Wissensmanagement

1,8 Stunden Suchen täglich eliminiert: Der interne KI-Wissensagent, der Rückfragen um 30 % reduziert — ein Eigensystem von OptimusFlow Consulting

OptimusFlow Consulting — Eigensystem — intern entwickelt und betrieben

Sekunden

Antwortzeit statt 1,8h Suchen

–30 %

interne Rückfragen

zentrales Wissens-Interface

Herausforderung

Wissen in 10+ Tools verteilt. Neue Mitarbeiter suchen mehr als sie arbeiten.

Handbücher in Google Drive, Prozesse in Confluence, Entscheidungen in Slack, Projekte in E-Mails — niemand wusste, wo was stand. Laut einer McKinsey-Studie (2012) entfallen rund 19 % der Arbeitszeit auf die Suche nach Informationen — umgerechnet etwa 1,8 Stunden pro Tag. Neue Mitarbeiter waren in den ersten Wochen nur teilweise produktiv. Erfahrene Kollegen wurden täglich mit denselben Grundfragen unterbrochen. OptimusFlow Consulting hat dieses System für den eigenen Betrieb entwickelt.

Lösung

Ein KI-Agent, der das gesamte Unternehmenswissen in Sekunden zugänglich macht

Ein zentraler KI-Wissensagent indexiert alle Unternehmensdokumente und macht sie über eine Chat-Schnittstelle in natürlicher Sprache zugänglich. Neue Dokumente werden automatisch eingebunden. Jede Antwort enthält eine Quellenangabe. Berechnungsillustration: 1,8h Suchen täglich × 5 Tage × 50 Wochen × 10 Mitarbeiter × €65/h = ~€23.400/Jahr — ohne Einberechnung von Unterbrechungskosten. Das System läuft intern bei OptimusFlow Consulting — nicht als Demo, sondern produktiv.

✓Wissensextraktion aus allen bestehenden Dokumenten (Drive, Confluence, PDFs)
✓Chat-Interface in natürlicher Sprache — auf Deutsch
✓Quellenangabe bei jeder Antwort für Nachvollziehbarkeit
✓Automatisches Re-Indexing bei Dokumentupdates
✓Zugriffsberechtigungen nach Mitarbeiterrolle

Ähnlicher Workflow für deinen Betrieb? Erstgespräch anfragen →

Ergebnis

30 % weniger Rückfragen. Onboarding deutlich schneller.

Interne Rückfragen gingen um 30 % zurück. Erfahrene Kollegen werden seltener unterbrochen. Onboarding läuft deutlich schneller — neue Mitarbeiter sind ab Tag 1 produktiv, weil das Wissen sofort zugänglich ist. Intern beschreiben wir das so: Neue Mitarbeiter fragen den Agent — nicht mehr die Kollegen. Und die Antworten sind zuverlässiger als jedes Wiki. Dieses System betreiben wir täglich.

Internes Wissen abrufbar machen?

Wenn dein Team täglich Zeit mit Suchen verbringt oder erfahrene Kollegen immer wieder dieselben Fragen beantworten, ist ein zentraler Wissensagent die schnellste Lösung.

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Kein Verkaufsdruck.