E-Mail Automatisierung

500 E-Mails pro Woche dreistufig klassifiziert: partner.law geht von 8 Stunden auf unter 1 Stunde Triage — in 3 Wochen

partner.law — Kanzleileitung

500+

E-Mails/Woche klassifiziert

~97 %

automatisch zugeordnet

3 Wochen

von Kickoff bis Go-Live

Herausforderung

30+ laufende Vergabeverfahren. Hunderte E-Mails. Eine einzige Mitarbeiterin.

partner.law ist eine spezialisierte Vergaberechts-Kanzlei in Wien. Wöchentlich mehr als 500 E-Mails von Behörden, Bietern, Mandanten und Gerichten — und der gesamte Triage-Prozess hing an einer einzigen Mitarbeiterin. Bei Abwesenheit mussten drei Kollegen einspringen: ein klassisches Personenabhängigkeitsrisiko, das Ressourcen von drei Personen band. Fehler im Routing hatten direkte rechtliche Konsequenzen — eine falsch zugeordnete Fristmitteilung kann zum Ausschluss aus einem Vergabeverfahren führen. Nicht verhandelbar: kein einziges Dokument durfte auf einem US-Server landen.

Lösung

3-Stufen-Klassifizierung — regelbasiert + KI + menschliche Kontrolle

OptimusFlow Consulting implementierte ein dreistufiges Klassifizierungssystem. Stufe 1 sortiert ~85 % der E-Mails regelbasiert vor — die Regeln werden aus Screenshots und Fragebögen je Verfahren abgeleitet. Zusätzlich wird geprüft, ob alle Parteien auf dem Verteiler stehen. Stufe 2 analysiert die verbleibenden ~15 % mit KI-Klassifikation und ordnet weitere 10–12 % korrekt zu. Stufe 3: Alles unter 80 % Konfidenz landet im Kontrollordner zur menschlichen Prüfung. Mandantenkommunikation wird zusätzlich lokal archiviert.

✓Stufe 1: Regelbasierte Vorsortierung — ~85 % automatisch zugeordnet
✓Stufe 2: KI-Klassifikation mit Kontextanalyse — weitere ~10–12 %
✓Stufe 3: Kontrollordner für unsichere Fälle (<80 % Konfidenz) — nur ~3–5 % manuell
✓Automatische Verteilerprüfung + Weiterleitung bei fehlenden Parteien
✓100 % EU-hosted — kein einziges Dokument auf US-Servern
✓Nahtlose Outlook-Integration ohne neue Tools oder Schulung
✓Lokale Archivierung der Mandantenkommunikation nach Kanzlei-Vorgaben

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Ergebnis

Personenabhängigkeit aufgelöst. 8 Stunden Triage auf unter 1 Stunde.

Die Personenabhängigkeit von einer einzelnen Mitarbeiterin ist aufgelöst — der Prozess läuft unabhängig von einzelnen Personen. ~97 % der E-Mails werden automatisch zugeordnet (85 % regelbasiert + 12 % KI). Nur 3–5 % landen im Kontrollordner zur menschlichen Prüfung. Die drei Kollegen, die als Vertretung einspringen mussten, sind entlastet. Die Kanzleileitung formuliert es so: Gebraucht wurde keine generische KI-Lösung, sondern ein System, das Vergaberecht versteht, in Outlook funktioniert und bei dem kein einziges Dokument auf einem US-Server landet.

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Wir brauchten keine generische KI-Lösung — sondern ein System, das Vergaberecht versteht, in Outlook funktioniert und bei dem kein einziges Dokument auf einem US-Server landet.
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