Workflow-Showcase

Wie EECS Green Angebote in 15 Minuten erstellt — statt einem halben Arbeitstag

3 Jahre Projektwissen aus 50 Dokumenten digitalisiert: Ein zentraler zweisprachiger Produktkatalog macht vollständige Angebote in 15 Minuten möglich — mit korrekten Margen, ohne GF-Beteiligung.

Messebau / B2B-DienstleistungSales Follow-Up

pro Angebot statt halber Arbeitstag: 15 Min.
Kalkulationsfehler seit Go-Live: 0
für Vertriebsteam-Aufbau: Bereit

Tool-Stack

n8nLangdockPDF-Generator

Workflow-Struktur

Workflow läuft in n8n

Screenshot folgt — n8n-Canvas-Aufnahme ohne Custom-Logic-Details

Wie es funktioniert

Wissensexternalisierung bezeichnet die systematische Überführung von Kopfwissen und verstreuten Dokumenten in eine strukturierte, maschinenlesbare Wissensbasis — damit Angebote, Kalkulationen und Prozessketten nicht mehr an einer Person hängen. OptimusFlow Consulting hat dieses System bei EECS Green GmbH (Wiener Spezialist für nachhaltigen Messebau) implementiert: sämtliches Produkt- und Kalkulationswissen aus 50 Dokumenten und drei Jahren Projektdaten per KI extrahiert, als zweisprachiger Produktkatalog (DE/EN) strukturiert. Ergebnis: Angebote in 15 Minuten statt einem halben Arbeitstag — zweisprachig, mit korrekten Margen, ohne GF-Beteiligung.
Der erste Schritt war die KI-gestützte Extraktion: Produkte, Preise, Margenmodelle und Projektdaten aus 50 Dokumenten und drei Jahren Kopfwissen des GF wurden strukturiert und in einen zentralen, zweisprachigen Produktkatalog überführt. Was vorher für jedes Angebot mühsam aus alten Dokumenten zusammengesucht werden musste, ist jetzt auf Knopfdruck verfügbar — für den GF und für künftige Vertriebsmitarbeiter.
Auf Basis des zentralen Katalogs entstehen Angebote als PDF in Deutsch oder Englisch — mit standardisierter Kalkulationslogik und Margenübersicht direkt auf Angebotsebene. Der GF prüft und versendet. Keine manuelle Recherche in alten Dokumenten, keine Kalkulationsfehler durch Copy-Paste, keine Inkonsistenz zwischen DE- und EN-Version.
Die durchgängige Prozesskette (Angebot → Auftrag → Rechnung → Mahnwesen → Kontoabgleich) ersetzt fragmentierte manuelle Schritte. Wann lohnt sich das nicht: Wenn dein Angebotsprozess bereits unter 30 Minuten liegt oder dein Produktsortiment weniger als 20 Positionen umfasst, ist der Extraktionsaufwand unverhältnismäßig — ehrliches Nein binnen 5 Werktagen ist Teil unseres Prozesses.

Warum nicht 1:1 kopieren?

Dieser Workflow läuft bei einem konkreten Kunden mit seinem Stack, seiner Datenstruktur und seinen Prozessen. Was wir hier zeigen, ist die Logik — nicht ein Template, das du einfach installieren kannst. Eine funktionierende Implementation braucht:

Jede Firma hat einen anderen Wissensbestand: Margenmodelle, Produktpositionen, Preisregeln und historische Projektdaten unterscheiden sich grundlegend. Die KI-Extraktion muss auf die vorhandenen Dokumente und die Branchenspezifika kalibriert werden — ein generischer Kalkulations-Prompt liefert keine verwertbaren Ergebnisse.
Angebotsstruktur und Kalkulationslogik sind branchenspezifisch: Messebau unterscheidet sich fundamental von SaaS, Handel oder Dienstleistung. Margenmodelle, Positionen und Sonderkonditionen müssen aus den bestehenden Unterlagen extrahiert und validiert werden — das ist keine Konfiguration, sondern Implementierungsarbeit.
Die durchgängige Prozesskette (Angebot bis Zahlungseingang) muss an den bestehenden Stack angepasst werden — welche Buchhaltungssoftware, welche Rechnungsstandards, welche Genehmigungsstufen. Wissensexternalisierung und Angebotssysteme bei OptimusFlow Consulting: Preis nach Scope. Vollständige Preisübersicht → /#pricing