Workflow-Showcase
Wie partner.law 500+ E-Mails pro Woche dreistufig klassifiziert — drei Wochen bis Go-Live
E-Mail-Triage für Kanzleien ist die automatische Anfragen-Klassifizierung direkt in Outlook — regelbasiert, KI-gestützt, 100 % EU-hosted. 30+ Vergabeverfahren parallel. Kein neues Tool, keine Schulung.
Kanzlei / RechtE-Mail-Triage
- E-Mails klassifiziert
- 500+/Woche
- automatisch zugeordnet
- ~97 %
- Kickoff bis Go-Live
- 3 Wochen
Tool-Stack
n8nOutlookLangdock
Workflow-Struktur
Workflow läuft in n8n
Screenshot folgt — n8n-Canvas-Aufnahme ohne Custom-Logic-Details
Wie es funktioniert
- E-Mail-Triage für Kanzleien ist die automatische Anfragen-Klassifizierung eingehender Mandantenmails — nach Verfahren, Mandant und Priorität — direkt im bestehenden Outlook, ohne neues Tool. OptimusFlow Consulting hat dieses System für partner.law (Wiener Vergaberechts-Boutique, 30+ parallele Vergabeverfahren) implementiert: 500+ E-Mails pro Woche, ~97 % automatisch zugeordnet (85 % regelbasiert, 12 % KI), drei Wochen von Kickoff bis Go-Live. Kein Dokument verlässt den EU-Verarbeitungsraum.
- Stufe 1 sortiert ~85 % der eingehenden E-Mails regelbasiert: Domain-Match, Verfahrenskürzel-Erkennung, Kontakt-Abgleich und eVergabe-Nummern-Pattern. Keine API-Calls, kein Latenz-Overhead. Unbekannte Kürzel von @partner.law oder @ankoe.at lösen automatisch das Anlegen neuer Stammdaten und Outlook-Ordner aus.
- Stufe 2 übergibt nur die verbleibenden ~15 % an die KI-Klassifikation — mit Kontextanalyse über EU-Endpoint, Konfidenz-Schwellwert ≥80 %. Was die Maschine nicht sicher klären kann (≈3–5 %), landet im Kontrollordner zur menschlichen Prüfung. Nicht versteckt, nicht halluziniert — sichtbar im eigenen Outlook-Ordner.
- Das System läuft vollständig Outlook-nativ: kein neues Tool, kein Change-Management, keine Schulung. Alle Daten bleiben in deinem M365-Tenant. Die KI-Klassifikation läuft über einen EU-Endpoint — kein einziges Dokument auf einem US-Server. 100 % EU-hosted, kein US-CLOUD-Act-Risiko.
Warum nicht 1:1 kopieren?
Dieser Workflow läuft bei einem konkreten Kunden mit seinem Stack, seiner Datenstruktur und seinen Prozessen. Was wir hier zeigen, ist die Logik — nicht ein Template, das du einfach installieren kannst. Eine funktionierende Implementation braucht:
- Klassifikationslogik ist kanzlei-spezifisch: Rechtsgebiete, Mandantenstruktur und Eskalationspfade unterscheiden sich. Eine Strafrechts-Kanzlei klassifiziert anders als eine Vergaberechts-Kanzlei. Ein generischer Prompt liefert 60 % Accuracy, nicht 97 %.
- Outlook- und M365-Integration erfordert App-Registration, OAuth-Scope-Abstimmung und Abgleich mit Conditional-Access-Policies je Kanzlei-Tenant — kein One-Size-Setup.
- Vergabe-Spezifika wie ANKÖ-Nummern, Fristerkennung und Kürzel-Regex (tolerant gegen ], }, )) müssen pro Kanzlei kalibriert werden. Wenn deine Kanzlei unter 100 E-Mails pro Woche hat oder mit zwei statischen Outlook-Regeln durchkommt, ist der Setup-Aufwand unverhältnismäßig — ehrliches Nein binnen 5 Werktagen ist Teil unseres Prozesses.