KI-Berater richtig auswählen

Die 7 Kriterien im Detail

1. 01

   Festpreis vs. offener Stundensatz

   Frage: Bekommst du vor Projektstart einen verbindlichen Preis — oder einen Tagessatz mit offener Discovery-Phase?

   Warum es wichtig ist: Stundensatz-Modelle ohne Scope-Definition kosten in DACH-KMU-Projekten typischerweise das 2-4-fache der ursprünglich gebudgetierten Summe, weil die Anbieter im eigenen Interesse die Discovery aufblähen können. Festpreis-Engagements zwingen den Anbieter zu sauberer Vorab-Spec.

   🚩 Red Flags

   • ·Tagessätze €1.500-3.000 ohne Festpreis-Alternative
   • ·"Discovery-Phase" als first deliverable ohne Caps
   • ·Scope wird erst im Workshop definiert
   • ·Vertraglicher Stundenkontingent-Topf, der nachgekauft werden kann

   ✅ Green Flags

   • ·Festpreis-Strategic-Roadmap (€1.500-3.000) als Einstieg
   • ·Implementation-Quote scope-priced nach Roadmap, nicht offen
   • ·Schriftliche Spec mit Akzeptanzkriterien vor Projektstart
   • ·Anrechnung der Roadmap-Investition auf Implementation (zeigt Skin-in-the-Game)

   Schau dir ein konkretes Angebot an. Wenn das Format "€X.000 für N Tage Discovery, dann sehen wir weiter" lautet, ist das ein Stundensatz-Modell — egal wie es genannt wird. Das richtige Format: "€X für definierten Output Y bis Datum Z." Bei OptimusFlow ist die Strategic Roadmap €2.000 Festpreis mit definierten Deliverables, und €1.500 davon werden auf die Implementation angerechnet, wenn innerhalb 60 Tagen beauftragt wird.

2. 02

   Go-Live-Commitment im Vertrag

   Frage: Steht im Vertrag, wann die erste Automation produktiv läuft — oder gibt es nur eine "Projektabschluss"-Klausel?

   Warum es wichtig ist: DACH-KI-Projekte mit 6-12-Monats-Roadmaps haben in 95 % der Fälle (siehe MIT-State-of-AI-Studie 2025) keine ROI vorgewiesen. Erfolgreiche Pilots gehen in Woche 3-8 live mit einem ersten Use-Case. Dann iterieren. Vertragliche Go-Live-Daten sind das stärkste Commitment-Signal.

   🚩 Red Flags

   • ·Roadmap ohne Datum oder "Q3"-Granularität
   • ·Phase 1 Discovery + Phase 2 Implementation ohne Datums-Mapping
   • ·Erste 3 Monate ohne deployable Output
   • ·Verschiebung bei kleinster Scope-Änderung als Vertrags-Standard

   ✅ Green Flags

   • ·Erste Automation live in Woche 3-6 schriftlich zugesagt
   • ·Pönalen oder Rückerstattung bei Verzug vereinbart
   • ·Iteratives Modell: kleiner Use-Case zuerst, dann erweitern
   • ·Beispiel-Timeline mit konkreten Wochenzahlen, nicht Phasen-Labels

   Frag konkret: "Was läuft am Tag 30 in Production?" Wenn die Antwort "Workshops und Discovery-Sessions" ist, suchst du weiter. Bei OptimusFlow ist das Standard-Engagement-Letter-Format: "Erste Automation live in Woche 3." Bei der Wiener Vergaberecht-Kanzlei lief die E-Mail-Klassifizierung an Tag 19 produktiv, bei eecs-green war die Angebots-Automation an Tag 24 live.

3. 03

   EU-Hosting + DSGVO-Konformität by default

   Frage: Wo werden Workflow-Daten und LLM-API-Calls technisch gehostet — und welche Auftragsverarbeitungsverträge liegen vor?

   Warum es wichtig ist: DSGVO Art. 28 verlangt schriftliche Auftragsverarbeitungs-Verträge mit jedem Sub-Dienstleister. US-only-Hosting (Make.com, Zapier mit US-Stack) erfordert Standard Contractual Clauses + DSFA — Aufwand für KMU oft überproportional. EU-hosted Stack reduziert die Compliance-Kosten massiv.

   🚩 Red Flags

   • ·Stack: Zapier + OpenAI ohne EU-Region + US-Hosted-CRM
   • ·AVV mit Sub-Dienstleistern nicht vorhanden oder generisch
   • ·Datenfluss-Diagramm fehlt komplett
   • ·Anbieter empfiehlt "Daten anonymisieren" ohne konkretes Konzept

   ✅ Green Flags

   • ·n8n self-hosted auf Hetzner/EU oder vergleichbarer EU-Cloud
   • ·Anthropic/OpenAI mit aktivem DPA (Data Processing Addendum)
   • ·Datenfluss-Diagramm im Engagement-Letter
   • ·Pseudonymisierungs-Schritt vor LLM-Call als Standard-Pattern

   Lass dir ein Datenfluss-Diagramm zeigen, bevor du unterschreibst — von Mail-Eingang bis Pipedrive-Lead. Jeder Knoten muss mit AVV-Referenz versehen sein. Bei OptimusFlow läuft n8n auf Hetzner Wien oder Falkenstein, Claude- und GPT-DPAs sind dokumentiert, und der Pseudonymisierungs-Schritt vor LLM-Call ist Pattern-Standard. Details siehe /vergleich/lokale-ki-modelle-vs-cloud.

4. 04

   Vendor-Lock-in: Was passiert, wenn ihr getrennte Wege geht?

   Frage: Kannst du die gebauten Workflows nach Projektende behalten, exportieren und ohne den Anbieter weiterbetreiben?

   Warum es wichtig ist: Make.com- und Zapier-Workflows können nicht exportiert werden — du bist an die Plattform gebunden. Custom-Software vom Anbieter ohne Source-Code-Übergabe gibt dem Anbieter Pricing-Power über Jahre. Open-Source-Standards (n8n, eigener Server) sind Insurance gegen Anbieter-Risiken.

   🚩 Red Flags

   • ·Workflows nur auf Anbieter-Account zugänglich
   • ·Custom-Code ohne Source-Code-Übergabe an dich
   • ·Plattform-Subscription-Pflicht über Projektende hinaus
   • ·Sub-Dienstleister auf Anbieter-Verträgen, nicht auf deinen

   ✅ Green Flags

   • ·n8n self-hosted auf deinem Server, du behältst Admin-Zugang
   • ·Source-Code für Custom-Komponenten im Übergabe-Paket
   • ·Direkte Verträge mit Sub-Dienstleistern (Anthropic, Hetzner) auf deinen Namen
   • ·Dokumentierter Übergabe-Plan für Workflow-Wartung

   Frag explizit: "Wenn wir nach 6 Monaten unsere Beziehung beenden — was bleibt bei mir, was nimmst du mit?" Die ehrliche Antwort sollte sein: "Du behältst alle Workflows, alle Credentials, die Infrastruktur. Ich nehme nichts mit außer der bezahlten Rechnung." Bei OptimusFlow ist das im Engagement-Letter explizit dokumentiert — alle Sub-Dienstleister-Verträge laufen auf den Kunden, nicht auf uns.

5. 05

   Referenzen mit konkreten Zahlen und Kontaktmöglichkeit

   Frage: Können dir bestehende Kunden in einem 15-Minuten-Call erzählen, was real funktioniert hat und was nicht?

   Warum es wichtig ist: Anonymisierte Case-Studies und "95 % Effizienzsteigerung"-Quotes ohne Quellen sind Marketing-Boilerplate. Echte Referenzen zeigen konkrete Klienten mit Namen, Branche, Vorher-Nachher-Zahlen und der Möglichkeit, sie direkt zu kontaktieren. Lange Anbieter-Listen ohne Tiefe sind Red Flag.

   🚩 Red Flags

   • ·Logo-Soup ohne Case-Study-Details
   • ·Case-Studies anonym ("ein DACH-Industrieunternehmen")
   • ·Keine kontaktierbaren Referenzen
   • ·Zahlen ohne Methodologie ("50 % schneller" — gemessen wie?)

   ✅ Green Flags

   • ·3-5 namentlich genannte Referenzen mit Branche und Use-Case
   • ·Vorher-Nachher-Metrics mit Baseline und Messmethode
   • ·Bestehende Kunden, die kontaktiert werden können
   • ·Public Case-Studies mit Klienten-O-Ton

   Bitte um zwei Referenz-Kontakte und führe ein 15-Minuten-Telefonat mit beiden — getrennt vom Anbieter-Sales-Prozess. Frag: Was lief gut? Was hat schmerzhaft länger gedauert? Würden sie nochmal beauftragen? Bei OptimusFlow sind die referenzierbaren Cases u.a. partner.law (Vergaberecht-Kanzlei Wien), eecs-green (Energie-Beratung), und Wiener Architekten — alle mit publizierten Vorher-Nachher-Metrics unter /referenzen.

6. 06

   ROI-Projektion vor Vertragsunterschrift

   Frage: Kann der Anbieter VOR Vertragsunterschrift eine konkrete ROI-Projektion mit Annahmen und Methodologie liefern?

   Warum es wichtig ist: Wenn der Anbieter nicht erklären kann, warum sich seine Lösung rechnet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie sich nicht rechnet. Eine seriöse ROI-Projektion zeigt: aktuelle Stundenkosten pro Prozess, geschätzte Reduktion in Prozent, jährliche Einsparung in Euro, Amortisations-Zeitraum in Monaten — mit klaren Annahmen.

   🚩 Red Flags

   • ·ROI-Versprechen ohne Berechnungsmethode
   • ·"3-5x ROI typisch" ohne case-specific Modell
   • ·Annahmen werden erst nach Vertragsabschluss konkretisiert
   • ·Generische ROI-Kalkulatoren ohne deine Inputs

   ✅ Green Flags

   • ·Pre-Sale ROI-Modell mit deinen konkreten Stundenzahlen
   • ·Sensitivitäts-Analyse (was wenn 30 % statt 65 % Automatisierung)
   • ·Vergleich mit Junior-Stellen-Alternative oder Process-Outsourcing
   • ·Kontinuierliches ROI-Monitoring im Service-Level-Agreement

   Bitte den Anbieter, mit dir gemeinsam einen ROI-Rechner durchzugehen — mit deinen echten Zahlen, nicht generischen Beispielen. Wenn die Antwort "Das machen wir nach der Discovery-Phase" ist, hast du gerade ein Stundensatz-Risiko entdeckt. Bei OptimusFlow läuft der ROI-Rechner pre-sale öffentlich unter /roi-rechner und die Strategic-Roadmap liefert eine case-specific Projektion mit dokumentierten Annahmen.

7. 07

   Exit-Klausel und Kündigungsmodalitäten

   Frage: Wie aufwendig ist es, das Projekt nach Phase 1 zu beenden — oder den Anbieter zu wechseln?

   Warum es wichtig ist: Engagement-Letter mit 12-24-Monats-Bindung und automatischen Verlängerungen geben dem Anbieter Pricing-Power. Saubere Verträge haben kurze initiale Phasen (4-12 Wochen) mit klaren Exit-Punkten, danach quartalsweise Service-Level-Agreements ohne Bindung.

   🚩 Red Flags

   • ·12-24-Monats-Verträge mit automatischer Verlängerung
   • ·Exit-Pönale > 25 % des Restwerts
   • ·Übergabe-Klauseln vage formuliert oder kostenpflichtig
   • ·Kündigung nur mit 6+ Monaten Frist möglich

   ✅ Green Flags

   • ·Initiale Phase 4-12 Wochen mit definiertem Exit-Punkt
   • ·Quartalsweise Service-Level-Agreements danach, kündbar 4 Wochen
   • ·Übergabe-Dokumentation kostenfrei im Engagement enthalten
   • ·Exit-Klausel im Vertragsmuster bereits dokumentiert

   Lies die Exit-Klausel zuerst, nicht zuletzt. Frag: "Wenn ich nach 8 Wochen die Strategic Roadmap habe und entscheide, doch eine Inhouse-Lösung zu bauen — was schulde ich dir noch?" Eine ehrliche Antwort ist Null. Bei OptimusFlow ist die Roadmap-Phase abgeschlossen mit Übergabe der schriftlichen Dokumentation. Implementation ist eigener Auftrag mit eigenem Festpreis, jederzeit kündbar nach Lieferung der vereinbarten Phase.