Workflow-Showcase
Wie EECS Green Angebote, Rechnungen und Standentwürfe aus einem System holt
Ein zweisprachiger Artikelstamm für alle Angebote, Rechnung und Zahlungsabgleich im selben System, dazu ein KI-Agent, der Messestände aus echten Lagerteilen plant. Die Endabnahme macht ein Mensch.
Messebau / B2B-DienstleistungSales Follow-Up
- ein Artikelstamm für alle Angebote
- DE / EN
- für Angebot, Rechnung und Zahlungsabgleich
- 1 System
- pro Standvisualisierung
- < 5 Min.
Tool-Stack
KI-AgentRhinoV-RayEasybill
Workflow-Struktur
Workflow läuft in n8n
Screenshot folgt — n8n-Canvas-Aufnahme ohne Custom-Logic-Details
Wie es funktioniert
- Ein zentraler Artikelstamm bündelt alle Leistungen und Produkte eines Betriebs an einer Stelle, damit Angebote, Rechnungen und Zahlungen nicht mehr aus Word-Dateien und Excel-Listen zusammengesucht werden. OptimusFlow Consulting hat das bei EECS Green GmbH (Wiener Spezialist für nachhaltigen Messebau) umgesetzt: Alle Leistungen sind zweisprachig (DE/EN) angelegt, Angebot, Rechnung, Bankimport und Zahlungsabgleich laufen im selben System. Dazu plant ein KI-Agent Messestände aus dem echten Teilelager, die Endabnahme macht ein Mensch.
- Vorher entstanden Angebote und Rechnungen in Word, das Wissen über Teile und Preise steckte in Excel-Listen und im Kopf des Geschäftsführers. Heute liegt jede Leistung einmal im Artikelstamm, auf Deutsch und auf Englisch. Internationale Aussteller bekommen englische Angebote aus demselben Stamm.
- Im eigenen Betriebssystem EDGAR laufen Angebot, Rechnung, Bankimport und Zahlungsabgleich zusammen, die Marge wird pro Projekt im Controlling sichtbar. Vor jedem Angebotsversand prüft das System automatisch auf typische Fehler. Der Geschäftsführer gibt weiterhin frei.
- Für den Standentwurf kennt ein KI-Agent das komplette Teilelager digital, plant daraus den Stand, setzt Farben und Logo des Ausstellers um und visualisiert ihn für das Angebot. Statik, Packliste und feuerpolizeiliche Vorgaben prüft vor der Freigabe ein Mensch. Wann lohnt sich das nicht: Wenn dein Sortiment weniger als 20 Positionen umfasst und du kaum Angebote schreibst, ist der Aufbau unverhältnismäßig. Ein ehrliches Nein binnen 5 Werktagen ist Teil unseres Prozesses.
Warum nicht 1:1 kopieren?
Dieser Workflow läuft bei einem konkreten Kunden mit seinem Stack, seiner Datenstruktur und seinen Prozessen. Was wir hier zeigen, ist die Logik — nicht ein Template, das du einfach installieren kannst. Eine funktionierende Implementation braucht:
- Jede Firma hat einen anderen Bestand an Leistungen, Preisregeln und Projekthistorie. Der Artikelstamm muss aus den vorhandenen Unterlagen aufgebaut und mit dem Team abgestimmt werden. Eine generische Vorlage liefert keine verwertbaren Angebote.
- Ein KI-Agent plant nur dann baubare Stände, wenn er mit dem echten Teilelager arbeitet. Systemteile, Zargen und Möbel müssen digital vorliegen, und die Regeln aus den Korrekturen des Designers müssen einfließen. Das ist keine Konfiguration, sondern Implementierungsarbeit.
- Angebot, Rechnung und Zahlungsabgleich müssen an den bestehenden Stack angepasst werden: welche Rechnungssoftware, welche Bank, welche Freigabestufen. Angebots- und Betriebssysteme bei OptimusFlow Consulting: Preis nach Scope. Vollständige Preisübersicht → /#pricing