3 Jahre Geschäftstätigkeit per KI extrahiert — Angebotslegung in Minuten statt Stunden
Sämtliche Produkte, Projekte und Dienstleistungen zweisprachig in easybill angelegt. Vollständiger Audit-Trail.
0
Jahre extrahiert
Zweisprachig
DE/EN
Minuten
Angebotslegung
0
Fehler in Kalkulationen
— AUF EINEN BLICK
Executive Summary
EECS Green GmbH ist ein Wiener Spezialist für nachhaltigen Messebau. Über drei Jahre Geschäftstätigkeit waren Produkte, Projekte und Dienstleistungen in verschiedenen Dokumenten, E-Mails und Tabellen verstreut — ohne zentrale Struktur. Angebote wurden manuell erstellt, Kalkulationen waren fehleranfällig, Margenübersicht fehlte.
OptimusFlow Consulting extrahierte per KI sämtliche Produkte, Projekte und Dienstleistungen aus 3 Jahren und legte sie zweisprachig (DE/EN) in easybill an — mit klaren Produktkalkulationen und Margenübersicht. Ergebnis: Angebotslegung in Minuten statt Stunden, vollständiger Audit-Trail, Teilrechnungen möglich, keine Fehler in Angeboten oder Kalkulationen.
Laut WKO sind nur 9 % der österreichischen KMU in der Digitalisierung weit fortgeschritten, obwohl Digitalisierung Kosten um 15–30 % senken kann. Laut EcoActive ESG kann automatisiertes Datenmanagement die Reporting-Zeit um bis zu 50 % reduzieren.
— DAS PROBLEM
Die Herausforderung
Daten über 3 Jahre verstreut. Produkte, Preise und Projektdetails lagen in E-Mails, Excel-Tabellen und Angebotsdokumenten — kein zentrales System.
Angebote dauerten Stunden. Jedes Angebot erforderte manuelles Zusammensuchen von Preisen, Kalkulationen und Leistungsbeschreibungen.
Fehlerrisiko bei Kalkulationen. Ohne standardisierte Produktliste schlichen sich Fehler in Margen und Preise ein — jedes Angebot war ein Risiko.
Zweisprachigkeit fehlte. Internationale Messeprojekte erforderten DE/EN-Angebote — bisher manuell übersetzt, inkonsistent.
"
„Wir hatten drei Jahre lang großartige Projekte gemacht — aber unsere Produktdaten lagen in 50 verschiedenen Dokumenten. Ein neues Angebot zu erstellen war jedes Mal wie eine Schatzsuche."
— GESCHÄFTSFÜHRUNG, EECS GREEN GmbH
— DIE LÖSUNG
KI-Extraktion, zweisprachige Anlage und transparente Kalkulation
1
KI-Extraktion aus 3 Jahren Automatisch
Sämtliche Produkte, Dienstleistungen und Projektdaten wurden per KI aus Dokumenten, E-Mails und Tabellen extrahiert und strukturiert.
2
Zweisprachige Produktanlage DE/EN
Alle Produkte mit deutschen und englischen Beschreibungen in easybill angelegt. Konsistente Terminologie, sofort einsatzbereit für internationale Projekte.
3
Kalkulationslogik + Margenübersicht Transparent
Jedes Produkt mit hinterlegter Kalkulation und Marge. Teilrechnungen möglich. Vollständiger Audit-Trail für jede Änderung.
— HIGHLIGHTS
Was das System darüber hinaus leistet
Klare Margenübersicht
Auf einen Blick sehen, welche Produkte welche Marge bringen. Preisanpassungen fundiert statt aus dem Bauch.
Teilrechnungen möglich
Große Messeprojekte können in Phasen abgerechnet werden. Cashflow verbessert, Kunden zufrieden.
Null Fehler in Kalkulationen
Standardisierte Produktliste eliminiert manuelle Rechenfehler. Jedes Angebot ist korrekt.
Vollständiger Audit-Trail
Wer hat was wann geändert? Jede Produktänderung ist nachvollziehbar und rückgängig machbar.
— DAS ERGEBNIS
Vorher vs. Nachher
VORHER
ANGEBOTSZEIT
Stunden manuelles Suchen
PRODUKTDATEN
50+ Dokumente verstreut
KALKULATIONEN
Manuell, fehleranfällig
SPRACHEN
Manuell übersetzt
NACHVOLLZIEHBARKEIT
Keine
NACHHER
ANGEBOTSZEIT
Minuten mit Produktkatalog
PRODUKTDATEN
Zentraler easybill-Katalog
KALKULATIONEN
Automatisch, standardisiert
SPRACHEN
Zweisprachig angelegt (DE/EN)
NACHVOLLZIEHBARKEIT
Vollständiger Audit-Trail
0
Jahre extrahiert
0
Kalkulationsfehler
0
Sprachen
100%
Audit-Trail
"
„Heute dauert ein Angebot für ein komplettes Messeprojekt 15 Minuten — mit korrekten Kalkulationen, Margen und zweisprachigen Beschreibungen. Früher war das ein halber Arbeitstag."
— GESCHÄFTSFÜHRUNG, EECS GREEN GmbH
— WEITERE REFERENZEN
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