HubSpot oder eigenes CRM-Setup: Wann reicht Standard-SaaS nicht mehr?

HubSpot ist für viele KMU die Standardantwort auf die Frage „welches CRM?" — und für viele ist das auch richtig. Aber nicht für alle, und nicht für immer.

Die direkte Antwort: HubSpot ist eine sehr gute Wahl, solange ihr im Starter-Bereich bleibt und keine ungewöhnlichen Prozesse habt. Sobald ihr Marketing-Automation, viele Kontakte oder branchenspezifische Abläufe braucht, kippt die Rechnung — und ein eigenes Setup wird günstiger und wartbarer.

Dieser Artikel zeigt, was HubSpot gut kann, wo die Grenzen liegen, drei Betriebsprofile, bei denen ein Custom-Setup die bessere Wahl ist, und wie ein Wechsel abläuft, ohne dass Sales-Daten verloren gehen.

Stand: Mai 2026 — CRM-Preise und Tier-Limits ändern sich; vor einer Entscheidung die aktuelle Preisseite des Anbieters prüfen.

Was kann HubSpot — und für wen reicht es?

HubSpot ist eine umfassende Plattform aus mehreren Modulen — „Hubs" für Marketing, Sales, Service und mehr —, die sich einzeln oder im Bundle buchen lassen. Die Stärke liegt in der Integration: Kontakt, Deal, E-Mail-Verlauf und Marketing-Aktivität an einem Ort, mit einer Oberfläche, die ohne Schulung verständlich ist.

Das kostenlose HubSpot CRM ist dauerhaft gratis, ohne Zeitlimit: Kontaktverwaltung, Deals, Aufgaben, eine Deal-Pipeline. Für einen kleinen Betrieb, der Ordnung in seine Kontakte und Verkaufschancen bringen will, ist das ein solider Start ohne jedes Risiko.

HubSpot ist die richtige Wahl, wenn:

• euer Team klein ist und schnell einsatzbereit sein soll
• die enge Verzahnung von Marketing und Vertrieb euer Kernbedarf ist
• ihr keine eigenen IT- oder Entwicklungsressourcen habt
• die Aufgaben im Starter-Bereich (rund 20 € pro Nutzer und Monat) abgedeckt sind

Für genau dieses Profil — und das ist ein großer Teil der KMU — gibt es kaum einen Grund, etwas anderes zu bauen. Die Frage „eigenes CRM?" stellt sich erst, wenn ihr aus diesem Profil herauswachst.

Wo stößt HubSpot bei KMU an Grenzen?

Drei Punkte führen in der Praxis regelmäßig zu Frust:

Der Preissprung von Starter auf Professional. Das ist der härteste. Wesentliche Funktionen — echte Marketing-Automation, Custom Reporting, Lead Scoring — sind erst ab dem Professional-Tier verfügbar. Beim Sales Hub bedeutet der Wechsel einen Sprung von rund 20 € auf 90–100 € pro Nutzer und Monat. Beim Marketing Hub springt der Einstieg von rund 20 € auf etwa 792 € pro Monat. Wer „nur" eine einfache E-Mail-Automation will, hat dazwischen keine Stufe — es geht direkt von fast nichts auf fast 800 €.

Die Kosten pro Kontakt. Der Marketing Hub rechnet Marketing-Kontakte ab. Professional enthält 2.000; jede weiteren 5.000 kosten rund 225 € im Monat zusätzlich. Ein Betrieb mit 15.000 Kontakten zahlt damit nicht die beworbenen 792 €, sondern eher 1.400 € und mehr. Die Listenpreise sind eine Untergrenze, nicht der Endbetrag.

Onboarding-Gebühren und Jahresbindung. Professional und Enterprise verlangen eine einmalige, verpflichtende Onboarding-Gebühr — im Professional-Bereich grob 1.500 bis 3.000 €. Verträge laufen mindestens zwölf Monate, ein Downgrade während der Laufzeit ist nicht möglich. Seriöse Kostenrechnungen empfehlen, auf den Listenpreis 20 bis 30 % aufzuschlagen — für Kontakt-Überläufe, zusätzliche Nutzer und Setup.

Dazu kommt der Customizing-Deckel: Branchenspezifische Objekte und ungewöhnliche Pipeline-Logik sind erst ab Professional möglich und erfordern für komplexere Fälle oft eine kostenpflichtige Partneragentur.

Drei Betriebsprofile, bei denen ein eigenes Setup besser passt

Nicht jeder Betrieb sollte von HubSpot weg. Aber bei diesen drei Profilen lohnt der Blick auf eine Alternative:

Profil 1 — Die Preissprung-Falle. Ihr braucht eine konkrete, überschaubare Marketing-Automation — etwa eine Willkommensstrecke und ein paar Trigger-Mails. Dafür auf den Professional-Tier zu springen, bedeutet, ein Vielfaches für Funktionen zu zahlen, die ihr nie nutzt. Ein schlankes CRM mit einem separaten E-Mail-Tool deckt denselben Bedarf zu einem Bruchteil der Kosten.

Profil 2 — Der Betrieb mit hohem Kontaktvolumen. Wenn ihr fünfstellige Kontaktzahlen führt, wird das kontaktbasierte Preismodell von HubSpot zum Dauerkostentreiber. Schlanke CRMs mit unbegrenzten Kontakten oder ein No-Code-Setup machen die Kosten wieder planbar — sie skalieren nicht mit jeder neuen Adresse.

Profil 3 — Der Betrieb mit hohem Anpassungsbedarf oder sensiblen Daten. Branchenspezifische Felder, ungewöhnliche Vertriebslogik, mehrsprachige Setups — oder eine sensible Branche wie Gesundheit, Recht oder Finanzen, in der maximale Datenkontrolle zählt. Hier ist ein Setup, das ihr selbst gestaltet, langfristig wartbarer als ein Standardprodukt, das ihr ständig zurechtbiegen müsst.

Eine ehrliche Einschränkung: Profil 3 setzt voraus, dass ihr IT- oder erfahrene No-Code-Ressourcen habt — intern oder über einen Partner. Ohne diese Ressource wird aus dem eigenen Setup schnell ein Wartungsproblem.

Welche Alternativen gibt es — und was kosten sie?

Zwischen „HubSpot" und „alles selbst bauen" liegen mehrere Stufen:

Option: Schlankes Standard-CRM (z. B. Pipedrive, Zoho) · Grobe Kosten: ~14–50 €/Nutzer/Monat · Stärke: Unbegrenzte Kontakte, schneller Start, EU-Hosting wählbar · Für wen: Betriebe mit Preissprung- oder Kontaktvolumen-Problem

Option: DACH-natives CRM (z. B. CentralStationCRM) · Grobe Kosten: ~18–99 €/Monat (nicht pro Nutzer) · Stärke: Server in Deutschland, kein US-Rechtsbezug · Für wen: Sensible Branchen, maximale DSGVO-Kontrolle

Option: No-Code-Custom-Stack (Datenbank + Automatisierung + Mail) · Grobe Kosten: ~50–200 €/Monat + Aufbauaufwand · Stärke: Voll an eure Prozesse angepasst, unbegrenzt skalierbar · Für wen: Hoher Anpassungsbedarf, vorhandene Tech-Ressourcen

Die schlanken CRMs lösen vor allem die Preis- und Kontaktprobleme: feste Preise pro Nutzer, unbegrenzte Kontakte, EU-Serverstandort meist wählbar. Ein DACH-natives CRM ist die Antwort, wenn der Serverstandort selbst ein Kriterium ist. Der Custom-Stack — eine flexible Datenbank, ein Automatisierungswerkzeug, ein E-Mail-Tool — ist die anpassungsfähigste Variante, verlagert die Kosten aber vom Abo hin zu Aufbau und Wartung.

Wichtig zur Ehrlichkeit: Beim Custom-Stack sind die Lizenzkosten nicht der Punkt — der Hauptaufwand ist Aufbau und laufende Pflege. Ab wann sich das gegenüber HubSpot rechnet, hängt stark von Teamgröße und Setup-Komplexität ab. Eine pauschale Break-even-Zahl wäre unseriös; rechnet es für euren konkreten Fall durch.

Wie wechselt ihr, ohne Sales-Daten zu verlieren?

Ein CRM-Wechsel scheitert selten an der Technik, sondern an einem schlecht geplanten Übergang. Vier Schritte halten die Daten sicher:

1. Bestand exportieren und sichern. Kontakte, Unternehmen, Deals und alle Custom Objects als CSV exportieren — jedes Objekt einzeln. Das ist die Datengrundlage und gleichzeitig euer Backup.

2. Das Unsichtbare dokumentieren. Workflows, Sequenzen, Pipeline-Stufen und Dashboards lassen sich nicht exportieren. Schreibt auf, was sie tun, bevor ihr kündigt — sonst geht die Prozesslogik verloren, nicht die Daten.

3. Parallel laufen lassen. Richtet das neue System ein und lasst es eine Zeit lang parallel zu HubSpot laufen. So fällt auf, was fehlt, bevor das alte System abgeschaltet ist. Erst migrieren, dann kündigen — nie umgekehrt.

4. In Phasen umstellen. Zuerst die aktiven Deals und laufenden Kontakte, dann die historischen Daten. Das Team arbeitet so durchgehend in einem vollständigen System, statt während der Migration im Blindflug.

Plant den Wechsel außerdem zum Ende der HubSpot-Vertragslaufzeit — wegen der Zwölf-Monats-Bindung kostet ein Wechsel mittendrin doppelt.

Was ihr konkret tun solltet

Stellt euch zwei Fragen. Erstens: Bleibt ihr im HubSpot-Starter-Bereich, oder zwingt euch ein konkreter Bedarf in den Professional-Tier? Zweitens: Skalieren eure Kosten mit der Kontaktzahl — und wächst die? Wenn beide Antworten unkritisch sind, bleibt bei HubSpot; der Aufwand eines Wechsels lohnt nicht.

Trifft eines der drei Betriebsprofile zu, lohnt die Alternativrechnung — aber als nüchterner Kostenvergleich für euren konkreten Fall, nicht als Prinzipienentscheidung. „Standard-SaaS" und „eigenes Setup" sind keine Glaubensfragen, sondern eine Rechnung.

Häufige Fragen zu HubSpot und eigenem CRM

Ist das kostenlose HubSpot CRM dauerhaft gratis?

Ja, ohne Zeitlimit. Enthalten sind Kontaktverwaltung, Deals, Aufgaben und eine Deal-Pipeline. Was fehlt, sind Automation und Workflows — die kommen erst mit den bezahlten Tiers. Für einen sauberen Kontakt- und Deal-Überblick reicht die Gratis-Version aber aus.

Warum ist der Sprung von Starter auf Professional so groß?

Weil die wirklich nützlichen Funktionen — Marketing-Automation, Custom Reporting, Lead Scoring — komplett hinter dem Professional-Tier liegen. Beim Marketing Hub bedeutet das einen Sprung von rund 20 € auf etwa 792 € pro Monat. Eine mittlere Stufe für „etwas mehr als Starter" gibt es nicht.

Ist HubSpot DSGVO-konform?

Für Standardanwendungen ja: HubSpot betreibt ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt (ohne Aufpreis), bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln. HubSpot ist allerdings ein US-Unternehmen, und einzelne KI-Funktionen können Daten außerhalb der EU verarbeiten. Für hochsensible Branchen lohnt der Blick auf ein DACH-natives CRM mit Serverstandort in Deutschland.

Bekomme ich meine Daten aus HubSpot wieder heraus?

Kontakte, Unternehmen und Deals ja — als CSV-Export. Nicht exportierbar sind Workflows, Sequenzen und Dashboards; die müssen vor einem Wechsel dokumentiert und im neuen System neu aufgebaut werden. Das ist der eigentliche Aufwand bei einem Umstieg.

Lohnt sich ein eigenes CRM für einen Betrieb mit fünf Leuten?

Selten. Bei kleinen Teams ohne eigene Tech-Ressourcen ist ein Standard-CRM fast immer die bessere Wahl — der Aufbau- und Wartungsaufwand eines Eigenbaus steht in keinem Verhältnis. Ein eigenes Setup lohnt sich erst, wenn eines der drei Betriebsprofile klar zutrifft.

Quellen: Preis-, Tier- und Datenschutzangaben von HubSpot (hubspot.com/pricing, legal.hubspot.com) sowie von Pipedrive, Zoho, CentralStationCRM und Baserow, Stand Mai 2026. CRM-Preise und Tier-Limits ändern sich — vor einer Entscheidung die aktuelle Preisseite des jeweiligen Anbieters prüfen.

Weiterführend: [n8n vs Make vs Zapier — welcher Automatisierungs-Stack passt? →](/blog/n8n-make-zapier-vergleich-dach-kmu) | [Vertriebsautomatisierung in der Praxis — eine Case Study →](/blog/vertriebsautomatisierung-case-study-pipedrive-docusign)

Unsicher, ob HubSpot noch zu euren Prozessen passt? [Erstgespräch anfragen →](/erstgesprach)