Microsoft erhöht die Preise für Microsoft 365 ab dem 1. Juli 2026 um bis zu 33 Prozent — und begründet das mit KI-Features, die die meisten Unternehmen nie nutzen werden. Für DACH-KMUs bedeutet das: höhere SaaS-Kosten, kein Copilot inklusive, und weniger Budget für Automatisierungen, die tatsächlich Arbeit abnehmen.
Die Frage ist nicht, ob ihr die Erhöhung zahlt. Die Frage ist, ob ihr dabei bleibt, oder ob ihr euer KI-Budget klüger einsetzt.
Das Problem: Preiserhöhung, die als KI-Upgrade verkauft wird
Am 4. Dezember 2025 hat Microsoft offiziell neue Preise für Microsoft 365 ab dem 1. Juli 2026 angekündigt. Der Blogpost heißt "Advancing Microsoft 365: New capabilities and pricing update" — das klingt nach Mehrwert. Was tatsächlich passiert: Preise steigen, Copilot bleibt separat.
Die neuen Konditionen gelten für alle Neukunden und Verlängerungen ab dem 1. Juli 2026, für Commercial, Government und Nonprofit-Segmente weltweit.
Was Microsoft als Begründung nennt:
- Erweiterte KI-gestützte Suche in SharePoint und OneDrive
- Verbesserte Sicherheits-Features (Defender, Conditional Access, Data Loss Prevention)
- Begrenzte Meeting-Zusammenfassungen im Basis-Copilot-Chat
Was Microsoft nicht liefert: Den vollständigen Copilot-Assistenten, der Word, Excel, Outlook und Teams mit KI-Unterstützung ausstattet. Der kostet weiterhin $30 pro User und Monat zusätzlich.
Das ist der Kern des Problems. Microsoft vermarktet eine Preiserhöhung mit KI-Argumenten — und verkauft die eigentliche KI dann als teures Add-on obendrauf.
Was die Zahlen zeigen
Hier die konkreten Preise, wie Microsoft sie am 4. Dezember 2025 kommuniziert hat (Quelle: microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog, 2025):
Business-Segment (USD pro User/Monat)
Plan | Aktuell | Ab Juli 2026 | Änderung
Business Basic | $6,00 | $7,00 | +17%
Business Standard | $12,50 | $14,00 | +12%
Business Premium | $22,00 | $25,00 | +14%
Microsoft 365 Apps | $8,25 | $11,00 | +33%
Enterprise-Segment (USD pro User/Monat)
Plan | Aktuell | Ab Juli 2026 | Änderung
Office 365 E1 | $10,00 | $12,00 | +20%
Office 365 E3 | $23,00 | $26,00 | +13%
Microsoft 365 E3 | $36,00 | $40,00 | +11%
Frontline Workers (USD pro User/Monat)
Plan | Aktuell | Ab Juli 2026 | Änderung
F1 | $2,25 | $3,00 | +33%
F3 | $8,00 | $10,00 | +25%
Was das für euren Betrieb bedeutet — konkret in Euro
Hochrechnung bei einem EUR/USD-Kurs von ca. 0,92 (Orientierungswert):
Unternehmen mit 20 Usern, Business Standard:
- Alt: ca. 2.760 €/Jahr
- Neu: ca. 3.091 €/Jahr
- Mehrkosten: ca. 331 €/Jahr
Unternehmen mit 50 Usern, Business Standard:
- Alt: ca. 6.900 €/Jahr
- Neu: ca. 7.728 €/Jahr
- Mehrkosten: ca. 828 €/Jahr
Unternehmen mit 100 Usern, Business Standard:
- Alt: ca. 13.800 €/Jahr
- Neu: ca. 15.456 €/Jahr
- Mehrkosten: ca. 1.656 €/Jahr
Unternehmen mit 100 Usern, Microsoft 365 Apps:
- Alt: ca. 9.108 €/Jahr
- Neu: ca. 12.144 €/Jahr
- Mehrkosten: ca. 3.036 €/Jahr — das ist die härteste Erhöhung
Legt man Copilot für die Hälfte der User obendrauf ($30/User/Monat), verdoppeln sich die KI-bezogenen Kosten schnell. Für ein 100-User-Unternehmen mit 50 Copilot-Lizenzen bedeutet das zusätzliche ca. 16.560 €/Jahr — nur für das KI-Werkzeug, das in vielen Unternehmen nach drei Monaten kaum noch genutzt wird.
Quellen: Microsoft Blog (Dezember 2025), The Register (Dezember 2025), SoftwareOne-Analyse (2025), PhinIT.DE M365-Preishistorie 2011–2026
Was das für DACH-KMUs konkret bedeutet
Der Budget-Verdrängungseffekt
Wer heute über KI-Automatisierung nachdenkt, plant ein Budget. Dieses Budget ist nicht unbegrenzt. Jeder Euro, der in Microsoft-Lizenzen fließt, steht nicht mehr für Automatisierungen zur Verfügung, die Prozesse tatsächlich effizienter machen.
Die Preiserhöhung allein ist für viele KMUs verkraftbar. Das Problem ist die Kombination:
- Basis-Lizenz teurer
- Copilot separat, teuer
- Copilot-Nutzung in der Praxis gering
Laut einer Analyse von SoftwareOne (2025) zahlen Unternehmen mit gemischtem Lizenz-Mix bei 500 Usern jährlich bis zu 18.000 Dollar mehr — ohne dass sich am tatsächlichen Funktionsumfang etwas Wesentliches ändert.
Wie viele KMUs Copilot wirklich nutzen
Microsoft meldet 160% Wachstum bei bezahlten Copilot-Nutzern im Jahresvergleich (Microsoft Earnings, 2025). Das klingt beeindruckend. Es bedeutet nicht, dass der Durchschnittsmitarbeiter Copilot täglich einsetzt.
In der Praxis beobachten wir bei KMUs ein klares Muster: Copilot wird eingeführt, Lizenzen werden verteilt, ein Teil des Teams probiert es, nach drei Monaten aktiv genutzt wird es von vielleicht 20–30 Prozent. Die restlichen Lizenzen werden weiter bezahlt.
$30 pro User und Monat für einen Assistenten, der hauptsächlich E-Mail-Entwürfe schreibt, die dann halbiert werden — das ist kein gutes KI-Budget-Management.
Was wirklich Automatisierungsarbeit leistet
Die Kosten-Nutzen-Rechnung ändert sich fundamental, wenn man konkrete Prozessautomatisierungen betrachtet. Angebotserstellung, Nachfass-E-Mails, Datenpflege zwischen Systemen, Kundenanfragen vorqualifizieren — das sind Aufgaben, die sich mit spezialisierten KI-Automatisierungen wesentlich effizienter lösen lassen als mit einem Chat-Assistenten in Word.
Ein konkreter Vergleich: Ein automatisierter Angebotsprozess, der Kundendaten aus dem CRM zieht, ein individualisiertes Dokument erstellt und es per E-Mail versendet, kostet in der Einrichtung einmalig 3.000–8.000 Euro und läuft danach vollautomatisch. Das spart je nach Volumen 5–15 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Copilot kann beim Schreiben des Angebots assistieren — aber es ersetzt nicht den Prozess, der dahinterliegt.
Wer denkt: "Wir haben jetzt M365 mit Copilot, das reicht als KI-Strategie" — der zahlt dreimal. Einmal für die Basis-Lizenz, einmal für Copilot, und einmal in Form von Arbeitsstunden für Prozesse, die weiterhin manuell laufen. Das Ergebnis ist ein teures Tool für individuelle Produktivitätshilfe, aber kein systematischer Effizienzgewinn im Betrieb.
Wie OptimusFlow Consulting das angeht
Wenn wir mit einem neuen Kunden arbeiten, beginnen wir mit einem Tool-Audit. Nicht als theoretische Übung, sondern als konkrete Bestandsaufnahme: Welche Tools werden tatsächlich genutzt? Von wem? Wie häufig? Was kostet das pro User und Stunde tatsächlich erbrachter Arbeit?
Das Ergebnis ist meistens dasselbe: Ein Bruchteil der bezahlten Features wird intensiv genutzt, der Rest läuft im Hintergrund mit.
Ein konkretes Beispiel aus unserer Beratungspraxis:
Ein Handelsunternehmen aus der DACH-Region mit 45 Mitarbeitenden hat für alle 45 Lizenzen Business Premium und für 20 Lizenzen Copilot. Jährliche KI-/Tool-Kosten: knapp 35.000 Euro. Nach dem Tool-Audit: 12 User hatten Business Standard vollständig ausgereicht. Copilot wurde von 5 Usern intensiv, von 8 gelegentlich genutzt, von 7 so gut wie nie.
Der daraus entwickelte Plan: Lizenz-Downgrade für 12 User, Copilot auf tatsächliche Heavy-User reduzieren, gesparte ~6.000 Euro/Jahr in einen automatisierten Angebotsprozess investieren — der hat das Unternehmen 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche gespart.
Wichtig: Ein Tool-Audit ist keine Aufgabe für die IT-Abteilung allein. Die entscheidende Frage — welche Prozesse laufen heute manuell, die sich automatisieren ließen — beantwortet keine Lizenzübersicht. Sie braucht jemanden, der die Arbeit im Betrieb versteht und gleichzeitig weiß, was KI-Automatisierung heute leisten kann.
Die M365-Preiserhöhung ab Juli 2026 ist ein guter Anlass, genau diese Rechnung jetzt anzustellen — bevor neue Verträge unterschrieben werden.
Häufige Fragen
Wann gilt die Preiserhöhung für mein Unternehmen?
Die neuen Preise gelten für alle Verträge, die ab dem 1. Juli 2026 abgeschlossen oder verlängert werden. Wer vor diesem Datum verlängert, sichert sich die aktuellen Preise für die Vertragslaufzeit. Es lohnt sich, Vertragsende und Verlängerungstermin jetzt zu prüfen.
Bekomme ich durch die Preiserhöhung automatisch Copilot?
Nein. Microsoft Copilot — also der vollständige KI-Assistent in Word, Excel, Outlook und Teams — bleibt ein separates Add-on für $30 pro User und Monat. Die Preiserhöhung bringt erweiterte Sicherheits-Features und eine begrenzte Version von Copilot Chat, nicht den vollständigen Copilot.
Welche Pläne sind am stärksten betroffen?
Microsoft 365 Apps steigt um 33 Prozent — von $8,25 auf $11 pro User und Monat. Das trifft KMUs besonders hart, da dieser Plan bei vielen Unternehmen verbreitet ist. Frontline-Worker-Pläne (F1, F3) steigen ebenfalls um bis zu 33 Prozent.
Gibt es günstigere Alternativen zu Microsoft 365?
Google Workspace Business Standard liegt bei $12 pro User und Monat — nach der Preiserhöhung ist der Gap zu M365 Business Standard ($14) geringer, aber immer noch vorhanden. Ob ein Wechsel sinnvoll ist, hängt stark von eurer Microsoft-Abhängigkeit ab (Active Directory, SharePoint, Teams). Für Teams ohne tiefe Microsoft-Integration lohnt eine Evaluierung.
Was ist das Neue E7-Lizenz-Tier, das ich gelesen habe?
Im März 2026 hat Microsoft zusätzlich das neue Lizenz-Tier Microsoft 365 E7 angekündigt — ein Enterprise-Bundle für $99 pro User und Monat, das M365 E5, Copilot, den neuen Agent 365 und die Entra Suite bündelt. Das ist primär für große Enterprises relevant, nicht für KMUs. Aber es zeigt die Richtung: Microsoft monetarisiert KI aggressiv nach oben.
Quellen & Weiterführende Links
- Microsoft Blog: "Advancing Microsoft 365: New capabilities and pricing update" (4. Dezember 2025) — microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2025/12/04/advancing-microsoft-365-new-capabilities-and-pricing-update/
- The Register: "Microsoft 365 ups prices in 2026 for extra AI and security" (Dezember 2025) — theregister.com/2025/12/05/microsoft_365_prices_up_2026/
- SoftwareOne Blog: "Microsoft 365 Pricing Update" (Dezember 2025) — softwareone.com/en/blog/articles/2025/12/11/microsoft-365-pricing-update
- PhinIT.DE: "Microsoft 365 Price History: A Chronology of Costs 2011–2026" (2025) — phinit.de/en/2025/12/31/microsoft-365-price-history-a-chronology-of-costs-2011-2026/
- Computerworld: "Microsoft 365 price increase 2026" — computerworld.com/article/microsoft-365-price-increase-2026/
Weiterführende Artikel:
- [KI-Strategie für DACH: Wie ihr die Proof-of-Concept-Falle vermeidet](/blog/ki-strategie-dach-poc-falle)
- [ROI von KI-Automatisierung: So rechnet sich euer Investment](/blog/roi-ki-automatisierung-berechnen)
- [TCO-Guide: GPT vs. Gemini vs. Claude — was KI-Modelle wirklich kosten](/blog/ki-modell-tco-guide-gpt-gemini-claude)
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