Projektdokumentationen und Kunden-Status-Updates in Wiener Planungsbüros. OptimusFlow Consulting hat aktuell noch keinen abgeschlossenen Architektur-Case — die operativen Muster aus Kanzlei- und Messebau-Projekten (Angebotserstellung 4h → 15 Min., E-Mail-Klassifizierung 8h → <1h/Woche) treffen exakt auf Architekturbüros zu. Systeme integrieren sich ohne Eingriff in bestehende CAD- oder Planungssoftware.

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Kostenlos · Unverbindlich · Max. 4 Projekte pro Monat

Das Problem

Kommt dir das bekannt vor?

80% jedes Angebots ist identisch — trotzdem dauert es Tage

Leistungsphasen, Honorarberechnung, Projektbeschreibung — alles manuell zusammengestellt, obwohl der Kern bei jedem Angebot derselbe ist. Berechnungsillustration: 3h × 15 Angebote/Monat × €90 Stundensatz = €4.050/Monat gebundene Admin-Kapazität — nur für Angebote.

Projektdokumentation bleibt liegen

Besprechungsprotokolle, Bautagesberichte und Planänderungs-Logs werden unregelmäßig gepflegt. Im Streitfall fehlt die lückenlose Dokumentation. Das ist kein Effizienz-Problem. Es ist ein Haftungsrisiko.

Bauherren fragen manuell nach dem Projektstatus

Wo stehen wir? Wann kommt die nächste Einreichung? Das Team gibt manuell Auskunft — obwohl die Information im Projektplan längst verfügbar wäre. Das System fehlt, nicht die Daten.

Was wir bauen

Drei Automationen mit sofortigem Effekt

01

Angebots-Generator für HOAI und österreichische Honorarrichtlinien

Konfigurierbare Angebotsvorlagen für Leistungsphasen — HOAI für DE-Büros, österreichische Richtlinien für AT-Büros. Kundendaten, Projekttyp und Leistungsumfang eingeben — fertig strukturiertes Angebot in Minuten. Das System triagiert die Eingaben, du prüfst das Ergebnis.

Angebotserstellung von Stunden auf Minuten (Messebau-Referenz: EECS Green, halber Arbeitstag → 15 Min., identische Mechanik)

02

Automatische Projekt-Doku-Templates nach Kundenterminen

Nach jedem Termin wird automatisch ein Protokoll-Entwurf erstellt und der zuständigen Person zur Freigabe vorgelegt. Bautagesberichte aus strukturierten Inputs. Die Dokumentationskette entsteht als Nebenprodukt — ohne extra Aufwand.

Doku-Rückstände eliminiert, vollständige datierte Protokollkette

03

Kunden-Update-Automation bei Meilensteinen

Bei definierten Projektmeilensteinen (Einreichung eingereicht, Bewilligung erteilt, Baustart) bekommt der Bauherr automatisch eine strukturierte Statusnachricht. Das System sendet — du hast es einmal konfiguriert.

Bauherren-Anfragen zum Projektstatus auf null reduziert

Live aus unserem Stack

Ein Automation-Beispiel aus der Praxis

Kein Template-Download, keine Blaupause. Was du im Marketplace siehst, haben wir für echte Kunden gebaut — mit konkreten Zahlen, die wir nennen dürfen.

Dieses Automation-Beispiel ansehen
Beweis aus der Praxis

Referenzen aus vergleichbaren Projekten

Kein Marketingversprechen ohne Beleg. Unsere Case Studies zeigen konkrete Zahlen aus realen Projekten.

Case Study ansehenAlle Referenzen ansehen →
Lokal verankert

Warum OptimusFlow in Wien

Unser Standort

Schreiberweg 6/4, 1190 Wien

Wie wir arbeiten

Wir sitzen in Wien. Vor-Ort-Kickoffs in Wiener Büros sind Standard. Remote-Betrieb ab Woche 2. Wir haben noch keinen abgeschlossenen Architektur-Case — die operativen Muster aus unseren Kanzlei- und Messebau-Projekten treffen aber exakt auf Architekturbüros zu.

Nächster Schritt

Wir bauen keine Konzepte.
Wir bauen Systeme, die ohne dich laufen.

30 Minuten Erstgespräch. Keine Präsentation. Du bekommst eine klare Einschätzung, welche drei Prozesse bei dir das größte Automatisierungspotenzial haben.

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FAQ

Häufige Fragen

Gibt es schon abgeschlossene Architektur-Projekte bei OptimusFlow Consulting?
Noch nicht — und das sagen wir offen. Wir suchen das erste Architekturbüro, mit dem wir gemeinsam einen Case aufbauen. Unsere Basis: dokumentierte Projekte mit strukturell identischen Mustern aus Messebau (EECS Green: Angebotserstellung halber Arbeitstag → 15 Min., 0 Kalkulationsfehler) und Kanzleien (partner.law: E-Mail-Klassifizierung 8h → <1h/Woche). Das erste Architekturbüro bekommt einen besonders engen Feedback-Loop.
Kann das mit HOAI-Angeboten und österreichischen Honorarrichtlinien umgehen?
Die Angebotslogik wird auf deine Honorarordnung und Leistungsphasen konfiguriert — HOAI für Deutschland, österreichische Richtlinien für AT-Büros. Die konkrete Konfiguration prüfen wir im Erstgespräch anhand deines Setups.
Welche Projektmanagement-Tools werden unterstützt?
Integration in Asana, Notion, MS Project und PlanRadar möglich. Wir analysieren deinen Stack im Erstgespräch und verbinden, was du bereits nutzt.
Wie lange dauert die Einführung für ein kleines Architekturbüro?
Erste Automationen (z.B. Angebots-Generator) gehen typisch in Woche 3–4 live. Vollständige Integration inkl. Projektdoku und Kunden-Updates dauert 6–8 Wochen. Dein Aufwand in der Analyse-Phase: 1–2 Stunden.
Ist die automatische Dokumentation rechtssicher?
Das System erstellt strukturierte, datierte Protokolle — die rechtliche Bewertung liegt beim Anwalt. Unsere Dokumentationssysteme sind auf Vollständigkeit und Nachverfolgbarkeit ausgelegt. Für AT-Büros: EU-hosted, alle Planungsdaten bleiben auf EU-Servern.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn ihr weniger als 10 Angebote pro Monat erstellt, ist der Setup-Aufwand größer als der Nutzen — wir würden euch ehrlich abraten. Ebenso wenn ihr gerade einen Software-Wechsel plant: Wartet, bis das neue System stabil ist. Und für CAD-Workflows oder BIM-Prozesse sind wir nicht das richtige Büro.
Was kostet Automatisierung für ein Architekturbüro?
Einstieg: Strategic Roadmap €2.000 — identifiziert die drei größten Hebel, Credit-Back €1.500 bei Implementierungsbuchung ≤60 Tage. Die operative Umsetzung besprechen wir nach Scope im Erstgespräch — Festpreis, kein Stundensatz.