Ein maßgeschneidertes Client-Portal ersetzt 5 verschiedene Tools für eine Luxus-Hochzeitsfotografin
Dreisprachiges Portal (DE/EN/RU) mit Anfrage-Pipeline, Galerie, Chat und Zahlungsstatus. Mobile-First, Magic-Link-Login.
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Sprachen
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Pipeline-Stufen
0
Tools ersetzt
Mobile
First Design
— AUF EINEN BLICK
Executive Summary
White Noise Photography ist eine Wiener Luxus-Hochzeitsfotografin mit Paketen von €1.700 bis €5.000 und internationaler Klientel. Bisher liefen Anfragen über E-Mail, Kommunikation über WhatsApp, Dateiaustausch über WeTransfer, Planung in Excel und Rechnungen separat. Fünf verschiedene Tools, kein Gesamtüberblick, verlorene Nachrichten.
OptimusFlow Consulting entwickelte ein maßgeschneidertes, dreisprachiges Client-Portal (DE/EN/RU): Anfrage-Pipeline mit 8 Stufen, Tagesplanung, Mood Board, integrierter Chat, Foto-Galerie mit Proofing, Video-Delivery und Zahlungsstatus. Magic-Link-Login (kein Passwort), KI-gestützte Datenextraktion aus E-Mails und WhatsApp, Demo-Portal als Sales-Tool, automatischer Rechnungsabgleich mit easybill. Premium-Design passend zum Brand.
Laut Aura Startup Partners verbringen Unternehmer durchschnittlich 36 % ihrer Arbeitswoche mit administrativen Aufgaben. Market.us zeigt: Freelancer sparen mit AI-Tools durchschnittlich 8 Stunden pro Woche.
— DAS PROBLEM
Die Herausforderung
5 Tools, kein Überblick. E-Mail, WhatsApp, WeTransfer, Excel, easybill — jeder Prozessschritt in einem anderen Tool. Kein zentraler Status, kein Gesamtbild pro Projekt.
Internationale Klientel, Sprachbarriere. Russischsprachige, englische und deutsche Kunden — alles manuell übersetzt und in verschiedenen Threads verwaltet. Kein einheitlicher Prozess.
Zahlungsstatus unklar. Welche Rechnung ist offen, welche bezahlt? Manueller Abgleich zwischen easybill und Excel — fehleranfällig und zeitintensiv.
Dateiaustausch umständlich. Proofing-Galerien über WeTransfer-Links, die ablaufen. Videos separat. Kein einheitliches Kundenerlebnis, das zum Luxus-Anspruch der Fotografin passt.
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„Ich habe Hochzeiten in Wien, Mallorca und Moskau fotografiert — und für jede Kundin einen anderen Ordner in E-Mail, WhatsApp und Excel. Bei 30+ Projekten im Jahr war das nicht mehr machbar."
— INHABERIN, WHITE NOISE PHOTOGRAPHY
— DIE LÖSUNG
Ein Portal. Alle Prozesse. Drei Sprachen.
1
8-stufige Projekt-Pipeline End-to-End
Von der ersten Anfrage bis zur finalen Delivery — jedes Projekt durchläuft 8 definierte Stufen. Kein Schritt wird vergessen, kein Follow-up fällt durch das Raster. Status auf einen Blick, für alle Beteiligten.
2
Dreisprachiges Interface DE/EN/RU
Nicht nur übersetzt, sondern kontextualisiert. Jede Kundin sieht das Portal in ihrer Sprache — inklusive Chat, Galerie und Zahlungsstatus. Kein manuelles Umschalten, keine separate Kommunikation.
3
KI-Datenextraktion Automatisch
Anfragen aus E-Mails und WhatsApp werden automatisch erkannt, relevante Daten extrahiert und direkt in die Pipeline eingefügt. Kein manuelles Abtippen, keine doppelte Datenhaltung.
— HIGHLIGHTS
Was das Portal im Detail leistet
Magic-Link-Login
Kein Passwort nötig. Kundinnen klicken einen Link und sind sofort im Portal. Maximale Benutzerfreundlichkeit, minimale Reibung — besonders für internationale Klientel.
Mood Board & Tagesplanung
Kundinnen können Inspirationen pinnen und den Ablauf des Hochzeitstags gemeinsam planen. Visuell, intuitiv — und direkt mit dem Projekt verknüpft.
Galerie mit Proofing
Fotos hochladen, Favoriten markieren, Kommentare hinterlassen. Video-Delivery integriert. Keine ablaufenden WeTransfer-Links mehr — alles an einem Ort.
Automatischer Rechnungsabgleich
Direkte Verbindung mit easybill: Zahlungsstatus in Echtzeit, automatische Erinnerungen bei offenen Rechnungen. Kein manueller Abgleich zwischen Excel und Buchhaltung.
— DAS ERGEBNIS
Vorher vs. Nachher
VORHER
KOMMUNIKATION
E-Mail + WhatsApp verstreut
DATEIAUSTAUSCH
WeTransfer (Links ablaufen)
PLANUNG
Excel-Tabellen
RECHNUNGEN
Manueller Abgleich
KUNDENERLEBNIS
5 verschiedene Tools
NACHHER
KOMMUNIKATION
Zentraler Portal-Chat
DATEIAUSTAUSCH
Integrierte Galerie + Video
PLANUNG
8-stufige visuelle Pipeline
RECHNUNGEN
Automatisch via easybill
KUNDENERLEBNIS
Ein Portal, Premium-Design
0
Tools ersetzt
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Sprachen
0
Pipeline-Stufen
0
Passwörter nötig
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„Meine Kundinnen sagen jetzt: 'Das Portal fühlt sich an wie deine Fotos — schön und durchdacht.' Das ist das beste Kompliment, das ein Tool bekommen kann."
— INHABERIN, WHITE NOISE PHOTOGRAPHY
— WEITERE REFERENZEN
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